企业EIP信息技术设计方案 下载本文

般完成讨论与决策。

它提供文本交流手段,参会人员所发的消息能够被所有参加会议的成员所看到。这是一个文字的公共议论平台。

它提供共享屏幕,参会人员可以通过共享屏幕做演示,并且可以配合文本交流进行讲解,完成会议中资料的展示需求。

2.4.5 短信

短信组件充分发挥了短信应用在公司协同工作中的作用,公司通过短信组件可以实现代办事宜、邮件等工作事项的提醒,并可以通过短信直接回复的方式实现协同工作的持续进行。短信组件可以提高企业员工对于自己工作反映的速度。其功能具体如下:

1)邮件短信发送

邮件收件人列表中包含如下格式: 13501350136@sms格式的收件人,如果上述内容包括国标汉字,邮件按照如下方式组合成一条或多条短信,每条短信长度为70个字符:

自:<发件人>;主题:XXXX;内容:YYYY

如果上述内容不包括国标汉字,邮件将按照如下格式组合成一条或多条短信,每条短信长度为160个字符:

From:;Subject:XXXX;Content:YYYY 2)邮件短信提醒

收件人可以针对收到的邮件设置短信提醒。提醒条件可以灵活设置,符合条件的邮件到达时触发的动作是转发一封邮件到某个手机上。

使外出员工可以通过手机及时获得邮件信息,当新邮件到达后,员工的手机将同步收到该邮件信息的短消息,包括发件人、主题、正文的部分内容以及收到的时间。

员工可以在邮件界面中自行启用或关闭该项功能,还可以任意设置或调整邮件过滤定则,让手机只接收那些最急需的邮件信息。

对于某些重要的工作流程,用户可以充分运用邮件过滤定则,将工作流程通知到自己的手机上,以便及时掌握工作进度或协作请求。

3)手机回复电子邮件

手机收到通过SMAS系统发出的短信后,可直接回复,发件人将收到回信,主题为Re: <原来主题>,内容为手机短信内容,同时附上原来的邮件内容。

4)手机发送电子邮件

外出员工可以利用手机短消息给其他员工或者客户发送电子邮件,如: ? ? ? ? ?

对领导发来的工作安排给予及时答复。 对同事发来的协作请求给予及时建议。 对同事发来的通知通报及时确认。 对客户发来的重要邮件作出快速响应。 发送电子邮件具体方法是:

编写手机短信,短信内容头部为收件人地址,然后空格,空格之后是要发送的邮件内容。编写完毕后发送到指定短信接入服务号。

5)短信设置

普通的短信的字数被定义为160个英文字母或者是70个汉字,而且在一条短信中只要出现一个汉字就统一按70字符来计算。对于短信的应用70字可能是够用了,但是对于mail到短信的实现70字就很明显不够用了。通过管理服务器,我们可以灵活的设置接收方手机短信的条数。

6)支持多种短信接入方式

支持中国移动CMPP短信网关,中国联通SGIP网关,以及SMPP短信中心,Nokia手机等多种接入方式。

7)日志查询

支持邮件日志、短信日志、状态报告日志、接收短信日志、系统日志等五类日志。

8)权限管理(管理员)

只有登录管理平台后,才能使用日志查询、系统设置等管理功能。

2.5 文档管理

文档管理包括标准的文档管理系统维护和对重要文档的访问控制。文档管理包括安全存储、共享、搜索、版本控制等,它既是企业内部个人管理自己文档的有利帮手,又是企业知识管理的基础。可以通过文档管理将个人知识集中为企业知识,它的主要功能如下:

? 文档库可以检入和检出文档,锁定文档,进行版本控制。

? 结构化访问可以迅速建立对库的访问。可以对谁能够看到哪些文档加

以控制,每个人都能方便地查看需要在公司范围内传播的信息,更敏感的信息则限制为少数受众可以查看。

? 文档编辑。即使没有安装原始编辑器,文档编辑器也能够修改常见的

文档类型(Microsoft Word、Microsoft Excel 和 MicrosoftPowerPoint)。 ? 安全特性,包括能够在文件系统外部存储文档,以防止病毒和其他风

险。

? 文档管理和常用的即时消息传递和聊天功能完全集成到了一起。 ? 可以通过 Web 浏览器访问文档服务。使用后者时,可以进行离线处理,

在本地创建和管理文档,以后重新连接网络时,可以将更新同步到服务器。