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⑤、图像处理。包括用光学字符阅读器直接将印刷体字母和数字输入计算机，用光电扫描仪或数字化仪将图形文字输入计算机。有的OA系统配置图像处理系统，它具有图像识别、增强、压缩和复原等功能。 （六） 资源管理

各个单位尤其是一些大、中型单位，在处理日常的办公事务中，经常需要查询有关的数据信息。因此，需要建立一个全局性的综合数据库系统，以供有关部门共享数据信息。办公自动化系统是一个人机结合，由大容量数据库支持对信息进行收集、传递、存储、加工、维护和使用的系统。 （七） 决策支持

决策支持建立在信息管理的基础之上，使用大型数据库提供的有关信息，针对各种需要做出决策的问题，利用经验构成的或理论的决策模型，结合有关内部和外部的信息，由计算机执行决策程序，作出决策。

办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。 这些都需要办公自动化的辅助。随着3G移动网络的部署，办公自动化已经进入了移动时代。它将原有办公自动化系统上的公文、通讯录、日程、文件管理、通知公告等功能迁移到手机，工作人员可以随时随地进行掌上办

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公，成为管理者、市场人员等贴心的移动办公系统。 三、秘书在办公中的必备技能

在信息社会里，虽然秘书人员对上司的辅助越来越成为一种高智能的管理活动但是大量的具体事务的处理任然需要的熟练的工作技能。

（一）现代办公设备的使用技能

秘书人员的主要工作场所是在办公室，办公室的设备是秘书经常是经常使用的工具，因此秘书应学习和掌握打印机、复印机、速印机、传真机、扫描仪、数码相机、刻录机、移动办公设备和其他辅助办公设备的操作技能。

（二）常用办公软件的使用技能

计算机是办公室里的主要设备，而计算机的运行必须要使用软件。首先是计算机中英文输入的技能，输入速度达标是每分钟60个字符。还有使用办公软件的技能，如Word、Excel、Power-point等软件的操作使用。Word软件主要掌握文字处理的基本规范和复杂文档的制作方法；Excel软件主要掌握一般表格处理和较复杂的表格数据分析与处理；Power-point主要掌握一般演示文稿的创建、编辑于修饰，以及较复杂的链接、动画和配色方案等。 （三）网络办公技能

网络办公是指秘书应用互联网技术和资源并基于网络处理各种办公事务。②网络不仅具备了在线办公的技术基础，而且为在线办公提供了大量资源，而且网络即时通信技术可使秘书不受时间、空间的

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限制沟通信息。OA网络办公软件在会议管理、文档管理、软件加密、移动商务办公、硬件网络视频会议和软件网络视频会议中都有强大运用。

（八） 文案处理技能

作为秘书人员，经常要从事文字工作，书法、速记、编辑、校对、装订文件便成了办公人员必不可少的基本技能。虽然文案处理的内容和要求没有发生较多变化，但是OA系统的应用却大大提高了文案处理的效率。并成为文案处理必不可少的工具。 四、办公自动化在秘书工作中的作用

（一）有利于提高秘书工作的办公质量和效率

由于秘书工作的特殊性，使秘书工作会直接影响办公室的管理执行力和工作效率，同时秘书工作又是基础性的工作，需要拥有许多基本的素质和技术。如何做好秘书工作，合理的利用各种办公设备成为管理工作特别是办公室管理的重点，可以从以下几个方面来阐述： 1、文字写作，公文管理

在传统的办公方式中，文稿的形成需要秘书人员在纸上起草，反复修改、誊清、校对。而采用以微处理器为核心的计算机，可以用键盘将文稿输入，利用文字处理软件的增、删、改等编辑功能，在屏幕上进行修改。可以通过打印机印出所希望的字体、字号、颜色的书面文稿。这样一来，键盘操作→屏幕编辑→自动打印的过程,就代替了纸笔起草→修改誊抄→核对→修改→印出这个繁琐过程，从而提高了办公效率。文稿归档后可随时检索、自动打印等，提高了办公质量。

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2、日程管理，优化时间

日程管理，像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，这些需要秘书做好事前的“时间计划”，“日程视图”，通过实现办公自动化能够一目了然地掌握应该处理的工作，对工作的安排做到心中有数，从容的面对。现代企业通常有多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公，秘书人员只需要将各种文件及办理的事件通过电子办公上传或下达，不需要通过快递或人工送达，这不仅节省了秘书人员的时间，也提高了工作的效率。

3、表单流程，效率管理

秘书工作在日常工作中，经常碰到有人跨越管理规定，不照流程做事。我们都知道，各个单位都存在着大量流程化的工作，如遇到一份文件需要多个领导的审阅和批示，按照传统的有秘书人员送达和提示的话有可能因为其中一个领导的出差或公务繁忙而延误了公文传给下一给领导审批的时间，影响了文件的时效性；同时也可能使文件在传送的过程中丢失或损坏，这不仅给秘书人员的工作带来了不便，而且也会带给秘书人员陷入两难的困境。因此，通过表单流程的自动化，将管理表格按既定的工作程序和规范流程传送给领导审查，这不仅大大提高了工作效率，而且增强了管理的严肃性。

4、信息共享与交流，沟通管理

在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如建立内部电子邮件、电子公告、电子论坛，使内部的规章制度、新闻简报、技术

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交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。在日常工作中，秘书往往是重要信息的掌握者，通过办公自动化的信息共享与交流，能使单位内部因信息透明、沟通及时，而营造出和谐的人文环境，从而显著提高工作效率，同时能使企业内部信息的共享与交流能够更加通畅，更加正规化。秘书人员也会因消息发布与沟通更为得当，从而使自身的工作更有成效。

5、档案规划，文件管理

档案管理是秘书人员日常工作比较繁重的工作内容之一。在企事业单位，因日常工作积累的文件、档案大量存在。有些单位设有专职档案管理人员的，秘书人员需要将工作中的文件一一整理送交归档，如果领导需要查阅再借出，阅读完后再归还，如此往复，浪费大量时间。通过电子文件柜的形式实现文档的保管，使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用，方便查找。实现办公自动化以后方便了档案在多人的时间里的归还、借阅、入库等等工作，大大提高了工作效率，减少了秘书的工作负荷。 （二）有利于促进秘书工作的办公管理的一体化

各个办公部门都有大量的事务工作需要处理。如文字处理、个人日程安排、个人文件库管理、邮件处理、文档资料管理、编辑排版等，这些办公事务量大重复、业务繁忙。而实现办公自动化以后可以利用这些硬件、软件设备来处理办公事务、机关行政事务，大大提高了工作效率、降低了办公成本和人力。

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