（2） 任何人不得擅自安装与工作无关的软件，不得上班时打游戏并下载网上游戏。 （3） 使用者必须对自己的电脑经常进行清洁保养及杀毒，清理不必要的文档，保证硬盘的容量与运行速度。

（4） 对于电子文件的销毁，必须进行物理删除，以确保不被反删除。对于光盘的销毁，应先将其中的文件删除后，然后剪成两半，再行销毁。

（5） 员工应确保电子文件在公司局域网络中的安全性。如要把自己的文件共享给其他人，须进行共享加密，或者只添加共享人的用户名。其他人不得擅自在网络中拷贝别人的文件，或破解别人的密码。

（6） 任何人不得在公司的电脑或网络中散发计算机病毒，或对计算机的硬件或软件系统进行设置。

（7） 必须不定期地对电脑中的文档进行备份。

（8） 不要随意打开陌生人的电子邮件，遇到此类文件必须将其删除。 （9） 开机时必须先开显示器，再开主机。关机时必须先关主机，再关显示器。

（10） 若需离开计算机较长时间（半小时以上），必须设置屏幕保护程序，以防止长期不动的屏幕灼伤显示器。

（11） 要防止大头针，回形针等金属物掉到打印机内部，要经常保持打印机的清洁。 （12） 必须将光盘置于干燥的环境下存放。 （13）员工下班时必须将自己的电脑全部关闭。

第三节 档案资料管理制度

（一）凡公司各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向公司机要档案室移交，集中管理，任何单位和个人不得据为已有。

（二）公司各部门领导应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

（三）公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由公司办公室负责并监督和指导。 （四）归档范围

1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（工程设计图纸、人事资料、财务凭证、报表、公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片等）均属归档范围。

2、各级政府部门、机关文件材料应归档的有：

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（1）各级政府部门、机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料；

（2）党和国家领导人及上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。 （3）代表各级政府部门、机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。 （4）其他文件材料。 3、公司文件材料应归档的有：

（1）公司颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。

（2）公司的请示与政府的批复文件，各部门、各项目部、各子公司的请示与本公司的批复文件；

（3）公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料；

（4）公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料；

（5）公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本；

（6）反映公司经营和管理的专业文件材料，如实业投资项目、房地产开发、贸易、证券、信贷、租赁、世行贷款、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等； （7）公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）； （8）公司各部门的成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料； （9）公司各部门制定的规章制度等；

（10）公司的历史沿革（包括公司简介）、大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料；

（11）公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本； （12）公司各部门干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料（人事档案）； （13）公司解决法律纠纷问题形成的文件材料；

（14）公司或部门与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

（15）公司固定资产登记、财产、物资、档案等移交凭证；

（16）公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。

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4、同级机关和非隶属机关文件材料应归档的有：

（一）同级机关和非隶属机关颁发的非本公司经营范围但需要执行的法规性文件； （二）政府有关业务机关检查本公司工作形成的重要文件； （三）同级机关和非隶属机关与本公司联系、协商工作的来往文件。 （五）立卷归档要求

1、公司各部门应在每年3月底以前将上年度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向公司档案室移交。

2、公司各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。

3、公司各部门向公司办公室移交档案时，要严格履行移交手续。

4、立卷归档的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。归档的项目档案应包括如下文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执照（复印件）、章程、项目人员任免文件，有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务的音像制品、计算机盘片等。

（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一起立卷。 （3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

（5）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。 （6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。 （7）公司各部门立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由公司档案室统一发给。 （六）档案保管期限

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1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

2、确定公司档案保管期限的原则

（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。 （七）档案的鉴定与销毁

1、公司档案室对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

2、档案鉴定工作由综合管理部主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

3、档案材料鉴定小组审定，并经公司有关领导批准后，方可销毁。

4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。 （八）档案的借阅

1、公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到公司办公室档案处档案室填写档案借阅单，方可借阅。

2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或公司领导批准。 3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。 4、借阅档案的员工，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经综合管理部经理批准。

5、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。 6、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。

7、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。 （九）罚 则

1、公司各部门或员工凡违反本制度，无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以通报批评。

2、公司各部门或员工凡违反本制度泄露秘密，按《公司保密工作条例）进行处理。对涂改、

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拆散或未经办公室领导批准转借、复印或携带档案外出的；视具体情况，对其单位领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评。

3、公司各部门或员工凡违反本制度不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。

4、公司各部门或员工凡违反本制度遗失档案的，应立即报告。因遗失档案，泄露秘密的，按《公司保密工作条例》进行处理。

第四节 保密制度

公司秘密即指涉及公司利益、依照一定程序确定、在一定时间内只限一定范围内的人员知悉的事项。每个职工均有保守公司秘密的义务和制止他人泄密的权利。 （一）保密范围和密级划分

公司保密范围划分的原则是：如被不应知悉者获知，将会对公司利益造成下列后果的各类事项，均属公司秘密。 1、损害公司经济利益； 2、损害公司声誉； 3、损害公司对外关系； 4、妨害公司业务的开展；

5、妨害公司有关规定、制度、计划的实施； 6、危害公司秘密业务情报来源的安全。

密级划分：公司秘密文件的等级划分为绝密、机密、秘密三级。

1、绝密级：如被不应知悉者获知，会给公司造成特别严重经济损失或特别严重不良影响，如公司的战略发展策划、长远规划、重大项目决策、整体财务情况以及公司领导的变动等。 2、机密级：如被不应知悉者获知，会给公司造成严重经济损失或严重不良影响，如公司领导会议决定、公司年度规划、总体经营状况、机构调整和公司各部门负责人的人事变动等。 3、秘密级：如被不应知悉者获知，会给公司造成经济损失或不良影响，指第1、2项以外的公司内部规定、计划、经营、财务、人事等情况。

（二）公司各类文件、资料密级由起草部门或专业公司提出密级建议并由有关公司领导确定，由办公室印制时加盖“绝密、机密、秘密”字样的印章。如办公室有异议，可建议有关

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