第2章 报表制作

大部分工作都是围绕“单元”进行的。

为了方便报表的制作，每一个单元赋予了唯一的名称，象A1、C12、FF2等等，前面的英文字母表示该单元所在的列，后面的数字则表示该单元所在的行，所以A1表示第一列第一行交叉处的单元，C12表示第三列第十二行交叉处的单元。报表中列的字母顺序依次为：A、B、C、D、??、Z、AA、BB、??、ZZ，行则按数字从1开始从小到大排列。单元名在以后的公式定义中是很重要的。

在编制报表的整个过程中，经常需要引用单元格，如公式SUM(B4，B7)中就引用了单元格B4和B7。引用单元格的情况大致有以下几种：

如果要引用

请使用

A8 B1：B15 E10：H10 2：2 2：10 F：F F：S A1：E5

在列A和行8中的单元格 属于列B和行1到行15中的单元格区域 属于行10和列E到列H中的单元格区域 行2中的所有单元格 列F中的所有单元格

从行2到行10中的所有单元格 从列F到列S中的所有单元格

从A列第1行到E列第5行的单元格区域

如果要改变单元的宽度、高度，可将鼠标移动至顶行（或最左列）两单元的交界处，按住鼠标左键左右拖动即可改变单元的宽度和高度。但是这样只能较粗略的改变单元的宽度和高度，若用户需要精确的控制单元的宽度和高度，可通过报表编辑菜单“编辑\\其它属性\\行高（列宽）”实现。

如果在当前单元处点击鼠标右键，屏幕将弹出一个纵向菜单，该弹出式菜单内有和本单元格式有关的功能，如“剪切”、“复制”、“粘贴”、“单元属性”等等。

2.2.2

边界

尽管报表中每一个单元有上、下、左、右四个边界线，但是本软件规定，每单元只拥有上、左2条边界，其它2条边界线分别属于下方和右侧的单元，所以在菜单中你能够修改上、左边界线的宽度、颜色。

2.2.3

保护

为了防止某些单元被他人更改或其它误操作而丢失，而引入了保护的概念，“保护”主要有以下2种用途：

1.防止被更改，设置“保护”对于有上下级关系的单位、上级单位设计好报表并下传以后，不希望下级单位擅自改动时很有用。

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报表处理系统

2.在以后对各下级单位的报表进行“同类报表汇总”功能时，对某些有行号的单元需要禁止汇总，那么也可以对这些单元设置保护。

经保护的单元左上角会出现一个红色的三角形以示区别。

当设置了保护以后，你还必须对报表设置口令，否则保护将无法生效。口令的设置功能在报表编辑菜单的“1.文件\\5.报表修改口令”。

取消“保护”的操作为一个逆向过程，即首先通过菜单“F.文件\\5.报表修改口令”输入口令，使当前单元由锁定状态转变为可编辑状态，然后再在当前单元的位置上单击鼠标右键，在随即弹出的菜单中单击一下“保护”菜单，当“保护”菜单左边的‘√’符号消失时，便表明取消“保护”的操作完成了。

2.2.4

组合

组合是很常用的单元功能，所谓单元“组合”就是将多个单元合并成为一个单元。组合单元的内容以参加组合的左上角第一个单元的内容为准。

该菜单同样适用于解除已组合的单元，报表的标题、表尾都是通过这样的组合方法得到的。

2.2.5

实表行列号

许多报表的内部本身就有“行号”，如下图 2.2-1所示的“资产负债表”：

图 2.2-1

报表中的当前单元的单元名为C7，即第7行第3列，而按照实际的行列号计算，应该为第2行第3列，为了便于记忆和以后的公式定义，你可以对该单元定义实表行列号，定义实表行列号操作在“定义实表行列号窗口”中进行。实表行列号的书写方法为 \\行\\列 ，如上述单元可定义为“\\2\\3”，同时也可定义相对于当前单元的后继几行几列所包括的单元的实表行列号，例如就针对图 2.2-1而言，当用户定义了C7单元的实表行列号以后，如果还设置了“自动定义后继1 行”，那么执行的结果是D8单元的实表行列号也将由系统自动计算得出。一旦定义了实表行列号后，在窗口左上角的当前单元名中将以该行列号显示。

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第2章 报表制作

2.3 报表编辑菜单

报表编辑还有一些重要功能没有被包括在弹出式菜单中，如打开、存入、单元内容清除、串替换、集中录入公式、平衡校验等等。

其中，成批打开可以根据筛选条件，同时打开多个文档。

提示：本系统中，在执行“另存为”命令时有一个特殊功能：将

当前报表转换成千元、万元、?、千万元报表。

单击菜单“文件\\另存为”后，系统首先弹出“确定报表文件”窗口，在该窗口中有一个“报表数据”参数，该参数的下拉框内容包括“原数据”、“化为千元”、“化为万元”、“化为十万元”、“化为百万元”和“化为千万元”。当用户选择了“原数据”外的任一选项时（即用户要进行金额单位调整），系统首先弹出窗口要求用户设置转换范围。

其中“转换录入的数字（非公式）”主要是指报表中手工录入的数据，一般包括报表的表头、表尾。

在有些报表中会含有“行次”栏目，行次一般用数字1、2、3?表示，这样在报表进行千元、万元等转化时，系统也会自动将它们转换成以千元、万元格式表示，这是不合乎常理的。但如果用户将“行次”栏设为保护状态，然后选中“（保护）的单元不转换”选项，这样便可避免上面所述现象的出现。如果用户需要禁止某些数据的转换，也可通过该选项进行控制。

另外，系统在另存为中还提供自动删除行、自动删除列的功能，如删除行，则以列为判定标准，如删除列，则以行为判定标准。

5、文件转换格式输出：

*.DBF格式：将现有文件以DBF格式输出。

*.XML格式：将现有文件以超文本文件导出，用于记录数据。 *.TXT格式：将现有文件以纯文本文件导出，使用本功能时，原文件中的图形、公式、单元风格等内容将被忽略。

*.DIF格式：将现有文件以DIF格式输出，它是Excel的文件格式之一。 ?只转换当前单元：指转换当前报表中某单元或某个单元中的文字、数字，并包括单元的组合格式。

6、转换Excel输出：此项功能可轻松地将当前整张报表或某个单元格的内容转换成Excel输出，并且提供3种不同层次的转换方式。

在您进行转换EXCEL输出前，必须确认计算机已安装了EXCEL应用程序，否则报表信息不能导出；在输出前必须进行报表计算，以确保结果的正确。上述两点确认后，系统弹出“EXCEL输出选择窗口”。

?只转换报表的数据：指转换当前报表中各单元或某个单元中的文字、

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数字，其中单元的组合格式在报表数据转换过程中保存。

?转换报表的格式与数据：此方式除了转换当前报表的数据外，还转换报表的格式，此处的“格式”仅包括表格线和数据在单元格中的对齐方式，对于报表中单元格的底色、文字的颜色、大小等等其它格式不能通过该方式转换输出。

?报表内容全部转换：是指将当前报表的内容原封不变地转换成Excel格式，例如：当用户对当前报表的某些单元格进行了边界宽度设置、字体颜色设置、以及行高、列宽的调整等操作后，要使转换成的Excel文件也保持该格式，那就应该选用该方式。

7、从EXCEL导入：此项功能可将用EXCEL制成的报表的内容导入本报表系统，并且提供3种不同层次的转换方式。

?只转换报表的数据：指转换当前EXCEL文件中各单元或某个单元中的数据，一般是对于相同格式的报表而言的。

?报表内容全部转换：是指将当前EXCEL文件报表的内容全部转换给本系统，生成的内容与原EXCEL文件的内容一样。当用户对EXCEL文件当前报表的某些单元格进行了边界宽度设置、字体颜色设置、以及行高、列宽的调整等操作后，要使本系统转换成的报表文件也保持该格式，那就应该选用该方式。

?转换报表的格式与数据：除了转换当前EXCEL文件报表的数据外，还转换EXCEL文件的格式，此处的“格式”仅包括表格线和数据在单元格中的对齐方式，对于报表中单元格的底色、文字的颜色、大小等等其它格式不能通过该方式转换输出。

在选择导入的报表时，可以选择第几张报表进行导入，如不选为全部导入。

8、报表修改口令：报表是企业重要的财务资料，一般都要经过授权的人员进行修改、处理，因此为了提高安全程度本系统提供对每张报表进行口令设置功能，由制表人自己设置口令及设置如下内容：（1）是否允许他人增删行列、（2）是否允许他人修改公式、（3）是否允许他人修改文字、（4）是否允许他人修改报表格式、（5）是否允许他人修改已设为“保护”的单元、（6）是否允许他人修改平衡校验公式。这些选择可以单选、多选或全选。一旦选择了某项（列如增删行列）他人不得修改，那么其他人打开该表时，表中的某项（如增删行列）即变成灰色了。如果要进行该项修改，必须知道口令才能进行操作。如果不需要口令设置了，也可进行解除，由原设置口令的操作员进行。

9、页面设置：此项功能可控制打印工作表的外观。可对工作表、表头、

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