秘书实务案例 下载本文

龙丹制衣厂的彭总经理看了很生气,随即把秘书冯小姐叫近来,把那封信丢过去,说:“给立新公司回封信,以后不和他们做生意了!” 冯小姐怎么办呢?她有四种选择:

1、 立即照办。很快打好回信,让彭总经理签字后马上发出。

2、 进行劝阻,给彭总经理讲明厉害关系,劝他不要因为一时气愤作出错误决定。 3、 暂时不办,估计彭总经理改变注意,等待新的指示。

4、 打好回信,不马上送出去签字,过了20分钟,再去问彭总经理:这样写可以吗?这信

要不要发出去? 思考题:

冯小姐应该采取哪一中做法?

案例九 意外事故的处理

【职业情景】

一家公司的员工在下班回家是遭遇车祸身亡,其家属救济亲戚朋友冲进公司,硬要拉经理去向死者磕头,经理见势,赶紧回避了。其家属亲朋不罢休,在公司里大吵大闹,弄的公司一片混乱,正常工作无法开展。关键时刻秘书小仇挺身而出,冷静地想死者家属说:“我们公司的员工,自然是我们的亲人,他的不幸遇难,我们都很悲痛,我是经理秘书,我一定代表经理前来吊信,并参加治丧。与此次交通肇事有关单位的交涉及处理善后工作,我会想经理请示并与有关部门协调,尽快给你们答复。”一席话,说的对方哑口无言,虽然还有人蛮不讲理的坚持要领导出来,但许多人已不再胡搅蛮缠,一场风波基本平息。

思考题:

1、 面对突发事件,作为秘书该如何应对? 2、 小仇秘书的做法,有哪些值得我们借鉴? 3、 如果当时小仇秘书不出面,后果会怎样?

案例十 阎秘书的协调艺术

【职业情景】

飞燕实业总公司张总经理与王副经理,因为工作上的分歧,产生了误解,最近一段时间,隔阂越来越大,矛盾也在加剧。总经理办公室阎秘书想方设法在其间协调,但收效甚微,分歧和矛盾依然存在,双方都认为,是对方故意给自己过不去。

机会终于来了。一天,总经理病了,住进了医院,阎秘书到医院看望,把带来的礼品放到床头,然后对总经理说:“我是代表王副总经理来的。总经理病了,王总听说后,很关心,叫我同他一起来看望你,但在来医院的路上被销售部经理叫去了,说有急事,非要地去处理不可。”张总听后很感动。过了一段时间,王副总经理病了,住进了同一家医院,阎秘书到医院看望,又买了礼品放到床头,然后对王总说:“我是受张总委托来的,张总原定下班后与我一起 来医院看望你,临时业务部经理有急事,硬把他给拉走了。张总要 我转达他对您的问候,并祝您早日恢复健康,说公司离不开您!”躺 在病床上的王总听后,感动得热泪盈眶,心想自己过去是错怪张总了。今后一定要配合张总积极工作。

经过阎秘书从中协调,缩短了两位经理之间的距离,驱散了笼 罩在他们心头的乌云。王总出院后,主动与张总打招呼,张总也热情问候,两人和好如初。 思考题:这个案例给做秘书的你有什么启迪?

案例十一 优质服务与工作差距

【职业情景】

大学同窗王芳和李兰几乎同时应聘在某农产品超市当办公室文员。不久,李兰受到了总经理的青睐,一再被提升,很快就作到了部门经理,可工作起来同样吃苦的王芳却一直在做着文员。终于有一天,王芳忍无可忍,向总经理提出辞呈,并痛斥总经理用人不公。

总经理耐心地听着,若有所思。忽然他说,“年轻人,别忙着辞职,先帮我到今天的集市上看看,有什么可卖的。”王芳很快就从集市回来说,“只有一个农民拉了一车土豆在卖。”“一车大约有多少袋,多少斤?”总经理问,王芳又跑回去,回来说有10袋。“价格是多少?”总经理又问,王芳欲再次跑回集市,总经理望者气喘吁吁的她说,“请休息一会儿吧,你可以看看李兰是怎么做的。”说完,叫来李兰对她说:“请你马上到集市上去看看,今天有什么可卖的。”

李兰很快从集市上跑回来了,汇报说到现在为止,只有一个农民在卖土豆,有10袋,价格适中,质量很好,她带回几个让总经理看看,这个农民过会儿还要弄几筐西红柿上市,据李兰看价格还公道,这种价格的西红柿总经理可能会要,所以,她不仅带回了几个西红柿做样品,还那个农民也带来了,他现在正在外面等着回话呢!

面对着这一切,王芳忽然明白了,李兰比她多想了几步,于是她在工作上总会取得成功。

思考题:

1、 王芳和李兰的差距在哪里?

2、 秘书应该如何为领导提供优质的服务?

案例十二 如何为领导出谋划策

【职业情景】

A和B同时分配在一个机关做秘书工作。一年之后领导遇到什么问题时,总爱找A商议。B感到纳闷,心想,自己的水平能力不亚于A,为什么会受到冷落呢?

他找到了A ,请A帮助分析原因。A开诚布公地对B说,“我看你主要是提意见多,提建议少。做一件工作,你这也不满意那也不顺心,咚咚咚地说了一大堆的问题,可如何解决这些问题,你却很少提出办法,我要是领导,也不高兴你这样做。”B回想了一下自己一年来的表现,点头说,“你说得对,我是有这个毛病。我总想着提意见是下属的事,拿主意是领导的事。”A截住B的话说,“领导也不是神,事事都有主意,领导是很希望下属提建设性意见的。一年来,我就是这么做的。凡接到上级的通知或下级单位的报告,我都认真想一想,提出处理意见,不管领导采用不采用,我都坚持这么做。时间久了,领导就对我的建议重视了。就是这么一回事。”“那每一次提几条建议呢?”B问A。A说,“这也说不定。古人讲,上中下三策,就是说每次提好中差三个建议。我看这主要是指决定命运的大事。一般情况下,每次提一条就可以了。因为大多数事情,一种处理办法就够了。对于大事或者吃不准的事,有争议的事,不妨多提几条处理意见,供领导选用,即使提捕处很好的方法,起码也要有一点建议,帮助领导打开以下思路,这样做,真正有作为的领导都是欢迎的。我把这个办法叫做‘一策备选’。你不妨一试。”

B照着A 的办法做,一年之后,领导也经常找B商量工作了。

思考题:

1、 A和B在工作的方式方法上有何不同? 2、 面对问题,秘书应该如何为领导出谋划策?

案例十三 不该受此批评

【职业情景】

小王是某机关非常出色的秘书。自1990年受“ 重任”以来,一向一谦逊、谨慎、勤奋、好学、踏实、能干而赢得好评。正当小王以更加忘我的精神全身心地投入秘书事业时,一件事的发生一度曾使这位精明之人陷入迷惑之中。然而,小王经过一番巧妙处理之后,问题迎刃而解,干戈终成玉帛。就让我们来看看小王是如何处理问题的:

和往常一样,7时刚过,小王就来到办公室,看市了一天的紧张工作。落座 ,一位打字社的同志来找他,要求结算去年机关的打字费用。小王非常热情地接待了这位同志,在认真核对记帐单证后,填写了一份财务报销单,并告之其下午来取。

下午上班时间到了,主任唤小王过去议事,细心的小王就把报销单一同带上。顺便请主任签批核销。正当主任阅读是,分管财务工作的副主任也来到主任室,看到桌上的报销单,劈头就问:“我在家,你(指小王)为什么找主任批?``````”问得小王哑口无言,就连在场的计财处处长也为之感到惊讶。

是小王不懂规矩,无意所为,只为图个“顺便”吗?不像,小王向来都是个非常谨慎小心的人;是明知应有副主任签字而有意找主任签字,无视副主任的存在吗?也不像,小王不是个不按程序办事的人;是与副主任有过节而有意回避吗?更不像,他满之间的关系历来都很好。那么究竟是什么原因造成这种情况呢?其中必有蹊跷。

原来,在此之前,主任曾告诉办公室负责文秘工作的同志:副主任是协助主任工作的,我分管秘书工作,今后你们需要添置设备、购买物品等,可想我请示并签批``````

这就难怪了,小王是遵照主任的指示行事。在此有难言之隐,作为秘书,小王应当怎样对待和处理这一突如其来的责问和批评呢? 思考题:

小王应该如何处理好与各位领导的关系?