58．监印员可把印章携带出办公室，去其他地方盖章。（ × ） 59．文秘人员开出的介绍信的正本和存根必须一致，可以出具空白介绍信。（ × ）

60．值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理。（ × ）

61．面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施。（ × ）

62．办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度，但没有岗位责任制度。（ × ）

63．列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。（ ∨ ）

64．注办是指文秘人员在《文件处理单》上或文尾的下角注明公文办理的结果。（ ∨ ）

65．档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。 （ ∨ ）

66．即使客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、期限。（ × ） 67．文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但没有期限。（ × ）

68．文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的对应条款归人卷内，即为年终归卷工作。（ × ） 三、简答题

1．什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？教材P35

2．文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么？P36--37

3．来信受访的范围包括哪些? p109受理与处理的程序和基本要求是什么？p109--110

4．文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么？p170--171

5．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？p178--181

6．文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？p137 7．提高会议效率可以有哪些做法？p156--159

8．文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？p234 9．办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？p237--238

10．单位印章主要有哪些？p244—245 印章的刻制和使用有哪些规定？p245--247

11．按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？p255

12．公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。P255--256 13．文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。P259--263

14．什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷？p265--267 三：简答题

1． 文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么? 答案：(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝； (2)参谋作用； (3)补缺作用； (4)增进关系作用；

(5)适事。紧急的事，重要的事，上司需要知道的事； (6)适时。考虑时机； (7)适地。看场合； (8)适度。要注意掌握分寸。 2．什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷? 答案： (1) 文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征”； (2)按问题特征立卷； (3)按作者特征立卷； (4)按文种特征立卷； (5)按时间特征立卷； (6)按地区特征立卷； (7)按通讯者特征立卷；(8)在运用六个特征立卷时，需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。

3．来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么? 答案： (1)受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。

(2)及时拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。

(3)认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的

重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。 (4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。

(5)认真处理。处理信伺：应该按照“分级负责、归口办理”的原则，进行转办、交办或自办。

(6)及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信，或承办人(单位)复信两种方式进行。

4．文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求? 答案：(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。

(2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告； (3)报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：“结果是这样，理由有三个，一是??。” （4）一定要简短、扼要、流畅；

(5)如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏； (6)如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。

5．什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法?

答案：(1)受意是文员接受和领会上司意图。 (2)一种是直接受意，另一种是间接受意。

(3)文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到：备好记录本，记录下指示要点。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。接受指示后，要不失时机地贯彻实施。

6．公文的完全格式包括哪几项?请写出这些项目。

答案： (1)版头、发文字号、印刷顺序号。 (2)密级、紧急程度。 (3)签发人姓名。 (4)公文标题。 (5)主送机关。 (6)正文、附件。 (7)发文机关、成文日期、机关印章。 (8)注释、阅读(发送)范围。 (9)主题词。 (10)抄送单位、印发说明．

7.文员根据单位需要向外或向内发文,需要一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。 答案： （1）拟稿；

（2）核稿；是指以拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。 （3） 签发；是指机关领导人员对文稿的最后审定、签字发出。 （4） 编号；已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。 （5） 缮印；对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印刷。 （6） 校对；指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。