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4.4.4.2.2单位负责人——组卷部门或项目负责部门领导人姓名。4.4.4.2.3立卷人——组卷人的姓名。 4.4.4.2.4立卷日期——案卷的形成日期。 4.4.4.3 案卷盒脊背和卷内册封面的填写：
4.4.4.3.1 单位全宗号——填写集团公司给予本单位的全宗号。4.4.4.3.2 档案号——填写该案卷的档案号，案卷盒上统一用黑、蓝色印油加盖印章，卷内目录、备考表的档案号可以打印。 4.4.4.3.3 案卷题名——填写该案卷的标题。应简明、准确揭示卷内文件的内容；外文资料的题名译成中文；
4.4.4.3.4 共X册第X册——填写该单项工程共有册数，本册的册号。
4.4.4.3.5 立卷单位——填写组卷部门或项目负责部门全称。 4.5 科技档案案卷归档时间：管理性科技文件材料第二年六月底前向档案部门归档。其它各类档案阶段完成或完成后三个月内向档案部门归档。
4.6 科技文件材料的移交。填写移交目录（见附表4）及移交清册（见附表5）一式二份，移交清点后，双方在移交清册上签字盖章。
4.6.1 以集团公司资质中标工程项目由局指挥部负责向局档案科移交一整套竣工资料，局指挥部负责整个项目的所有科技资料的归档工作，不能缺项。在移交之前先把卷内目录的电子版的发到局档案科，经档案部门检查合格，再打印一份放到每一个案卷首页，再一并移交，移交清册要齐备，双方签字方能生效；
4.6.2 以子、分公司资质中标的工程项目由各子、分公司档案部门向局档案科发一套电子版目录（案卷、卷内）备案。
5 . 科技档案的保管利用：
5.1 科技档案是企业档案的重要组成部分。各类科技档案必须独立
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排列、分类、编号，从左到右、从上向下依次上架排列。
5.2科技档案保管期限分为永久、长期、短期三种期限；各类文件保管期限见附件一。
5.2.1 永久是指需永久保存的科技档案。
5.2.2 长期是指科技档案保存二十五年以上（包括二十五年）。 5.2.3 短期是指科技档案保存二十五年以下。
5.2.4 同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。 5.3 科技档案必须有专人负责管理并保持相对稳定，档案人员更换必须有交接手续；档案的移进、移出必须办理移交手续。
5.4 档案库房符合库房建筑设计要求，库房温度一般应保持摄氏20℃±5℃，相对湿度保持55％±10％。切实做好防火、防光、防盗、防潮、防尘、防虫、防震、防有害气体污染等工作。
5.5 科技档案装具:
5.5.1 科技档案应配备充裕的铁皮档案柜或密集架，具备基本的防火、防盗、防光设备和温湿度测控措施。
5.5.2 档案案卷采用牛皮纸制作的卷盒装置, 卷盒正面外框尺寸为310mm×220mm，卷脊厚度分别为15mm、25mm、40mm、50mm四种。
5.5.3 卷盒正面、卷脊的内容填写统一用黑、蓝色、式样见附表6。 5.6 建立科技档案的借阅登记制度和利用效果反馈制度，档案的借阅、复制均应履行一定的手续，保持案卷的完整与安全，不得转借、拆散、涂改、抽换、损坏、丢失和泄密。
5.7 科技档案检索工具必须具备总目录（见附表8）、全引目录。 5.7.1 科技档案全引目录由科技档案案卷目录（见附表7）、卷内目录（基建档案每个建设工程项目前加立卷说明）二个部分组成。基建档案立卷说明应写明该卷中所包括的工程类别、工程项目名称、开工、竣工时间、归档及排列情况、项目存在的问题、弥补方法等需要说明的内容。
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5.7.2 科技档案案卷目录的填写：
5.7.2.1 归档时间——填写该案卷向档案机构移交归档的时间。 5.7.2.2 存放箱柜号——填写库房号（可选填）—柜架排号—柜架列（组）号—柜架柜（层）号。
5.7.2.3 编制单位——填写该单位工程施工单位名称。
5.7.2.4 编制日期——填写形成案卷日期，与备考表立卷日期一致。 5.7.3 科技档案总目录按年登记成册，每册将年度说明和总目录依次顺序排列。
5.7.3.1 年度说明：本年度收归各类档案总数量、不同保管期限总卷数，各类档案不同保管期限卷数等。
5.7.3.2 年登记号——填写本年度科技档案每个案卷的阿拉伯数字顺序号。
5.7.3.3 总登记号——填写库存科技档案每个案卷的顺序号，用阿拉伯数字从第1卷开始大流水编号。
5.8 科技档案的鉴定销毁。
5.8.1科技档案超保管期限或建(构)筑物拆除失去保存价值的档案应及时组织鉴定。
5.8.2鉴定前，首先成立由总工程师牵头的鉴定小组，成员由档案和相关专业工程技术人员组成, 并做出鉴定安排。
5.8.3鉴定后，形成鉴定销毁清册（见附表9）、销毁审批表（见附表10），经总工程师批准签字后予以销毁。
5.8.4销毁时，要有2名以上鉴定组成员参加监销，不得出现泄密丢失现象。销毁清册归全宗卷或当年文件档案的永久卷保存。
5.9 对科技档案的接收、移出、借阅、保管数量、鉴定销毁、利用等情况及时、准确地做好记录和统计工作。
6. 科技档案的分类编号办法（重点讲解！！！）
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6.1 科技档案分类编号必须遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性的原则。
6.2科技档案分类编号代号采用汉语拼音和阿拉伯数字（除了国内的“国”字）。
6.3科技档案分为一级类目、二级类目、三级类目、四级类目及案卷流水号，其中一、二、三级类目必须填写，四级类目空缺时可补零填空；档案号组成式为：一级类目·二级类目·三级类目·四级类目——案卷号。
6.4中铁五局集团科技档案一级类目代号见表1： 表1：科技档案一级类目代号表 顺号 1 2 3 4 5 6 一级类目名称 基本建设档案 科学技术研究档案 产品生产技术档案 设备仪器档案 标准档案 临管运输档案 简称 基 科 产 设 标 运 代号 J K C S B Y 注 6.4.1基建（基本建设）档案
6.4.1.1基建档案分为二大类，即：企业投资建设工程项目类（自建项目，一般来说自建项目都是房屋，属于小型基建）及承揽工程项目，各自分类编号、上架排列，不得混淆。
6.4.1.2二级类目编号方法:
首先确定工程项目是国内工程还是国外工程，国内用C；国外用W，然后加行业代码，取用代码方式见表2。
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表2：各行业代号（根据情况还可增加） 序号 1 2 3 专业 铁路 公路 市政 代号 T G S 序号 4 5 6 专业 房屋 地铁 机场 代号 F D J 序号 7 8 9 专业 水利 电力 代号 SL DL 6.4.1.3 三级类目编号方法：
以建设工程项目所在省（地区）分类，取省（地区）名 称 简 称。三级类目取用代号方法见表3；各省地名代号见表4。 表3：基本建设档案三级类目表
顺号 三级类目名称 三级类目取法 承揽工程项以起点和终点地名第一个汉字的汉语1 目类 拼音字头为代号 企业投资建设取“z”加工程项目所在地地名简称2 工程项目类 (各单位自定)的汉语拼音字头为代号
表4：各省地名简称代号表
序号 1 2 3 4 5 6 7 8 地名 北京 上海 天津 重庆 安徽 福建 甘肃 广东 代号 BJ SH TJ CQ AH FJ GS GD 序号 18 19 20 21 22 23 24 25 地名 江西 吉林 辽宁 内蒙古 宁夏 青海 陕西 山东 代号 JX JL LN NM NX QH SA SD 备注 重号时后加阿拉伯数字 重号时后加阿拉伯数字 优秀教案