秘书学概论大学期末考试复习题 下载本文

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论述题

1. 秘书的涵义是什么?秘书的类别和层次是什么?

答:秘书:掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。 类别:1)机关秘书2)企业秘书3)私人秘书4)商业秘书5)涉外秘书 层次:1)高级秘书2)中级秘书3)初级秘书 2. 秘书工作的主要内容是什么?其主要特点是社么?

答:主要内容:1)文书撰写2)文书制作3)文书处理4)档案管理5)会议组织6)调查研究7)信息资料工作8)信仿工作9)接待工作10)协调工作11)督查工作12)日程安排13)日常事务14)办公室管理15)其他临时交办事项 特点:1)辅助性2)综合性3)机密性4)服务性 3.什么是秘书学?秘书学主要研究哪些内容?

答:秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科,是一门综合性,应用性的科学。

秘书学研究内容:(1)研究我国秘书工作的现状,了解内容、性质与作用,掌握其规律、程序与方法;(2)研究中央秘书机关对秘书工作的指示、规范与要求;(3)研究我国古代秘书工作和外国秘书工作经验,批判地继承古代秘书工作遣产,借鉴与吸收外国秘书工作的有益成分。(4)研究秘书人员应有的知识、能力、修养、素质及职业道德,了解秘书的任职资格与要求;(5)研究秘书学与相关学科的关系,以促使秘书学的丰富与发展。

4.秘书工作机构设置原则是什么?秘书工作机构的性质是什么?

答:设置原则:一是精简原则;二是纵向层次量少;三是横向幅度可适当加大。 性质:1)机密性2)辅助性3)综合性4)服务性

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5.秘书工作机构是的职能是什么?秘书工作机构的原则是什么?

答:职能:1)助手职能2)参谋职能3)枢纽职能4)协调职能5)保密职能6)公关职能 工作原则:1)明确职责、权限、目标、任务2)制定秘书工作的各项制度和标准3)分清主次,有条不紊4)科学地安排工作程序5)准确细致,切实无误6)迅速果断,讲求时效7)忠到职守,安于职分8)加强教育、管理,不断提高素质、能力 6.秘书班子怎样才能做到群体优化?

答:秘书群体的科学组合应遵从“异质结合”的原则,即由不同的专长,学历、能力、年龄、以及性格、性别的人员组合。群体优化的第二个条件是合理分工,密切合作。分工的原则是职才相适,要使职得其人,人尽其才。 7.秘书部门管理包括哪些内容?

答:1)机构与部门职责2)岗位责任制3)工作程序和工作方法4)信息系统5)办公自动化

8.秘书应具备哪些能力?

答:1)写作能力2)口头表达能力3)听知能力4)阅读概括能力5)社交活动能力6)协调能力7)观察分析能力8)应变能力9)使用先进办公器械的能力10)预测能力 9.秘书应当具有哪些职业道德?

答:1)忠于职守2)严守机密3)恪守信用4)文明礼貌5)廉法奉公 10.秘书处理人际关系一般准则有哪些?

答:1)尊重 2)礼貌 3)乐于助人 4)赞美他人 5)宽容与体谅 6)公允

论述题(第五章至第六章)

1. 秘书人员的办公室管理有哪些方面?

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答:广义的办公室管理既包括办公室环境与物业的管理,又包括办公人员的行为管理。 2. 秘书人员的接待工作应当遵循哪些原则?秘书人员应当怎样做好日程安排工作? 答:原则:1)文明礼貌 2)负责 3)与人方便 4)讲求时效 5)按制度办事 6)遵守纪律

安排工作:1)服从于组织的总目标和整体计划 2)区分轻重缓急 3)随时补充、调整 4)提示和督促 5)酌留弹性、劳逸结合 3. 督查工作应遵循哪些原则和程序?

答:原则:1)领导负责 2)分级负责 3)实事求是 4)不直接办案 5)讲求时效 程序:1)查办立项 2)查办通知 3)催办 4)直接调查 5)商讨处理 6)结案反馈 7)立卷归档

4. 秘书保密工作主要有哪些方面?有什么意义?保密工作的方针是什么?

答:方面:(1)文件保密 (2)会议保密 (3)通迅保密 (4)电脑保密 (5)涉外保密

意义:(1)在政治上,保障国家安全 (2)在军事上,确保战争胜利 (3)在经济上,是保障国家利益,取得竞争胜利的重要条件

方针:(1)积极参与防范 (2)突出重点 (3)既确保国家机密,又便利各项工作。

5. 秘书应怎样管理并使用公章和介绍信?

答:公章的保管:公章由单位主管指定专人(一般为秘书)保管并使用。公章应放置在机要室或办公室装锁的抽屉或保险箱内,钥匙不可挂在抽屉或保险箱上,应由保管人随身携带,也不可委托他人代管。

公章的使用:盖用单位公章,必须由单位主要负责人或主要负责人授权的专人审核签

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名批准,并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等用项详细登记。 介绍信的保管:正式介绍信通常为专门印制并有编号,如联系一般事务也有以单位信笺代替者。介绍信一般和公章由同一人保管并使用,与公章须同等重视,不可缺页或丢失。

介绍信的使用:凡领用介绍者须主管批准,秘书不得擅自开具发放。开具介绍信时应由秘书自己填写领用人姓名、身份,去往何单位、联系保业务、领用日期、有效期限等项,正本和存根必须一致。与落款处及骑缝线上应加盖两次公章。秘书不得委托他人或让领用人自己填写盖章,尤其不得将空白介绍信或单位信笺加盖公章后交给领用人,否则,出了事故秘书要负责任。

6. 秘书为什么要做好值班工作?

答:一般的政府机关、企事业单位的行政部门都是实行8小时工作制。白天工作,夜间休息。我国还实行每周双休日制。这样,一年365天,有52个星期六、日,再加上10天法定假日,共有116天是非工作日。可是交通、生产、医疗、安全等部门都是每日24小时连续工作的,何况业务联系、人来人往、信息传递、自然变化也不可能都限制在工作时日之内,尤其是国际交往、世界性业务还涉及到不同时区,这些都需要行政部门采取补充办法,就有了秘书的值班工作。在节假日也安排人员值班,以维持机关、单位不停地运转,各项工作不至于中断或延误。

7. 秘书写作有哪些特点?其过程是怎样的? 答:特点:1)代单位立言,非个人意愿 2)集体成果,非个人创作

3)内容真实、实用、客观、符合政策 4)语言要求流畅、平实、简洁、规范

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