(三)案卷外封面的编制。案卷封面填写档号、案卷题名立卷单位、起止日期、保管期限、密级、盒号。案卷题名应简明准确提示卷内文件材料的内容。每一案卷题名应包括建设项目名称、起讫里程、单位工程(含分部、分项)名称及文件名称。若属桥梁、隧道等工程项目,还应标明结构、部分的名称。

（四）案卷内封面的编制。编制案卷封面的颜色由各参建单位自主定制。 (五)案卷脊背由档号和案卷题名及盒号组成。格式质监局制作统一标注电子版(见附件2),各监理和施工单位可以向省质监局或建设单位索取脊背标注电子版。标注大小可根据档案盒规格进行调整。原则上一盒一卷,也可一盒多卷,但不同类别的案卷不得装入同一盒内。盒号是指所组卷的档案材料有多少盒,即以每一盒为单位从“1”开始编号。

(六)卷内扉页的编制，要求在扉页上加盖档案编制单位项目章。

(七)卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件材料题名日期、页次、备注组成。卷内目录应排列在卷内文件材料首页之前。

1.序号:用阿拉伯数字从1起依次标注,不编虚位(即“1”不编为“001”)。 2.文件编号:发文机关文书部门的发文号或图样的图叼。若文件材料上有则填上,没有就空着。

3.责任者:填写文件材料的直接形成部门或主要责任者,可用采取通用的标准简称。

4.文件材料题名:原文上有标题的,可以照录下来。标题太简单或没有的,外加“[]”号重新拟写一个符合文件内容的标题

5.日期:填写文件的形成时间。如2013年7月13日填写为20130713”。 6.页次:填写单件文件材料的首页页数。

7.备注:留待对卷内文件变化时作说明用(如果有与卷内文件材料内容相关的特殊载体的档案,要求在此标具体载体的号)。

(八)卷内备考表。应排列在卷内文件材料尾页之后(见附件6),即装订时可放在封底铜版纸之前

1.要标明案卷内文件材料的件数、页数及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题

2.页数要求填写卷内每件文件页数相加之总和。 3.立卷人由责任立卷者签名,即谁立卷谁签名。

4.审核人由案卷质量审查人签名,即项目技术负责人签名。 5.立卷时间填写完成立卷的日期,审核时间填写审核完成的日期

6.互见号:应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式,并用括号括起。

七、案卷装订

(一)案卷内容的排列顺序为案卷封面一扉页一卷内目录一文件材料一备考表。

(二)管理性文件以每份文件作为一件。文件阅办单放在原文之前,与原文作为一件装订。

(三)卷内文件应按文件所反映问题的有机联系进行系统化排列。一般文字在前,图样在后;正件在前,附件在后;批复在前,请示在后;印件在前,定(草)稿在后,译文在前,原文在后。施工管理文件按问题结合文件内在联系进行排列。

(四)同一组卷的文字材料如一盒装不下,可以另装在第二盒,并在文件名称后标明(一)、(二)…,档号不变。

(五)每一案卷的文字材料厚度控制在3cm或4cm以下(300页左右),如文字材料厚度多出一些允许控制在5cm以下。每一案卷的图纸厚度必须控制在5cm以下。使用的档案盒规格不得小于3cm。

(六)文件在装订前取掉金属物,采用“三孔一线”方法装订,用白色档案专用线装订,孔距8cm,装订线距左纸边1cm。

(七)装订时靠装订边和下边取齐,表头要求在上或在左，左侧装订。 (八)原件有破损或小页纸的,应予粘贴在A4纸上。 (九)装订线压住文件内容的必须粘贴补宽。

(十)纸张规格大于A4型号的,按297mm×210mm折叠成手风琴式。 八、竣工图编制

(一)竣工图由施工单位负责编制。竣工图应能全面、准确、清晰地反映竣工路线、路基、路面、桥梁、隧道、涵洞、防护互通式立交工程、安全设施等全部施工实际造型和特征。

(二)施工图没有变动,由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图;凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求变更的,可在原图上修改,并加盖竣工图章作为竣工图。

(三)凡结构、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过10%的,应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。

(四)同一构造物、建筑物重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中,但必须在图纸目录中列出图号,指明该图所在位置并在编制说明中注明。不同构造物、建筑物应分别编制。

(五)竣工图均按A3号纸(420mm×297mm)大小装订,对某些大的或结构复杂的结构物图纸,应先绘制A1号图纸,然后再缩小到A3图纸上。

(六)竣工图、表的编号方法,参照原设计图纸,按实际竣工图纸的数量重新编图号和页码。

(七)竣工图所用图例和图幅应与原设计图一致。

(八)竣工图应逐张加盖竣工图章(见附件7、8、9)。竣工图章用红色印泥加盖在竣工图右下方,竣工图标之上空白处。已装订成册的竣工图不需要加盖档号章。 九、其它载体编制

(一)照片档案

1.照片档案的整理应符合国家档案局《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)要求。按省档案局制定的专门档案袋进行入册保管。照片整理遵循有利于保持照片档案的有机联系,有利于保管,便于为利用者提供服务的整理原则。

2.数码照片应刻录在不可擦写光盘上保存,同时还须冲印出6英寸纸质照片与说明一并整理归档。以每张照片为单位,从1开始编写,写在正面右上角。

3.参见号:填写与本张照片有联系的其它档案的档号。

4文字说明:文字说明的内容要具备六要素:事由、时间地点、人物、背景、摄影者。要求文字简洁、语言通顺,内容相符,用文本记事本著录,一般不超过200字。

5.总说明:一级(若千张)联系密切的照片的说明。

案卷题名:一个卷要拟写一个案卷题名,写在封面上。案卷题名应概括卷内全部照片的基本主题。案卷题名一般应包括责任者、问题、名称三部分。

6.照片档案的底片、照片册应分开立放,不应堆积平放,以免受压造成粘连。 （二）音像档案

1.音像档案原则上以一盒(盘)为一个保管单位即一个案卷进行整理。音像档案要收集齐全,做到文字材料与音像材料相符。

2.归档的音像档案,要经过系统整理,每盘音像要工整确切地标明:责任者录

制(摄制)时间、地点、内容(题名)、顺序号保管期限、摄制人等项目。保管期限,可根据文件材料中相关的内容确定。

3.音像档案,要按形成时间顺序排列,分别编写流水号。 (三)照片、音像档案的归档范围

1.国家领导及领导人视窗公路项目的录音、录像带及照片。

2.省、市及行业主管部门的领导视察、检查公路工程项目时的录音、录像带及照片。

3.反映公路工程建设项目的重大活动,如招投标仪式,开工典礼、通车典礼等形成的录音、摄像及照片。

4.记录公路工程建设项目重大事故、自然灾害及异常现象的录音、摄像及照片。

5.工程关键工序和隐蔽工程施工时的照片。 十、竣工档案移交

(一)移交项目档案套数包括原件一般情况须准备三套,如移交或接管单位较多时,可由建设单位根据实际需要增加档案套数。

(二)在公路工程建设项目交工验收后3个月内,各监理施工单位将竣工档案原件系统编制完整并“三孔一线”装订,案卷盒外封面可以用铅笔写上档号、文件类型和编制单位,将项目竣工档案原件1份报建设单位,可暂时不要打印案卷盒外封面和定制铜版纸内封面。

(三)各监理、施工单位在档案资料移交时,均要填写项目档案移交签证单,对移交的档案资料,交接双方经清点核查后,相互办理交接签字手续,同时移交内容相同的 EXCEL电子版目录和案卷盒外封面、内封面、案卷脊背电子版。

(四)由建设单位牵头组成的竣工档案编制小组将监理和施工单位移交的档案材料统一编制总顺序号(以每一卷为单位从“1”开始编号)和案卷编制总说明(说明内容包括项目概况、工程数量、设计标准、立项审批情况、档案编制依据、案卷总卷数及其它需要说明的问题),纸质版总目录与总说明装订成册。再将监理、施工单位的案卷盒外封面按顺序打印并粘贴,定制铜版纸内封面、内封底后再重新装订,然后集中复制两套或两套以上档案材料。

(五)在公路工程建设项目竣工验收前,由建设单位将交通建设项目档案专项验收申请表提请给有关主管单位申报档案验收,待项目档案验收合格后,将全部档

案材料扫描成电子版,再办理档案移交手续。

(六)在公路工程建设项目竣工验收后3个月内,建设单位应将全部档案材料纸质原件连同扫描件和电子版总目录一套移交给交通基本建设档案库,填写项目档案移交签证单,办理档案材料移交手续。