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信息时代会计资料无纸化管理研究及走向

作者：黄倩

来源：《财会学习》2018年第09期

摘要：随着科学技术的不断发展，人们对于环境的保护也越来越重视，而绿化就是其中非常重要的一环，因此资料无纸化管理被提上日程，其作为一种新兴的绿色管理方式被大力提倡。它不仅可以有效的保护环境，更方便了人们保存、查阅资料等。然而，由于技术和管理制度的不成熟，但是资料无纸化管理系统仍然存在一些不足。本文就对会计资料无纸化管理系统的不足召开了研究并提出了相应意见，希望可以为会计事业方面提供一些帮助。 关键词：信息时代；无纸化管理；会计资料

随着时代的不断前进，人们生活的方方面面不断地向电子信息化靠拢，电子商务等新型事物迅速发展，导致了大量电子财会资料的产生，对我国传统的会计观念造成了冲击，从此，会计资料无纸化管理成为了相关研究人员的新课题。2013年，我国财政部颁发《企业会计信息化工作规范》，其中第一次提出“会计资料的无纸化”的理念，意味着我国传统财会理念有了一次重大突破。近年来，电子信息技术越来越成熟，从根本上保障了会计资料电子化的实施，而《电子签名法》等相关法律法规的颁发则从政策上保证了电子会计资料的真实性和有效性。会计资料无纸化的实施对于环境保护来说同样是喜事一件，其节省了因资料记录而产生的纸张、油墨上的浪费，还提高了调阅的方便性。

信息时代带来了电子商务的发展，改变了人们传统的交易方式，同时也产生了大量的电子订单、发票等电子凭证，展示了未来无纸化的明确走向。然而，由于目前技术并不完善，容易导致财会信息在采集、保管的过程中都存在着危险，因此一旦因为忘记备份、设备损坏等设备意外或者人为失误导致信息丢失，就可能造成巨大损失。 （一）财会人员综合素质不过关

由于财会行业的特殊性导致目前各企业财会人员中大部分年龄都较大，他们大部分都因为思维固化而依旧倾向于传统记录方式，对资料无纸化管理方式存在抵触心理，因此导致大部分企业仍是采用纸张记录的方式来进行信息的保存和传递。同时资料无纸化管理也意味着要熟悉网络、电商和会计电子计算等方面的相关知识，因此大部分财会人员并不能熟悉的使用会计软件和网络系统进行无纸化会计处理。这些都对会计资料无纸化管理进程造成了极大影响。 （二）无纸化管理系统不完善

会计材料的无纸化并不只是把纸质文件转化为电子文件。由于各企业、单位的财会部门的会计信息来源遍布各处，所以想要实施无纸化管理必须要结合业务流程设计、业务系统改革以及财会档案资料系统等进行全方位的考虑，同时，还要保证电子会计资料具有充分的真实性和

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有效性，否则，会计资料无纸化管理系统带给人们的就不再是便捷，而是毁灭性的打击。所以建立会计资料无纸化管理系统是一个非常复杂的系统性工程。 （三）电子信息并不安全

由于企业的财务部门所记录的财务信息中包含了大量的用户信息和商业机密，一旦信息发生泄露，后果不堪设想。而在信息时代下，互联网自身所拥有的开放性以及一些非法分子的非法手段都给会计资料无纸化带来了巨大的风险。目前来看，存在设备损坏、数据泄露、数据遗失等几个主要风险：由于电子信息目前主要是以磁盘为媒介进行储存，所以一旦储存设备出现损失，那么其中的数据也将随之损坏；在网络发达的现代，一些不法分子通过制造病毒等高超的非法手段对电子数据信息进行恶意操作，让企业的会计信息在不知不觉中被窃取甚至篡改；由于企业所产生的会计信息数据量庞大，因此一般采用大容量磁盘来进行储存，然而随着技术的不断发展，系统不断升级，老一代的此盘很可能因为数据格式、加密方式等问题与现代系统不兼容而导致信息无法查阅甚至遗失。所以，目前电子信息储存仍有较大风险。

随着信息时代的不断发展，信息保存管理必将倾向于无纸化管理系统，因此时代对于无纸化管理系统的要求不只是技术上的，更是从长远的角度立足实际来看，必须全面改善电子信息储存的相关环境，确保信息安全，实现会计资料无纸化管理，形成规范的信息无纸化管理系统。

（一）提高管理人员的综合素质

通过组织信息技术展示等活动改善财会工作人员对无纸化管理系统的相关认知，让他们充分了解会计信息无纸化管理的必要性；通过对相关工作人的培训来增加他们对于会计资料无纸化管理的专业知识储备，让他们了解会计资料无纸化管理系统中的技术方法、注意事项等；加强工作人员对相关法律法规的学习，让他们能够在会计信息无纸化管理系统在发展过程中规避违法违规的误区。同时注意引进集数据处理、设备软件维护、企业资源管理等技能于一身的综合性人才。努力提高企业财会工作人员的综合素质，推动会计资料无纸化管理系统的发展进程。

（二）严格设计、执行会计资料无纸化管理系统

会计资料无纸化管理系统的顺利组建进行需要多个部门通力合作，组建综合小组，通过对会计资料无纸化管理项目的评审来确保会计资料无纸化管理系统的正常运行。同时各企业应当实现会计信息的分类汇总，通过对不同类别的信息进行不同的管理方法来规避系统的缺陷。加强对整个系统的综合测评来随时完善会计资料无纸化管理系统。 （三）加强电子信息安全

首先，通过对信息储存设备的严格管理来防止信息的泄露、遗失，尽量减少其他人员与信息储存设备的接触，以确保信息储存环境的安全；通过对不同人员设置不同权限来限制信息流

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通、查阅；通过加强防火墙建设、信息加密储存等技术手段防止不法分子篡改和窃取相关信息数据。同时，还应当通过对数据的积极备份，防止因为系统更新导致不兼容，储存的信息数据也因此无法读取甚至遗失。

在信息时代高速发展的背景下，会计资料无纸化管理是未来发展的必然走向。会计资料无纸化管理系统极大地减少了人们发展过程中对大自然的破坏，还大大提高了工作人员的工作效率。目前来说，我国应当通过对信息技术的充分利用来建立并完善会计资料无纸化管理系统，并且提高管理人员的素质，加强对信息安全的保护。只有这样才能跟上时代的脚步，顺应时代发展。 参考文献：

[1]邓晓艳.对税务档案管理无纸化建设的再思考[J].北京档案，2016（10）：26-27. [2]王礁.人事档案信息管理无纸化与保密措施的分析[J].办公室业务，2016（18）：117. （作者单位：河北省水利水电勘测设计研究院）