苏州市建设工程文件归档整理规范

为加强城市建设档案管理，提高建设工程档案案卷质量。依照中华人民共和国国家标准GB／T50328－2001《建设工程文件归档整理规范》、《江苏省建设工程档案归档、报送内容目录（试行）》结合我市实际，制定本规范。

一、建设工程文件的归档范围

1、对与建设工程有关的重要活动、记载建设工程主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

2、建设工程文件的具体归档范围（见附表）。

二、归档文件的质量要求 1、归档的工程文件应为原件。

2、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

3、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

5、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 6、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。不同幅面的文字材料应统一裱贴成A4幅面，图纸宜采用国家标准图幅。

7、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。改绘竣工图，必须使用不褪色的黑色给图墨水。

8、所有竣工图均应加盖竣工图章。 ⑴竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

⑵竣工图章示例如下：

80

15 7 7 7 7 7 20 竣 工 图 施工单位 编 制 人 技术负责人 审核人 编制日期 监理单位 总 监 20 20 现场监理 20

⑶竣工图章尺寸为：50mm×80mm。 ⑷竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。

⑸利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改数据；凡施工图结构、工艺、

50 平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1／3的，应当重新绘制竣工图。

⑹不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB／10609.3－89）统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面。

三、立卷的原则和方法

1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。 3、立卷可采用如下方法

⑴工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分。

⑵工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；

⑶监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷； ⑷施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷； ⑸竣工图可按单位工程、专业等组卷； ⑹竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。 4、立卷过程中宜遵循下列要求： ⑴案卷不宜过厚，一般不超过40mm，以20～30mm为宜。 ⑵案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。 四、卷内文件的排列

1、文件材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

2、图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。 3、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。 五、案卷的编目

1、编制卷内文件页号应符合下列规定：

⑴卷内文件均按有书号内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。 ⑵页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书面的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。

⑶印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必编写页码。

⑷案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

⑸数张小纸裱贴在一张A4纸上的编号方法，应对每张小纸进行编号，顺序是从左到右，自上而下编写页号。但不能编在裱贴纸上。

2、案卷内封面的编制：

案卷封面采用内封面形式。案卷封面的式样要求，包话以下几个方面的内容： ⑴档案号：填写档案的分类号和案卷顺序号。 ⑵案馆（室）号：填写国家给定的本档案馆（室）的编号。（如国家未给档案馆（室）有编号，可暂时不填写）。

⑶缩微号：填写缩微时给本卷的编号。注：进城建档案馆的案卷，以上三项由城建档案馆编写。移交单位不用填。

⑷案卷题名：案卷题名应简明、准确揭示案卷内文件材料的内容。 市政工程项目档案案卷题名一般由工程项目名称（以立项名称为准）、子项（或单位、部位）工程名称、案卷内文件材料名称三部分组成。

例如：“苏州市青秋浦大桥承台工序质量评定表”或“312国道苏州西线A段改造工程公铁立交初步设计文件”。“苏州市青秋浦大桥”“312国道苏州西线A段改造工程”是指工程项目名称，“承台”“公铁立交”是指子项工程名称，“工序质量评定表”“初步设计文件”是指案卷内文件材料名称。

建筑工程项目档案案卷题名一般由单位名称、工程项目名称（包括建设地点）、案卷内文件材料名称三部分组成。

例如：“苏房集团公司桂花新村62幢住宅工程建筑竣工图”。苏房集团公司是指建设单位、桂花新村62幢住宅工程是指工程项目名称、建筑竣工图是指卷内文件材料名称。

⑸编制单位：填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。 ⑹编制日期：填写案卷内文件材料的起止日期。

⑺保管期限：填写其划定的保管期限。具体按国家标准《建设工程文件归档整理规范》执行，同一案卷内有不同保管的文件，该案卷保管期限应从长。

⑻密级：依据保密规定填写。按建设部、国家保密局于一九八九年印发的《建设工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》的要求填写。

⑼卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。

3、卷内目录的编制应符合下列规定： ⑴卷内目录式样的要求。

⑵卷内目录：案卷内登记文件材料及其排列次序的目录，其主要项目包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次和备注七项内容。

⑶序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。

⑷责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

⑸文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。

⑹文件题名：填写文件标题的全称。如果文件标题过于笼统，可在该标题的后面加[ ]内将该文件的主要内容揭示出来。

例如：一份征用土地的协议，在文件材料上的标题为“协议”抄写卷内目录时将协议两字后面加[ ]，在[ ]内注明征用＊＊乡＊＊村土地的协议。

⑺日期：填写文件形成的日期。

⑻页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止号页号。 ⑼备注：填写文件材料中需要说明的情况。 ⑽卷内目录排列在卷内文件首页之前。 4、卷内备考表的编制应符合下列规定： ⑴卷内备考表的式样要求。 ⑵卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。

⑶要填写立卷人及审核人的姓名、日期。 ⑷卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。 六、案卷装订

1、案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订，图纸可以不装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订线应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。

2、装订时必须剔除金属物。