般完成讨论与决策。

它提供文本交流手段，参会人员所发的消息能够被所有参加会议的成员所看到。这是一个文字的公共议论平台。

它提供共享屏幕，参会人员可以通过共享屏幕做演示，并且可以配合文本交流进行讲解，完成会议中资料的展示需求。

2.4.5 短信

短信组件充分发挥了短信应用在公司协同工作中的作用，公司通过短信组件可以实现代办事宜、邮件等工作事项的提醒，并可以通过短信直接回复的方式实现协同工作的持续进行。短信组件可以提高企业员工对于自己工作反映的速度。其功能具体如下：

1）邮件短信发送

邮件收件人列表中包含如下格式： 13501350136@sms格式的收件人，如果上述内容包括国标汉字，邮件按照如下方式组合成一条或多条短信，每条短信长度为70个字符：

自：<发件人>；主题：XXXX；内容：YYYY

如果上述内容不包括国标汉字，邮件将按照如下格式组合成一条或多条短信，每条短信长度为160个字符：

From:;Subject:XXXX；Content:YYYY 2）邮件短信提醒

收件人可以针对收到的邮件设置短信提醒。提醒条件可以灵活设置，符合条件的邮件到达时触发的动作是转发一封邮件到某个手机上。

使外出员工可以通过手机及时获得邮件信息，当新邮件到达后，员工的手机将同步收到该邮件信息的短消息，包括发件人、主题、正文的部分内容以及收到的时间。

员工可以在邮件界面中自行启用或关闭该项功能，还可以任意设置或调整邮件过滤定则，让手机只接收那些最急需的邮件信息。

对于某些重要的工作流程，用户可以充分运用邮件过滤定则，将工作流程通知到自己的手机上，以便及时掌握工作进度或协作请求。

3）手机回复电子邮件

手机收到通过SMAS系统发出的短信后，可直接回复，发件人将收到回信，主题为Re: <原来主题>，内容为手机短信内容，同时附上原来的邮件内容。

4）手机发送电子邮件

外出员工可以利用手机短消息给其他员工或者客户发送电子邮件，如： ? ? ? ? ?

对领导发来的工作安排给予及时答复。 对同事发来的协作请求给予及时建议。 对同事发来的通知通报及时确认。 对客户发来的重要邮件作出快速响应。 发送电子邮件具体方法是：

编写手机短信，短信内容头部为收件人地址，然后空格，空格之后是要发送的邮件内容。编写完毕后发送到指定短信接入服务号。

5）短信设置

普通的短信的字数被定义为160个英文字母或者是70个汉字，而且在一条短信中只要出现一个汉字就统一按70字符来计算。对于短信的应用70字可能是够用了，但是对于mail到短信的实现70字就很明显不够用了。通过管理服务器，我们可以灵活的设置接收方手机短信的条数。

6）支持多种短信接入方式

支持中国移动CMPP短信网关，中国联通SGIP网关，以及SMPP短信中心，Nokia手机等多种接入方式。

7）日志查询

支持邮件日志、短信日志、状态报告日志、接收短信日志、系统日志等五类日志。

8）权限管理(管理员)

只有登录管理平台后，才能使用日志查询、系统设置等管理功能。

2.5 文档管理

文档管理包括标准的文档管理系统维护和对重要文档的访问控制。文档管理包括安全存储、共享、搜索、版本控制等，它既是企业内部个人管理自己文档的有利帮手，又是企业知识管理的基础。可以通过文档管理将个人知识集中为企业知识，它的主要功能如下：

? 文档库可以检入和检出文档，锁定文档，进行版本控制。

? 结构化访问可以迅速建立对库的访问。可以对谁能够看到哪些文档加

以控制，每个人都能方便地查看需要在公司范围内传播的信息，更敏感的信息则限制为少数受众可以查看。

? 文档编辑。即使没有安装原始编辑器，文档编辑器也能够修改常见的

文档类型（Microsoft Word、Microsoft Excel 和 MicrosoftPowerPoint）。 ? 安全特性，包括能够在文件系统外部存储文档，以防止病毒和其他风

险。

? 文档管理和常用的即时消息传递和聊天功能完全集成到了一起。 ? 可以通过 Web 浏览器访问文档服务。使用后者时，可以进行离线处理，

在本地创建和管理文档，以后重新连接网络时，可以将更新同步到服务器。