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5.2.3 失效及作废文件，应注以“作废”标识。 5.3 编写
5.3.1 管理者代表组织编写手册及程序文件。 5.3.2 各职能部门负责相关文件的编写工作。 5.4 批准
5.4.1 集团公司级文件由总经理签发，综合办公室主任复核，分管领导会签，
部门领导审稿。
5.4.2 手册由总经理审批发布。 5.4.3 程序文件由管理者代表审批发布。
5.4.3 分公司级文件由分公司经理批准，分管领导会签。 5.4.5 项目部级文件由项目经理批准。 5.5 文件的发放
5.5.1 集团公司综合办公室负责将手册、程序文件发放至集团公司领导、职
能部室及分公司。
5.5.2 分公司办公室负责将手册、程序文件发放至相关科室及项目部。 5.5.3 文件的发放，由拟发部门填写“文件拟发审批表”。 5.5.4 文件发放须填写“文件发放登记表”。
5.5.5 文件的领用/代领人要在“文件发放登记表”上签名，如收文人在外地
需邮寄时，需在“文件发放登记表”相应栏注明谁经手办理。
5.5.6 文件丢失后，须向原发文部门办理申请和批领手续，申请中要说明丢
失原因，如是受控文件，补发的文件另给新的发文号，同时注明原丢失文号作废，必要时将作废的发文号通知有关部门。
5.5.7 集团公司、分公司及项目部的文件管理人员负责填写“收文登记表”，
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并注明处理办法（如存档、转发、传阅等）。
5.5.8 集团公司文件由综合办公室发至分公司，分公司根据需要再发至项目
部。
5.5.9 对需传阅或转发的文件，由相关部门办理“传阅单”。 5.6 文件的更改
5.6.1 文件需更改时，由更改提出人填写“文件更改审批表”，说明更改原因。 5.6.2 文件更改的审核、批准应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可
由接替其岗位的人员审批，当指定其他部门审批时，该部门应获得原审批所依据的有关背景资料。
5.6.3 综合办公室发放“文件更改（销毁）通知单”，并办理手续。持有人收
到文件更改通知后，在原文件作出明显标识。
5.6.4 非文件更改部门/人不得以任何理由自行修改任何文件。 5.7 文件的换版与作废
5.7.1 文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时可进行换版，原版本文件
作废，换发新版本。
5.7.2 作废文件由文件持有者自行销毁，需作保留的作废文件，必须加盖“失
效留用”标记后方可留用。
5.8 文件的管理
5.8.1 文件经拟定、审核、批准后，文件底稿由发文单位的文件管理员登记
归档。
5.8.2 需借阅文件的人员，填写“文件借阅登记表”，经文件管理部门负责人
批准后方可借阅，借阅者应按期归还文件。
5.8.3 各职能部室/科室负责相关法律、法规、标准、规范的收集，识别其适
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宜性和有效性，并列入“法律、法规清单”，根据需要，分发给相关部门和人员。
5.8.4 各单位文件管理员及时做好收发登记。
5.8.5 工程技术部应在每年的第二次内审后，根据两次内审的情况和各部门
的反馈情况，对体系文件的适宜性、有效性、充分性进行年度评审。体系文件如需修改，按本程序5.6执行。
5.8.6 归档文件的保存期限，执行《档案管理制度》及综合办公室门有关文
件执行。
5.9 电子文件管理
5.9.1 电子文件的发放，由拟发部门在信息化平台的办公自动化中新发起一
个针对企业内部或者外部的发文处理过程。
5.9.2 电子文件的发放有同步流程和流程模板两种流程模式。
5.9.3 点“同步流程”页签，将电子文件审批人员从“未选名单”中选到“已
选名单”中，点〖确定〗按钮，同步流程选好。
5.9.4 点“流程模板”页签，选定“模版类型”，在此类型下，选择相应“模
版名称”，根据实际发文需要完成流程节点设置，点〖确定〗按钮，完成流程模版的设置。
5.9.5 采取以上两种任意一种发文流转模式流程结束后，由文件发放人按照
选择定义好的流程模板流转文件，并打印三份纸质文件存档。
5.9.6 按照定义好的收文流程，收文自动流转，在信息化平台的办公自动化
内部收文中查收文件。
5.9.7 信息化平台中的电子文件，都集中归档到发文、收文维护，档案管理
员可根据文件的流转情况对文件是否有效进行备注。
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6 记录和表格
6.1 文件拟发审批表（Q.E.O-B01-01 ；Q.E.O-B01-02） 6.2 文件发放登记表（Q.E.O-B01-03） 6.3 收文登记表 （Q.E.O-B01-04） 6.4 法律、法规清单（Q.E.O-B01-05） 6.5 文件更改审批表（Q.E.O-B01-06） 6.6 文件更改通知单（Q.E.O-B01-07） 6.8 文件借阅登记表（Q.E.O-B01-08） 6.9 传阅单 (Q.E.O-B01-09) 7 相关文件
7.1 《档案管理制度》
7.2 《记录控制程序》（Q/TZ Q.E.O-B02-2013） 7.3 《企业信息化管理系统用户操作手册》
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文 件 拟 发 审 批 表
签 发 复 核 Q.E.O-B01-01 会 审 签 稿 主办单位和拟稿人: 文件标题: 附件: 主送机关： 抄报机关： 抄送机关： 发文： [ ] 号 年 月 日封发 打字： 校对： 份数： 注：本表适用于集团公司及分公司范围内的文件拟发审批。
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