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基于ERP系统环境下的企业内部控制研究

作者:刘朋朋

来源:《中国集体经济》2018年第09期

摘要:在信息技术快速发展的今天,企业内部控制的充分发挥已经同信息技术紧密相连。ERP系统作为集信息技术和控制管理为一体的先进管理工具,对于内部控制体系来说,是实现自动控制和信息沟通的重要工具。在ERP系统环境下,如果没有对内部控制进行调整和优化,那么ERP的实施效果很难达到预期目标,企业内部控制的目标也难以实现。因此,有必要分析ERP系统实施后,企业如何有效实施内部控制,以实现企业内部控制目标。文章从ERP系统环境下企业内部控制存在问题入手,并相应的提出相关建议,对于企业内控控制管理有着积极作用。

关键词:ERP系统;内部控制;业务流程

ERP系统将信息技术和管理思想进行有效整合,通过合理配置企业资源,改善业务流程,从而提升企业核心竞争力。在实际工作中,不能把该系统仅仅看作是办公软件,而是要与内部控制有效结合,以ERP系统平台承载内部控制,以内部控制思想来运行ERP系统。

随着市场经济的飞速发展,现阶段市场环境也随之发生较大的变化,企业面临的市场竞争日益激烈,企业想在这种环境下站稳脚步并抢占更多的市场份额,就必须积极强化自身内部控制工作,让企业产品无论从质量、成本和品牌上在市场上占据有利地位从而提升企业的总体管理水平。

(一)缺乏专业的信息化人才

ERP系统的稳定运行与专业的系统维护人员是分不开的,因此很多问题必须由第三方服务商才能解决。虽然信息人员对计算机技术经验丰富,但对ERP系统相关技术掌握不够全面。因此,当系统出现问题时,大家很可能一起处理。但对于问题是否能得到及时解决,却得不到有力保障,同时也会降低员工的工作效率以及系统的安全性。此外,系统维护人员脱离企业内部管理,以及相关内控控制知识的缺乏,对于ERP系统安全、有效运行也有一定的影响。 (二)缺乏有效的风险管控 1. 系统操作层面风险

数据录入的及时性和准确定是ERP系统准确、高效运行的关键,但由于人为的不当操作,使得系统业务流程的不规范以及“垃圾数据”的产生。一般ERP系统上线先对关键用户进行培训,然后关键用户再对终端用户进行培训。关键用户的培训不到位导致培训效果欠佳,复杂的工作流程降低了终端用户学习积极性,无法快速吸收ERP管理思想导致对于系统认识不足,从而导致终端用户在系统操作过程中错误不断。由于问题数据在系统中的运行,直接影响

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了系统数据的真实性和可靠性。滞后的发现与更正,不仅无法反应出企业的实际情况,还会令管理者做出错误的决策。 2. 系统执行层面风险

由于系统人员薄弱的内控意识,相关负责人采取的监督力度和风险管理不到位,使得系统中已生成的数据发生篡改,严重影响系统数据的真实性和可靠性。此外,管理层对系统管理所采取的监督不够严格,也增加了内部人员利用计算机舞弊的风险。 (三)缺乏良好的内控环境

对内部控制的理解不够深入,很多企业认为内部控制就是其制定的各种规章制度、各种内部手册文件,没有理性化的认识内部控制。管理层对内部控制的认识不足,对内部控制的目标和方法不明确,没有意识到建立完善内控制度并有效执行的重要性,因此,无法有效应用到实际工作中。

虽然管理层意识到内部控制的重要性,但对于内控相关的知识理解不够深入。将现有的规章制度都停留在书面上,没有去严格履行,所以看不到内控带来的积极作用。管理层有时会为了自身利益,在内部制度建设中出现道德风险和逆向选择行为。 (四)业务流程方面的控制缺陷

一般情况下,存货与生产业务、采购与付款业务以及销售与收款业务是企业主要的业务流程 。在存货和生产业务中,比较常见的控制缺陷主要为保管不善、收发控制不严、保管员监守自盗、计量不准确造成库存不实、成本核算有误、车间月末盘点不实。例如,在生产与存货业务流程方面,车间业务人员数据录入不准确或者成本分类错误,直接导致成本核算不准确,销售部门将无法根据现有成本数据进行市场定价,同时对于企业下一步成本节降也无法提供数据支撑;在采购与付款业务中,比较常见的控制缺陷为盲目采购或采购不及时、采购中价格不实、入库验收有漏洞以及付款控制不严格。公司将年度采购预算数据输入到数据ERP系统中,但由于采购预算控制的薄弱性,物资部每月日常采购均存在预算外的情况,造成预算与实际采购有很大差异。在销售和收款环节,比较常见的控制缺陷主要为发货控制混乱、授信不当、销售费用失控、发票控制容易出现问题、收款环节控制失效产生舞弊行为。销售与收款环节是物流、信息流、资金离的统一,产品的销售既是企业价值创造的体现,同时又是企业形象的塑造和宣传,而及时准确的回款,将一定程度上影响企业资金的运转,严重时可能使企业面临破产风险。

(一)完善人才结构

首先,为保证系统安全、有效运行,对于系统出现的技术问题及时得到解决,企业需要外聘专业的技术维护人员。其次,企业应该加强系统维护人员在信息技术和内控方面的培训,提

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高员工综合素质。最后,为实现对信息系统有效监督和评价,可以定期聘请第三方相关专业技术审计机构。

(二)加强系统操作与执行层面的风险管控 1. 系统操作方面风险管理措施

首先,为了保证终端用户正确操作系统,提高对系统规则以及原理的认识,对系统用户进行培训,建立培训考核机制,培训合格方可上岗。其次,建立系统操作考核机制,将终端用户的系统操作纳入绩效考核,考核指标例如系统操作的准确性、及时性、熟练程度。最后,为提高终端用户的学习积极性,企业应该对ERP系统运行的重要性给予宣传和解释,同时制定并下发详细的系统操作手册。 2. 系统执行层面风险管理措施

首先,系统管理部门应定期检查系统日志,对异常数据进行跟踪和分析,对于差错数据做到及时反馈,以保证系统业务规范处理。其次,为防止系统数据出现错误或舞弊行为,应完善系统变更和访问授权机制,对于数据变更严格审批。最后,为控制不相容职务分离,应明确技术人员的具体职能,明确技术人员的权限分配。此外,可以通过外部第三方专业技术服务机构或以外聘复合型管理者形式,加强信息系统内控监管和评价。 (三)优化企业内部控制环境

富有弹垫且与企业相匹配的组织机构可以使企业业务流程更加灵活、简便。管理层对于内控的重视程度是优化内控控制环境的关键,为推动内控有效实施,明确相关职能部门以及各岗位的职责和权限,建立有效且具有激励性的绩效考核机制,建立部门间信息流通渠道,做到企业日常信息公开化、透明化。为营造良好的企业控制文化环境,为加强职工对内控知识的认知程度,可以采取定期组织学习、开展培训等形式,使职工真正融入其中。

此外,以企业实际运行情况为出发点,在现有流程的基础上,有针对性新增或修订部分流程,这样不仅降低流程优化的风险,还可以达到业务流程优化的目的。通过实施ERP系统,将内控业务流程具体化,通过各业务流程点的控制和衔接,从而达到面的发展,使内控制度在实际工作中充分发挥出来。但是ERP系统无法涵盖企业所有业务流程,部分流程需要在系统之外实施,为了保证系统之外的流程正常执行,需要匹配相应的管理制度来规范。 (四)优化业务流程控制 1. 存货与生产过程控制

在存货与生产过程控制方面,需要从仓库保管环节、生产活动过程、产品质量以及入库方面进行控制。对仓库保管员明确岗位职责,将工作效果纳入绩效考核中,可以将相关指标与绩