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5.2.3 失效及作废文件,应注以“作废”标识。 5.3 编写

5.3.1 管理者代表组织编写手册及程序文件。 5.3.2 各职能部门负责相关文件的编写工作。 5.4 批准

5.4.1 集团公司级文件由总经理签发,综合办公室主任复核,分管领导会签,

部门领导审稿。

5.4.2 手册由总经理审批发布。 5.4.3 程序文件由管理者代表审批发布。

5.4.3 分公司级文件由分公司经理批准,分管领导会签。 5.4.5 项目部级文件由项目经理批准。 5.5 文件的发放

5.5.1 集团公司综合办公室负责将手册、程序文件发放至集团公司领导、职

能部室及分公司。

5.5.2 分公司办公室负责将手册、程序文件发放至相关科室及项目部。 5.5.3 文件的发放,由拟发部门填写“文件拟发审批表”。 5.5.4 文件发放须填写“文件发放登记表”。

5.5.5 文件的领用/代领人要在“文件发放登记表”上签名,如收文人在外地

需邮寄时,需在“文件发放登记表”相应栏注明谁经手办理。

5.5.6 文件丢失后,须向原发文部门办理申请和批领手续,申请中要说明丢

失原因,如是受控文件,补发的文件另给新的发文号,同时注明原丢失文号作废,必要时将作废的发文号通知有关部门。

5.5.7 集团公司、分公司及项目部的文件管理人员负责填写“收文登记表”,

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并注明处理办法(如存档、转发、传阅等)。

5.5.8 集团公司文件由综合办公室发至分公司,分公司根据需要再发至项目

部。

5.5.9 对需传阅或转发的文件,由相关部门办理“传阅单”。 5.6 文件的更改

5.6.1 文件需更改时,由更改提出人填写“文件更改审批表”,说明更改原因。 5.6.2 文件更改的审核、批准应由原审批人进行,当原审批人不在职时,可

由接替其岗位的人员审批,当指定其他部门审批时,该部门应获得原审批所依据的有关背景资料。

5.6.3 综合办公室发放“文件更改(销毁)通知单”,并办理手续。持有人收

到文件更改通知后,在原文件作出明显标识。

5.6.4 非文件更改部门/人不得以任何理由自行修改任何文件。 5.7 文件的换版与作废

5.7.1 文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时可进行换版,原版本文件

作废,换发新版本。

5.7.2 作废文件由文件持有者自行销毁,需作保留的作废文件,必须加盖“失

效留用”标记后方可留用。

5.8 文件的管理

5.8.1 文件经拟定、审核、批准后,文件底稿由发文单位的文件管理员登记

归档。

5.8.2 需借阅文件的人员,填写“文件借阅登记表”,经文件管理部门负责人

批准后方可借阅,借阅者应按期归还文件。

5.8.3 各职能部室/科室负责相关法律、法规、标准、规范的收集,识别其适

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宜性和有效性,并列入“法律、法规清单”,根据需要,分发给相关部门和人员。

5.8.4 各单位文件管理员及时做好收发登记。

5.8.5 工程技术部应在每年的第二次内审后,根据两次内审的情况和各部门

的反馈情况,对体系文件的适宜性、有效性、充分性进行年度评审。体系文件如需修改,按本程序5.6执行。

5.8.6 归档文件的保存期限,执行《档案管理制度》及综合办公室门有关文

件执行。

5.9 电子文件管理

5.9.1 电子文件的发放,由拟发部门在信息化平台的办公自动化中新发起一

个针对企业内部或者外部的发文处理过程。

5.9.2 电子文件的发放有同步流程和流程模板两种流程模式。

5.9.3 点“同步流程”页签,将电子文件审批人员从“未选名单”中选到“已

选名单”中,点〖确定〗按钮,同步流程选好。

5.9.4 点“流程模板”页签,选定“模版类型”,在此类型下,选择相应“模

版名称”,根据实际发文需要完成流程节点设置,点〖确定〗按钮,完成流程模版的设置。

5.9.5 采取以上两种任意一种发文流转模式流程结束后,由文件发放人按照

选择定义好的流程模板流转文件,并打印三份纸质文件存档。

5.9.6 按照定义好的收文流程,收文自动流转,在信息化平台的办公自动化

内部收文中查收文件。

5.9.7 信息化平台中的电子文件,都集中归档到发文、收文维护,档案管理

员可根据文件的流转情况对文件是否有效进行备注。

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6 记录和表格

6.1 文件拟发审批表(Q.E.O-B01-01 ;Q.E.O-B01-02) 6.2 文件发放登记表(Q.E.O-B01-03) 6.3 收文登记表 (Q.E.O-B01-04) 6.4 法律、法规清单(Q.E.O-B01-05) 6.5 文件更改审批表(Q.E.O-B01-06) 6.6 文件更改通知单(Q.E.O-B01-07) 6.8 文件借阅登记表(Q.E.O-B01-08) 6.9 传阅单 (Q.E.O-B01-09) 7 相关文件

7.1 《档案管理制度》

7.2 《记录控制程序》(Q/TZ Q.E.O-B02-2013) 7.3 《企业信息化管理系统用户操作手册》

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文 件 拟 发 审 批 表

签 发 复 核 Q.E.O-B01-01 会 审 签 稿 主办单位和拟稿人: 文件标题: 附件: 主送机关: 抄报机关: 抄送机关: 发文: [ ] 号 年 月 日封发 打字: 校对: 份数: 注:本表适用于集团公司及分公司范围内的文件拟发审批。

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