的记录、分类、查询、分析以及日志的处理等；完成查询统计以及报表等的设计和配置；系统数据的备份与恢复措施。

系统设计和配置；完成基础业务字段及项目的配置；对主题词典、分类字典、关联词典等进行管理；档案库使用的频度统计、用户检索情况统计、检索用词词频统计等。

（三）档案业务管理系统需求 1、业务系统的建设需求

档案业务管理系统主要实现对档案信息和档案业务的管理。馆内管理主要突出了管理的重要性，该系统的建设需求主要包括：

（1）对丽水市档案局馆藏档案管理平台进行整体分析，根据国家档案局最新颁布的档案工作标准，结合丽水市档案局自身管理特点，搭建出平台的整体框架结构，整体框架中不仅要包含数字化馆藏档案管理流程中所涉及的各个重要环节, (如：全宗管理、档案检索、统计分析、借阅管理、原文管理等），还要充分考虑到今后各项功能的延续性和扩展性。一期的主要需求包括下列功能模块框架的搭建：

全宗管理功能

进行全宗管理8个方面相关信息的统计、分析和管理工作。 库房管理功能

档案保管包括库房管理、消防、温湿度管理、存放位置管理、病档管理等日常记录工作。库房管理要求通过端口实现条形码支持，可以将实体库房的结构反应在系统中，通过对实体档案库的电子化模拟，档案录入完成后，自动形成条形码，主动打印条形码；自动确定上架位置并记入数据库系统；实现档案出入库的自动登记，档案利用检索后，电脑和密集架显示屏上显示档案所在位置，并自动打开相应的密集架，档案利用完毕收回后，通过无线扫描仪的扫描系统自动读入收回的档案信息，同时自动打开密集架。自动登记档案的出入库时间、经手人等利用要素。

实现温湿度自动记录和统计，温湿度管理可同现有温湿度采集设备进行无缝集成。 档案检索查询功能

检索查询功能具备对档案信息数据进行多种途径检索查询的基本功能，并具备借阅管理等辅助功能。检索查询模块中可以设置题名、责任者、形成时间、主题词、分类号等检索项。根据用户需求，还可设置文件编号、档号等辅助检索项。 档案统计功能

实现对丽水市档案馆各类馆藏的各类统计服务，包括档案移交统计、接收统计、利用统计等功能，建设档案发布平台。

（1）档案室馆业务统计包括：档案移交统计、档案接收统计、档案数据统计、档案利用统计；档案业务性统计台账包括：档案接收登记表、档案移交登记表；档案类型统计按档案的类型进行馆藏量统计如管理文件、合同文件、科技档案文件等；密级统计可按档案的密级进行馆藏量统计例如秘密、绝密等；保管期限统计按档案的保管期限进行馆藏量统计例如永久、长期等；复合统计用户可采取各种组合条件进行馆藏统计；任意着录项目统计按每一个项目进行统计等。

（2）利用权限设置应根据国家、省和丽水市的相关规定。

（3）应建设馆内利用平台、政务内网利用平台与公众网利用平台。公众网利用平台以丽水市档案信息门户网站形式实现。

（4）通过利用统计功能，应自动实现一定时间范围内各种档案类型的借阅卷次、借阅人数、借出卷次、借出人次、复印卷次、复印人次、卷次总计、人次总计等统计信息。

实体借阅管理功能

实体借阅管理功能包括对利用者以及利用的目的、时间、内容、效果等信息的记录、分析、统计以及档案催退、续借、退还等功能。

档案原文管理

系统实现对纸张、照片、录音、录像、磁带、电子文件等原文资料的采集、转换、识别、压缩、加密、管理、发布和检索利用等功能。满足数字化加工的有关要求，如自动制定扫描件的文件名、自动纠偏、自动去污、OCR识别、合并文件、文件可读性校验等。

辅助实体管理功能

辅助实体管理功能具备对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相关管理的功能。

辅助实体管理模块能满足下列主要要求：

① 对征集、接收、移交档案的时间、来源、交接人、数量、种类、载体等进行管理；

② 对档案划控、保管期限变更、密级变更、鉴定销毁等进行管理。 （2）归档整理

系统提供传统立卷和一文一件整理两种归档业务。并且实现对归档文件的撤件和调整功能。

（3）数据库管理功能

档案库管理具备对各类档案目录及原文信息进行管理的功能，主要包括：档案库的建立、修改、删除，档案数据的输入、存储、修改、删除等内容。实现数据字典、实体分类的用户自定义管理，档案库的多级多层分类管理。

（4）系统的数据项的设置符合《档案着录规则》(DA／T18一1999)的规定。提供键盘录入、文件扫描和直接接收电子文件等多种档案数据输入方式。保证系统内文件处理部分录入的数据与档案数据对项目的格式完全一致，并能根据归档标识实现归档文件的有效迁移。推荐的通用文件格式为：文字型数据采用XML文档和RTF、TXT格式；扫描图象数据采用JPEG、TIFF格式；视频数据采用MPEG、AVI格式；音频数据采用MP3、WAV等格式；流媒体采用RAM格式。

（5）整理编目

○1整理编目功能具备数据采集、类目设置、分类排序、数据校验、目录生成、馆藏统计、打印输出等基本功能，并提供主题词（或关键词）及分类号的自动标引功能。

○2该平台还应考虑到实用性和适用性，给用户提供自定义数据库结构的功能。

○3在完成平台整体框架模板建设的基础上还要实现平台系统管理中用户管理、权限分配、数据备份、数据恢复、系统日志等各个基本模块的功能利用。

○4实现系统的查询、统计功能。 （6）档案数据录入、移交

档案数据库和电子文件库创建后，即可录入文档数据。要求文档数据录入提供以下功能：

自动复制字段内容：案卷信息和文件信息录入时，可以根据设置将上一记录的部分或全部字段复制到下一条记录，以减少信息录入的工作量。

数据格式限制：可以设置数据录入的格式，在数据录入时可自动进行重码校验、空缺校验、格式校验等数据格式校验，也可以进行列表选择、可编辑列表选择等数据录入格式限制。

导入和导出：对用户已有的档案信息数据文件，如DBF文件、Excel文件、Access数据库文件以及其他文件格式的文件等可自动导入到系统数据库中；同样也可将系统中的数据信息导出成文本文件、Access文件、Excel文件等其他文件，供进一步分析和加工。导入过程中应对数据的合法性进行检查。提供相应的文件格式的接口。

自动组卷：对于用户直接导入到系统数据库中的数据，提供自动组卷功能，即可根据导入数据之间原来存在的关系在本系统中对应生成案卷和文件的层次关系，进一步简化用户已有数据转入本系统中。

提供档案数据接收功能，档案馆自动接收各部门、单位档案室上传的文档资料、政府文件、现行文件等数据，放入统一的数据库中，在入库时进行数据合法性检查和数据内容审核，以免数据入库后因数据量大而难以检查。

档案数据管理

档案数据管理包括文档分类、档案编目、添加、修改、删除、合并、自定义调整等功能。

档案库内的档案可以按照案卷形式组织，即可以形成传统立卷方法的案卷，又可以形成安件形式的一文一件形式。对于传统案卷，每个案卷内可以包含多个文件，而每个文件直接对应一个或多个档案原件。

对于档案库的档案数据提供编目管理，还要考虑档案数据着录项的添加、修改、删除、自定义调整等功能。

对于电子文件库内的电子文件则按照文件形成部门组织分类，以便于日常利用。 无论哪种方式归档，应考虑归档日志的生成。

另外需考虑目录和多媒体信息的关联方式，可用文件，也可直接放入数据库。 档案数据利用

档案数据的利用包括档案数据查询（检索）、数据统计、档案打印、档案借阅管理、档案编研、档案销毁和鉴定等功能。

提供完全可视化的电子文件光盘打包工具，实现系统自动备份； （七）电子文件传输加密

采用文件传输加密技术，防止文件在传输过程中被窃取或外流，更好的控制电子文

件传输的安全管理。

（八）智能型密集架

在宽大的库房中从海量实体档案中找到目标档案将变得更加容易，同时,实体档案的排放、管理变得更加井然有序。

（九）档案数据查询（检索）

档案查询利用平台能有效的、持续的在线汇集市档案馆、党政机关档案室、各县（市、区）档案馆数据库中所有可以在政务内网上发布的档案信息和现行文件信息（目录与全文）数据，形成一个庞大的档案资源共享利用总库（即政务信息数据库），在此基础上提供一站式查询服务。系统服务范围主要面向本市接入政务内网各委办局、各区县档案局公务人员。

系统提供精确检索、模糊检索和多条复合件检索等多种全文检索及数据库检索途径: （1）精确检索。当用户明确知道某份文件的具体属性时（如题名、发文单位、时间等关键词），采用精确查询快速地找到符合条件的文件。

（2）模糊检索。当用户只知道某份文件残缺信息时，比如只记得文件标题中的某几个字或只记得某年份的文件，采用模糊查询，从而把所有符合这些条件的文件查找出来，在这基础之上找到真正需要的文件。

（3）多条件检索。提供记录多次查询条件机制，多个条件间可以“AND”“OR”组合。在多次查询的结果之上再次查询，从而逐步缩小查询范围，查找到所需文件。

查阅者可以通过网上对档案资料进行条目及原文浏览及打印所需资料。具备多种途径检索查询（通过普通查询、分类查询、全文查询方式）的功能，可以定义设置文件题名、责任者、文件编号等检索项；支持模糊检索和全文检索，能对查询结果进行显示、排序、打印或原文下载等技术处理。其中全文检索百万数据条目及原文相应时间不超过1秒。

系统后台管理应提供发布前审核、发布后的调整、删除流程及预览、归类、排序、统计等功能。

（十一）档案数据打印

用户既可以选择系统提供的常规案卷文件和查询结果打印模板打印，也可以自定义档案文件输出格式。

用户既可以选择单个打印，也可以选择批量打印，批量打印时，按照用户定义的打印格式，一次性输出某个档案库或者某个分类下的所有档案的封面、案卷目录、卷内目录、归档文件目录、索引目录、电子文件目录、原件目录和原件等。打印时自动加入水印等版权保护措施。

（十二）档案借阅管理

档案借阅同时适合实物文件借阅和电子文件借阅。电子文件借阅需控制权限。用户在借阅档案时，需做借阅登记，借阅到期时，由系统自动生成催还单。

（十三）档案编研

档案工作人员对档案内容进行二次加工，利用导出或复制的手段，收集、积累、编辑选定的档案内容，并汇编成册，为档案的深入研究和广泛利用提供素材。

通过选择导出功能很方便的将档案内容导出成WORD、EXCEL、TXT等格式文件。 （十四）档案的鉴定和销毁

授权用户可以通过文档鉴定和销毁管理，预先对需要销毁的档案进行鉴定，对过期并经鉴定确认销毁的档案可以进行销毁。销毁的档案都有跟踪记录，可由相关人员决定对销毁的档案进行永久删除或恢复。销毁时，要有批准销毁负责人签字，负责监督销毁人签字。

管理维护系统

档案资料采用数字化网络管理方式，为档案资源共享提供了技术保障，但必须建立一个良好的安全保障体系和管理维护体系。当有多人参与系统的管理和访问操作时，必须明确操作者的身份，并根据其权限控制其操作和访问的范围；对档案利用情况需进行监控，建立完善的责任追查制；同时需建立完善的备份和恢复机制，保证一旦数据丢失可以尽快安全的恢复。管理维护系统主要实现以下功能：

用户管理

建立以部门/岗位/人员所组成的树形组织结构，设置所有用户对系统的访问权限。 可以设置永久用户和临时用户，分别设定其权限范围和有效期，以保障档案安全和保密。

授权管理

可以针对整个部门、一个岗位或个人进行授权；可以在分类一级授权，也可以对相应数据直接授权，权限由管理员动态分配和收回。

用户在线监控

系统管理员可通过“用户在线监控”随时了解当前进入档案管理系统的用户。 日志管理

对档案的操作内容、访问方式、利用情况等进行实时监控，建立责任追查制定。 规范及标准体系

档案管理综合利用平台系统软件需符合以下规范及标准体系要求： 《中华人民共和国档案法》

《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》 《归档文件整理规则》

《国家档案局关于电子文件管理与归档规则》 《安全防范工程程序与要求》（GA/T75-94） 《档案管理软件功能要求规定》

《计算机软件工程规范国家标准汇编》（GB8567-88） 《办公自动化电子文件归档与电子档案管理办法》 档案管理综合利用平台系统需满足以下技术要求：

基于J2EE架构的网站开发技术，采用C/S+B/S或B/S结构，支持档案馆和各个直属档案室的应用。

支持文档数据库和关系型数据库（SQL SERVER、Oracle等大型数据库）。 能够管理有关联文件的原件。