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企业物资采购风险分析与防范

作者：计旭

来源：《中国经贸》2016年第05期

物资供应企业在采购过程中的重点工作包含如何降低采购成本、保证物资供应与防范采购风险三方面。企业物资采购风险通常是指采购过程可能出现的一些意外情况，包括众多因素，具体说来，如采购计划不准导致物资不能满足生产或造成积压、供应商交货不及时、货物不符合合同要求、供应商与业务人员之间暗中勾结等。 一、主要采购风险类别

采购风险贯穿于物资需求、采购、仓储、结算整个物资供应过程，按照采购业务的执行过程及业务属性，分成以下几个类别：

1.计划准确性风险。计划是采购的源头，计划风险是指采购计划管理不到位或不科学，与需求目标发生较大偏离，盲目或错误采购造成的风险。准确的采购计划包含采购物资完整、准确的信息，合理的采购数量和采购周期、准确的需求时间方面内容。

2.采购价格风险。采购价格是采购行中重点控制目标，是实现降低采购成本的重要途径。主要通过设置合理的采购条件、采购方式以及采购监督等途径降低采购价格。

3.合同管理风险。合同风险主要包含：合同签订双方的资质及合法地位、合同内容的合理性，合同文本存档保管、合同的执行全过程等。

5.物资到货及使用风险。物资到货不及时，生产断供带来的缺货风险；到货后，对数量、质量的验收不到位，形成的风险；

5.存货风险。一是采购量不足不能满足需要，造成缺货损失而引发的风险；二是采购量过多，造成大量资金积压，形成存储损耗风险；三是物资采购时对市场行情估计不准，盲目进货，造成跌价减值风险。

6.供应厂商风险。包含供货厂商的企业信誉、生产供货能力、产品质量保证、售后服务等方面不足带来的风险。

7.其它风险。业务责任心风险、预付款风险、企业信誉风险等方面。 二、采购风险的防范与控制

需要明确的是，采购风险是无法绝对避免的。在风险发生前的防范，风险发生后的控制就变得相当重要。如何实现有效的风险防范与控制，主要可以通过以下几个方面：

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1.建立、健全企业内控制度，加强教育，提高素质

首先，应建立、健全企业内控制度，加强内部审计与监督、监管能力，实现事前发现、事中监督、事后处理的工作目标。我公司对物资采购业务的监督主要通过质量价格监督管理部门、纪律检查部门、财务审计部门实现。

其次，加强对物资采购绩效考核。公司将采购任务和各项相关工作转化分解指标和责任，明确规定出工作质量与标准，分解，落实到各相关部门和个人，并结合经济效益进行考核，减少风险发生的因素。

最后，须加强对员工尤其是采购人员的培训、教育，不断增强法律意识，重视职业道德建设，依法、依制度办事，增强企业内部风险防控能力，从根本上杜绝人为原因形成的风险行为。

2.加强对物资采购全过程管理、全方位监督

物资采购全过程是指从信息搜集、计划整理、采购决策、合同签约、到货验收、仓储、领用及付款结算等所有环节的管理。全方位监督是指纪律检查、内控监督审计、制度考核等行为。科学规范的采购机制，不仅可以降低企业的物资采购价格，还可以提高物资采购质量。 （1）采购计划方面

①一般大型企业物资采购均有年度预算，一方面编制采购计划时须审核是否具备资金预算，符合采购程序；另一方面需要结合年度预算情况，实现部分物资的批量采购。

②采购人员须深入生产基层，搜集物资需求准确信息，核实物资采购计划的编制依据是否科学，采购目标与实现目标是否一致，采购数量、采购目标、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划是否有保证措施。

③采购目标需要结合社会产品技术进步情况，特殊产品密切关注政府政策法规以及企业资质证件的有效期，确定采购合理的采购数量和采购目标。

④搜集市场价格信息参考。充分利用专业化的信息网站，有助于采购人员更方便、更准确地获取信息，为评判供应商和产品提供依据。 （2）采购决策方面

根据采购物资属性以及资金使用情况，选择合适的采购方式，现阶段，我公司主要采用招标、专家评审或议标、部室内部评审等采购决策方式，确定交易条件即货物的品质、数量、包装、价格、交货和支付等内容。我公司将需求、决策与执行实行三分开，相互监督，采购决策过程中，公司质量价格管理部门与纪律检查部门负责全程参与决策过程，进行跟踪监督。

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采购过程中不仅仅是关注交易条件，选择供应商时，应对供应商的品牌、信誉、规模、销售业绩、研发等进行详细的调查，对供应商的质量水平、交货能力、价格水平、技术能力、服务等进行综合评估，并于部分供货厂商建立长久的战略协作关系。 3.合同签订及执行跟踪方面 （1）合同签订资质及文本审查

审查合同当事人是否具有主体资格、合同是否合法合规、是否反映双方真实意图，主要条款是否完备，文字表述是否准确。通过审查，可以及时发现和纠正在合同订立过程中出现的不合理、不合法现象，从而减少和避免经济合同纠纷的发生。 （2）合同执行审查

一是审查合同交货期、付款是否按合同执行；二是审查物资到货验收执行情况；三是对验收不合格物资控制执行情况；四是重视对合同条款有异议的处理。 （3）合同文本的存档保管

当前，合同纠纷日益增多，如果合同丢失，那么在处理纠纷时失去有利地位而遭受风险。因此加强合同管理，建立合同台帐、做好合同存档工作也是控制合同风险的一个重要方面。 4.到货与仓储方面

跟踪供货商送货情况，满足生产需要，同时严格按照合同标准，组织相关技术人员多方参与验收，减少验收环节存在的风险。我公司实行的代储管理，物资到货后物权仍属供货厂商，公司应注意物资的保管保养，避免不正常保管引起的经济纠纷。还有，必须及时将采购物资投入使用，并在使用前后取得供货工商协定的技术支持或服务，减少因不正常使用形成的损失。 5.付款结算方面

在结算方面，尽量减少预付款的支出，必须预付款的及时要求到货并取得正式发票；形成应付款的，再付款时应对有质保金特殊要求的物资区别管理，按合同应付款、质保金到期的须及时付款，避免影响企业信誉。