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小微企业怎样运用EXCEL进行工资核算

作者：张斓

来源：《商业经济》2015年第02期

[摘 要] 工资核算是企业日常管理工作之一，工资费用也是产品成本的重要组成部分。对于小规模企业，手工核算占用财务人员大量的精力和时间且容易出错，而使用Excel进行工资管理不但成本低廉，维护简单，且能满足企业灵活多变的实际需求。使用IF函数对职级工资进行嵌套，并使用自动填充柄向下填充，奖金使用链接公式并自动填充，应发合计用SUM函数完成后向下填充，用IF函数求出病事假扣款、所得税，最后用IF函数求得实发工资。既降低了财务软件的购置成本，也减轻了财务人员日常工作量。 [关键词] 小微企业;EXCEL运用;工资核算 [中图分类号] F230 [文献标识码] B

工资核算;是每个单位财会部门最基本的业务之一，不仅关系到职工切身利益，;也是直接影响产品成本的重要因素。对于小规模企业，手工核算占用财务人员大量的精力和时间且容易出错;使用专业的工资管理软件则成本相对较高，且当工资项目频繁调整、员工频繁变动时，由于通用工资管理软件可供修改的权限有限，需专业人员进行系统维护。而使用Excel进行工资管理不但成本低廉，维护简单，且更能适应企业灵活多变的实际需求，从而有效提高工资核算的准确性和及时性。

使用Excel进行工资处理，通过基本信息等项目设置和工资计算项目公式设定，企业能够系统管理员工的工资数据，轻松计算个人所得税、汇总工资数据、完成工资分摊等工作。 以本市小型工业企业固桥预应力机具、锚具公司为例，运用Excel建立工资表，内容如下图1： 工资表

表中职工基本信息如编号、姓名、性别、年龄、部门、人员类别、基本工资等，依据实际情况直接录入即可。需计算的项目主要运用IF函数完成。

IF（logical_test，value_if_true，value_if_false），意为执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果，通常使用IF函数对数值和公式进行条件检测。其中Logical_test表示逻辑判断值或表达式，Value_if_true是logical_test为TRUE时应执行的结果，Value_if_false则是logical_test为FALSE时应执行的结果。 具体设置如下：

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一、职级工资

根据公司规定，行政管理岗职级工资1100元，车间管理岗1200元，工人1300元，此时选定H2单元格，运用IF函数嵌套，公式为IF（F2=“管理”，1100，IF（F2=“工人”，1300，1200）），完成后使用自动填充柄向下填充。意为人员类别为“管理”者职级工资1100，“工人”1300，余者1200。 二、奖金

奖金是固桥公司根据员工工作绩效制定的工资计算附加项目，选取与工资表同工作簿的空白工作表建立奖金表，根据当月实际情况录入数据并计算出应发奖金项目，然后返回工资表奖金字段下I2单元格，输入等号，选取奖金表中应发奖金字段下G2单元格，按回车键完成链接公式。意为工资表中奖金数据来源于奖金表中应发奖金项目。最后使用自动填充柄向下填充。 三、应发合计

应发合计为工资表中所有增项之和，可使用SUM函数完成后向下填充。 四、病事假扣款 （一）事假扣款

固桥公司规定请假天数不超过10天者，按日工资*请假天数扣除（日工资为应发合计除以月工作天数22天），超过10天，工人扣完应发合计项，余者扣除应发合计的85%。公式为IF（K2<=10，K2*J2/22，IF（F2=\工人\，J2，J2*0.85））。 （二）病假扣款

固桥公司规定病假天数不超过10天者，工人扣除应发合计的20%，非工人扣除应发合计的10%;超过10天，工人扣除应发合计的50%，非工人扣除应发合计的40%。公式为IF（M2=0，0，IF（M2>=10，IF（F2=“工人”，J2*50%，J2*40%），IF（F2=“工人”，J2*20%，J2*10%））），完成后向下填充。意为病假0天，扣0元;病假超过10天为工人者扣应发合计的50%，余者40%;小于10天为工人者扣应发合计的20%，余者10%。

公式首先考虑病假天数为0时不扣款，因为当IF函数判断病假天数小于10天这个条件时还存在0天这一可能性，如果不预先加以限制，计算结果仍会执行20%或10%的扣率。前述事假扣款则不存在此问题，因其扣款公式中与天数有相乘的关系，天数为0，扣款自然为0。 本月00003号职工请事假3天，00008号职工病假7天，录入请假天数后，根据已设置公式，工资表相应数据即会发生变动。

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五、扣款合计、应发工资

扣款合计为工资中除代扣税外所有减项之和，固桥公司目前只有病事假扣款为减项，二者相加即可。表中应发工资项目=所有增项之和（应发合计）-所有减项之和（扣款合计）=J2-O2。

六、所得税

依据最新个人工资薪金所得税税率表，运用IF函数，公式为：

IF（（P2-3500）<=0，0，IF（（P2-3500）<=1500，（P2-3500）*0.03，IF（（P2-3500）<=4500，（P2-3500）*0.1-105，IF（（P2-3500）<=9000，（P2-3500）*0.2-555，IF（（P2-3500）<=35000，（P2-3500）*0.25-1005，IF（（P2-3500）<=55000，（P2-3500）*0.3-2755，IF（（P2-3500）<=80000，（P2-3500）*0.35-5505，（P2-3500）*0.45-13505）））））））。

此为IF函数自身嵌套，意为P2单元格应发工资数额不超过起征点3500元时，不扣税;超出起征点的部分小于等于1500时，对超出部分使用3%的税率;超出额大于1500小于等于4500时，对超出部分使用10%的税率并扣除速算扣除数105……以此类推直至完成公式。 七、实发工资

实发工资=应发工资-所得税=P2-Q2

完成了表中工资计算工作后，通常财务部门还需根据工资数据进行工资费用分配，编制相应的会计分录。

此时，可在表中人员类别旁插入一列，根据人员类别设置相应的会计科目，运用IF函数求得相应费用归结项目，公式为：IF（F2=“管理”，“管理费用”，IF（F2=“工人”，“生产成本”，“制造费用”）。

最后，依据数据透视表工作向导创建数据透视表，将部门拖至列字段、会计科目拖至行字段、应发工资拖至数据项即可。通过数据透视表，可以随时查询按部门或者是其他项目来分类汇总的工资费用的归属情况。

建立好某月工资表后，表中很多基本数据如标题行、编号、姓名和部门、基本工资、职级工资等列的具体内容，都不会发生大的变化，可以留待下月复制后直接利用，只需将会发生变化的诸如病事假天数、奖金表中的时数、绩效等数据清零即可。

依照上述操作步骤，小微企业财务人员可以轻松借助Excel完成工资管理系统的设计，简单高效，方便灵活，既降低了财务软件的购置成本，也减轻了财务人员日常工作量。