（2）钢印、领导人签名章、其他印章；
答：关于国庆节放假的通知 公司各部门：
（3）刻制公章有两种情况；一种是由上级主管
今年国庆节放假7天，时间为10月1日至
机关刻制颁发；
7日。其中1日、2日、3日为法定假日，10月8日
（4）另一种由法人代表申请，经主管部门批准，正常上班。 公安部门登记后由专门刻制厂刻制； 节日前各部门要做好节前清洁、安全工作；节日期
间，各部门人员注意个人安全。
（5）公章一般由指定的文秘人员统一使用，其
最后祝各部门人员节日快乐！
他印章也应专人专用；
（6）加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级 的负责人批准，并审核签名； XXXXX有限公司
（7）将盖用文件名称、编号、日期、签发人、
二0一三年九月二十八日
领用人、盖章人等项详细登记；
（8）加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、 四、公司老总在例会说：“上个月公司的电费开
支很大，有一些浪费，大家要注意一下。”你对此完整，不歪斜、更不能颠倒；
种情形如何办理？
（9）凡以单位名义发出的公文、信函等都必须
答：先出一份通知，然后在每周各部门例会上花几
加盖单位公章方能有效。
分钟时间给大家强调一下。同时要从自我做起，平
12.按照2000院行政机关公文处理办法》的规时节约用电，并且在日常工作中，看到有浪费的情
况下，友情提醒并主动去完成。比如天气不热的时定，国务院规定的行政公文共有几类几种？
候将有人将空调打开。这里给大家说一下，天气很
答案: （1）命令（令）； （2）决定； （3）
好，现在可以不用启动空调，我先关闭了。
公告；通告；
可以说一些细节如：计算机如长时间不用关机，空
（4）通知；通报； （5）议案； （6）报告； 调下班后关闭，下班后热水器关闭，中午休息时关
灯等均可。
（7）请示； （8）批复；意见； （9）函；
五、公司拟办一份公司的内刊，以调动大家工作热（10）会议纪要。
情，你将如何办理？
一、请写出企业常用的公文文种？
1、草拟办刊方案，如名称，内容、板块设
答：一般企业公文有通知、请示、会议纪要、函（邀
计等。2、费用预算。3、征求领导意见 。3、员工
请函、复函）、总结、报告。
意见征集。4、根据领导和同事的建议对办刊方案进行合理修改。 二、就你的理解行政工作应包括哪些内容？如何才能做好这项工作？
答：1、日常事务工作（文字录入、复印、打印、整理会议纪要、人员接待、电话接待、采购、发放办公用品）；档案合同工作。
2、拟定相关公文；协助直属领导策划员工活动及组织会议、活动；
3、协助直属领导企业文化建设，草拟、修改相关制度；
4、公司办公场地绿化；办公场地清洁、环境维护。 5、劳动纪律监督、行政费用统计及核算。 6、后勤支持性服务（办公设备维修维护、名片印制、定餐等）
7、有关政府政策及信息、行业信息的收集。 三、请拟一份关于国庆节放假的通知。
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六、从行政方面控制公司日常的成本，你觉得从哪几个方面入手？
控制公司日常成本，应从以下几方面入手： 1、复印、打印控制。
2、办公用品购买成本控制。 3、办公用品领用控制。 4、办公用品使用情况控制。 5、水电费用控制。 6、办公电话费用控制。
7、会议和活动组织成本控制。
8、定期向公司全体成员宣传节约意识。
七、就一般的企业而言，如何进行档案的分类？ 行政管理类、经营管理类、人事管理类、销售类、财务类、设备档案类
(3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合； (4)主持人负责引导、组织，可不做记录；
(5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位
八、公司的上级主管于明天到公司考察参观，你觉
上去做；
得需要做哪些方面的准备工作。
应做好以下工作：1、住宿安排。2、行(6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短； 程安排。3、工作汇报资料收集。4、工作会议安排。
(7)会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛
5、陪同参观人员安排
轻松。
四、设计题
4．科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理 各职能部门的正副经理、办公1. 小李是刚到公司的文员，公司办公室内有
室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员各种文件柜，储物架、书报架，办公室主任给她配
和其他服务人员4人，会议时间为5小时。参加会置了带锁的办公桌，电脑，电话机，还给了她新的
议人员月平均工资为2400元，其他收入600元，假
文件架、文具用品盒．各种笔、胶水、剪刀、参考
设一个月工作30天、一天工作8小时。会议后勤费
书、需要翻译的资料、公司印章，印盒、墨水，复用开支有：文件材料费200元，饮料费100元，因印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门会议紧张安排午餐，餐费每人10元。请计算会议的别类放置在适当的位置。小李应该怎么做? 成本。 参考答案： 电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录，电脑放在右边；新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条：各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内，参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里；公司印章放人办公桌带锁的抽屉内；墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层．
答案： (1)会议成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤开支=6(G+S)T·n+后勤开支
(2)G-------参加会议人员的每小时人均工资数；每个人每小时平均工资为10元，(2400÷30÷8)
(3)S——参加会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为2．5元。(600÷30÷8)
2．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品(4)T——参加会议人员人均到会时间为5小牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，时； 共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将
(5)n——参加会议人数为50人(46+4)； 于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主
任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这(6)后勤开支——等于支票开支、现金开支和实个接待方案？(P121) 物开支的总和为800(200+100+10×50) 参考答案：（1）接受任务 （2）了解来宾 （3）制订计划 （4）预订宿食
（5）迎接来宾 （6）商议日程 （7）安排会议 （8）陪同参观
（9）送别客人 （10）接待小结 3．麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会?
答案： (1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；
(7)会议成本一6×(10+2．5)×5×50+800 =18750一-800 =19550(元)
5．文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做? 答案：(1)在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等；
(2)还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等；
(3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。
(4)还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适
(2)座谈会以小型为主，人数以七、／L人为宜； 当的礼物即可。
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(5)要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。
(6)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。
(7)如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。
8.文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目？履行哪些职责？
答案：（1）准备旅行计划和旅行信息，旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。
(8)文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或
（2）制定约会计划。约会计划表包括：城市名和省
者提出一些其他的意见、以及标明价格范围。 州名（如果是国外旅行，写明城市名和国家名），日
(9)为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为期和时间，与上司约会的者的姓名、公司和地址，所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。 电话号码。 6．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作?
答案： (1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。
(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。
(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完的工作。
(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。
(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。
7．小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜，储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌，电脑，电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒．各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章，印盒、墨水，复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做?
答案：（1）电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录，电脑放在右边，
（2）新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条：
（3）各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内，参考书应该放在桌 子上面或伸手可以拿得到的抽屉里。 （4）公司印章放人办公桌带锁的抽屉内 （5）墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层．
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（3）为商务洽谈收集资料。
（4）觉决定旅行用品。把上司作商务两重性时需要带的用品列出清单。
（5）考虑行李问题。通过航空公司出版的两重性计划手册或旅行社代办人信息。为每件行李准备识别标签。
（6）安排差旅费。
（7）建立旅行——旅馆信息资料库。随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己的资料库。 （8）办理旅行保险，如意外伤害保险等。9.某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工作？
答案：（1）客人的选择。缺点名单，再请上司核定。
（2）确定时间。如果是涉外宴请，宴请时间应按国际惯例，征询客人的意见，要避免选择对方的重大节假日。
（3）会场的选择。要考虑宴会的性质、客人的数目、交通是否方便、场地大小是否合适、菜式、有无停车场。
（4）拟订菜单。应符合对方的饮食习惯，从宾客的身份、宴请次数、目的等方面去考虑，至少要提供2份菜单，供上司挑选。
（5）寄法请柬。宴请需要发请柬，请柬上应写明邀请人姓名、宴请的目的、方式、时间、地点，着装要求、要求回函及其他说明等。请柬一般要提前一至二周发出。
（6）席次的排列。以社会地位与年龄作优先考虑来安排，在请柬上应注明席次号。席次的排列原则是：
男女主人对坐桌椅的两端；男女宾客间隔而坐；夫妇分开坐；难主宾做在女主任的右边，女主宾坐在男主人的右边。主任方面的陪客，应插在客人中间坐，以便同客人接触。
10.文秘人员如何主持会议？应注意哪些细节？ 答案： （1）文秘人员如果在会议上要发言，应先把要讲的内容作一个完整结构的构思，简略记下发言的要点。
（2）会议上注意自己的表情和说话的语调，并控制发言的时间。
（3）对发言内容加以引导，提醒时间有限。 （4）在会上可分配工作任务，认真倾听其他人的意见，不要当众批评某个人。最后作总结，统一认识。 （5）要求与会者记笔记，自己做好笔记并把会议纪要的打印件放进文件夹，以作查证。
11．上海某企业欲与德国某企业合作，德国以品牌、技术人股，利用上海比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。德国代表团一行9人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案?
（6）主办者的联络处，电话号码等； （7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）； （8）注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。
14.某个下雨天，在利达公司召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？
答案: （1）要替搭车回去的人安排车子； （2）在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领；
（3）有留话时，切记务必传达； （4）检查会场有无物品遗漏； （5）要为参加会议的人员送行；
（6）文秘人员离去前。要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭； （7）桌、椅早先若和移动，必须还原，洗涤烟灰缸、茶具等，如有，则必须加以熄灭（8）携带进会场的资料和会议用品要记得带回；
答案： （1）接受任务 （2）了解来宾 （3）
（9）关紧门窗并上锁； 制订计划（4）预订食宿（5）欢迎来宾（6）商
议日程（7）礼节性拜访（8）宴请（9）正式会（10）通知会场的管理单位，会议已经结束。 谈（10）签订协议书（11）陪同参观游览 （12）互赠礼品（13）欢送来宾 （14）接待小结。 五、案例分析题 12．某公司成立不久，业务就非常繁忙，电话不断，1．新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚上司要求文员小胡设计一个电话记录单。小胡应该了，为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，怎样设计？答案： （见书本P46页：电话记录单） 她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作，时
间为一个月。陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小
13.康桥宾馆位于本市南京西路４５号，是个中型宾
姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月
馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11
回来后推荐陈小姐顶替自己。
月15日上午9：00至12：00召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室别是什么？她在电话礼仪方面还犯了哪些错？ 负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他
参考答案：(1)该问的没有问(指对方情况，手套的
应该考虑哪些问题？
需要量)； (2)该记的没有记录(对方的姓名、公司、电话号码)； (3)该说的没有说(没有及时向上司汇答案 : （1）会议的名称：
报)； (4)不该说的却说了(价格上的自作主张，不
（2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称； 向上司请示)； (5)不懂得保护自己(即使自己自作
主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，
（3）日期、时间（开始到结束的预定时刻）；
使自己陷入被解雇的境地)；(6)电话礼仪方面，铃响了没有自报家门；(7)不等对方说完，就“啪”挂（4）地点：（具体在几楼几号会议室）；
上电话。
（5）议题（或者议事日程）；
2．文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了
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业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，在文本、资料等方面作了准备，还化了一番功夫进小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一行了打扮。 致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深。孙
小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确，
认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有
正确的做法应该是怎样的?
意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。 答案： (1)小沈和小陈的穿着打扮不符合工作
环境，不符合特定的会谈工作要求；
请你分析小曹这样做对不对？错在哪里？面对这种情况小曹应该怎么办？ (2)小沈的穿着突出自己，影响了古总经理的形参考答案：(1)小曹犯了多头请示的错误。遵照领导象； 职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示
(3)小陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作，破了，就应按孙的意见办，不应多头请示； (2)在工
坏工作场所安静； 作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的
境地； (3)两位领导都作了指示，如果张通情达理， (4)小陈用手拿茶叶，不卫生，引起客商不满，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，使得谈判一开始就不顺利； 按孙的意见办；(4)如果不能求得谅解时，小曹应向
(5)小沈应该对领导的作风、性格有所了解，两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法
古总经理与客商争执，遵照执行；(5)如果矛盾不能统一，应向总经理请示，有针对性地弥补领导的不足。
她应采取补救措施，可以将上司借故引开，并示意遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。这
上司忍耐些，使谈判继续，而不是指责客商； 是文员执行主要决策人的意见。
3．某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当
天准备上报的统计报表，本公司一位实习生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，小林针对该公司管理写的毕业论文中的某些观点和见解很得指导老师赏识，他本人也认为对公司改革有一定作用，他准备找总经理谈谈。小赵客气地请小林坐下，说：“总经理外出了，有什么事请跟我说吧”。小林就滔滔不绝地讲了起来。小赵一边听，一边看报表。小林言谈中常带“像我们这样的小公司??”，小赵越听越不高兴，结果没等小林把话说完，他便满脸怒气地说“公司小是否埋没了你的才能?你是大材小用，为什么不去大公司呢?’’小赵的冷嘲热讽，激怒了小林，引起了激烈的争执，最后小林气愤地离开了办公室。 你认为小赵在这两件事上做得怎么样?他有什么失误，他应该怎么做才对。 答案： (1)不能说“总经理外出了，有什么事请跟我说吧’’，办公室人员不能替上司做主； (2)接待来访者应细心倾听，不应边看报表边听；
(3)对提重要建议的来访者，应认真记录，汇报上司；
(4)应热情，不能对来访者冷嘲热讽； (5)对言辞激烈的来访者应有礼有节，宣传政策；
(6)应尽快为总经理解围，可以请保安或打110。 4．东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语，小陈则很喜欢打扮。公司明天要与法国某公司谈判，古总经理叮嘱担任翻译的小沈和作会议记录兼会议服务的小陈要好好准备。小沈和小陈除了
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(6)小沈受到上司批评，即使是过头话，也应保持冷静，不反驳，应理解上司的难处。找适当的机会，用适当的方式说明情况，交流思想和感情。 5．某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12日，预定12日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮包，总经理办公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公室，小王说：“小李，把这封信交给你们科长”，小李把信带走了。 小王处理邮件的做法是否正确?如果不正确，正确的做法应该是怎样的?
答案： (1)河南分公司邮件转交销售科处理的，应制作签收单，要求小李签名，并注明时间； (2)把上司亲启信件先保存下来，并通知
发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复； (3)12日回来就参加会议不妥当，不宜在
总经理出差回来的当天安排活动；
(4)在回信上应签上自己的职称(某某人
的文秘人员)，发出前复印一份，留待上司过目； (5)发现附件缺少，应该在信封上写上缺
少的附件的名称和数量，接着应及时打电话或
写信与寄信人联系；
(6)没有订购的东西不能签收；
(7)在移交邮包里的物品时，要先打印
一份清单，注明收到的日期，请接受人员在上面签字，并保存好。