XX集团项目采购业务信息化实施方案

1.1 准备工作

近年来，随着XX集团众多下属分校的成立，规模化经营需求越发明显，已

经形成了事实上的集团管理体系，公司财务管理采取的分布式核算体系已无法满足企业管理提升的需要，数据分散，核算政策无法统一，成本核算工作量大，集团报表汇总与合并完全依赖于基层单位上报的会计数据，无论从真实性、及时性和准确性上都存在较大的隐患，无法满足集团领导实时决策的需要，财务管理停留在事后核算水平，难以实现事前预测和事中控制。

成立由安玉华领导的XX集团信息化项目领导委员会，下设规划研究组（组员赵连灯、葛聪、王撰）和项目实施组（安玉华、李鹏、王梓楠），制定和落实XX集团信息化实施方案，就是要通过信息资源的集中管理，建立XX集团的集中采购、集团财务管控、业务财务一体化平台；实时监控整个集团的财务状况和经营情况，强化对下属单位的监控；实现数据集中，保证了信息的及时性、真实性、完整性；支持企业快速扩张，帮助集团企业快速复制标准化的财务会计管理模式；实现及时准确的内部对账，从根本上解决了对账难的问题；现金流量表等报表的自动分析生成，可实时监控整个集团的资金流动情况；实时掌控全集团的资产增减变动情况，配合企业管理人员和不断完善的管理制度，持续提高资产利用效率，为公司创造更大的效益。

调研，XX集团采购项目背景

为满足统一管理的需要，XX集团在2012年2月开始通过内部OA办公自动化系统进行公司集中采购的信息化建设，通过各个分校集中申请、公司集中采

购的模式，梳理了内部流程并提高了工作效率，并取得了良好的应用效果。同时，随着业务应用的深入，信息系统中的集中采购逐步从单一部门延伸到了多个部门、从单一组织延伸到了多组织协同，从简单的信息共享延伸到了财务风险控制及成本管控，很多新生瓶颈问题急需解决。信息化建设已经成为企业顺利实现下一步快速发展战略的重要保障之一。

采购运营现状：集采分收分结。集团公司采购部根据各个学校提出的采购申请，完成集中采购工作，由采购申请提出的学校分别收货，并由申购学校在集团完成付款审批后独立完成款项结算业务。日常业务过程中，比价招标的工作量非常大，涉及到供应商评估及管理的大量工作需要落实，同时，采购对象主要分为三大类：食堂食材、基建材料及设备、教学用品用具，其中对于采购工作量较大的是食堂食材和基建材料及设备的采购工作，教学用品用具的采购相对比较有规律，计划性较强。

定义业务过程，现有业务流程描述

? 第一步：提出申购。各个学校（大学、中学、小学、幼儿园）的申购部

门汇总本部门采购需求。大学的各个部门都由指定的操作人员在OA系统中录入本部门采购申请；其他学校则由需申购的各个部门向后勤部门提出手工申请；

? 第二步：后勤处长（或主任）直接审批通过。后勤处是在OA系统申购单

中的“后勤部门意见”栏目完成对录入的OA申购单进行审核确认； 备注：在实际业务中，除大学外，负责在OA系统中录入“物品申购单”的人员并不仅仅是由后勤处长（或主任）完成的，还包括后勤处长（或主任）指定的仓库保管人员代为完成；

? 第三步：学校财务处长（或主任）在OA系统中的“财务部门预算意见”

栏目，对通过后勤处长审核通过的“物品申购单”进行预算意见审核；但现在各单位实际能根据预算进行核算审批的条件不具备，所以目前是流于形式。

? 第四步：学校财务处长（或主任）关于采购预算的意见审核通过后，OA

申购系统将“物品申购单”上报到本校总负责人（校长），本校总负责

人（校长）在“主管院（校）领导审批”栏目审批通过后方转入采购处； ? 第五步：XX集团采购处长在OA系统中，在“采购部意见栏”进行审批

确认，完成审批后，信息科进行汇总，汇总后打印出报表，报表上报采购处长和总经理签字审批（其中，大宗采购需要报总经理审批，一般采购经汇总及采购处长确认后，就可直接采购了）。

? 第六步：执行采购。OA申购系统中的审批流程按照制度规定通过后，XX

教育采购处下属信息科交采购科进行采购。采购合同订立后供应商进行送货，货到时，采购员同供应商一起到仓库办理入库，发票到后采购员携入库单、发票、XX报销单等原始单据进行报帐。

序号 01 业务过程重组，实现业务流程

输入单据 流程说明 输出单据 对比分析 部门及岗位 学校各部门-需求申购单（手工） 填写申购申请 岗位 同原流程一申购单（手工） 致 【开始条件】 部门手工物资需求申请已经上报给后勤处； 学校-后勤部（处物资需求申请单同原流程一02 申购单（手工） 【工作内容】 长） （系统） 致 后勤处根据各部门填写需求申请汇总后登陆系统填写物资需求申请并送审。 【开始条件】 后勤处系统中录入物资需求申请并送审 学校–财务处长\\主物资需求申请物资需求申请单同原流程一03 【工作内容】 管校长 单 （系统） 致 根据后勤处送审物资需求申请进行审批， 各环节的具体 审批经办人及【开始条件】 实际办理时间 各学校物资需求已经审批完成； 公司-采购部门（信增加库存和04 物资需求申请 【工作内容】 请购单 息岗） 在途控制 库存平衡（库存量+订单在途）确定需采购数量； 请购单报领导送审；