XXX股份有限公司 文件控制程序 5.3 文件的管理：

5.3.1 管理系统手册、程序文件、工作指示文件的管理

编制《文件目录》或《受控文件清单》对程序文件和工作指示文件分别管理，文件发布、新增发布前要经过审核和批准，填写《文件会审单》，审核通过后发行；修订后再发布前重新审核和批准，填写《文件更改单》，审核通过后再发行；文件的发行通过填写《文件发放回收登记表》发行，并同时起草下发知识产权管理文件，通知企业知识产权管理体系覆盖的所有部门从即日起执行；一、二、三级文件的任何修改都做改版处理。文件作废需通过《文件处理审批单》审批后执行，纸质作废文件需加盖”作废文件”章由文控中心保管，电子件作废需在文件名上加注“作废”字样。

内部文件制订、修改、审批、批准权限如下：

NO 1 2 3 7 文件级别 一级文件（管理手册） 二级文件（程序文件） 三级文件（制度文件） 四级文件（记录文件） 制订 体系部 各部门 各部门 各部门 审核 管理者代表 部门主管或以上 部门主管或以上 工程师或以上 批准 管理者代表 管理者代表 管理者代表 部门主管或以上 5.3.2 记录类文件的管理

记录文件的管理参考《IPCX-002外来文件和记录控制程序》，表单由《记录文件清单》和《记录清单台账》进行管理。

5.3.3 外来文件的管理

1) 外来文件以原文件名称和编号为索引，不再另行编号，编制《外来文件记录清单》，记录文件名名称、编号、修订或实施日期、收集日期、文件来源、主要执行部门等进行管理。 2) 外来文件均以电子文件的形式进行发放，如有纸档原稿文件交由文控中心保管。

3) 主要执行部门应及时关注外来文件更新状态，并收集最新版本，纸档文件加盖“作废文件”印章，按作废文件处理。

5.3.4 电子文件的管理

由电脑操作员用其他分区的硬盘备份存档（网管设置权限），备份盘作好防尘、防磁、防毒、防静电等工作，根据情况按日期或类型进行识别检索，并定期对电脑进行杀毒、升级和维护，确保文件不丢失，电子文件保管人员应将文件设置密码保护，或设成只读，定期复查，未经授权人许可，任何人不得进行拷贝和外传，如需更新电子文件，则将旧文件直接删除，保留最新版本文件（如有需要可自行设置旧版本文件夹，隔离保存）。

5.3.5 文件的储存与保管

1) 所有文件可以用纸档或电子档保存，电子档保存要备份； 2) 失效文件的保存期限

a. 一、二级、三级文件保存五年以上； b. 四级文件保存三年以上；

5.3.6文件的保密管理

1）密级及范围： 公司保密事项分为绝密、机密和秘密三种密级： a. 专利技术、专有技术、引进技术的核心部分为绝密级； b. 公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料、公司的规划、财务报表、

统计资料、重要会议记录、公司经营情况等为机密级； c. 公司知识产权管理体系一、二、三级文件，人事档案，合同、协议（涉及公司重要信息的），

员工工资性收入，尚未进入市场或未公开的各类信息为秘密级； d.公司一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料、规章制度等内部文件不属于保密范围。

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XXX股份有限公司 文件控制程序 2）保密期限：一般绝密级事项保密期限为10年，机密级事项保密期限为5年，秘密级事项保

密期限为3年。

具体管理参见《IPCX-014保密管理程序》 6 相关文件

6.1 IPCX-002外来文件和记录控制程序 6.2 IPCX-014保密管理程序 7 相关记录 7.1 记录表单 序号 1 2 3 4 5 6 8 流程图

开始 A表格名称 文件目录 文件会审单 文件发放回收登记表 文件借阅表 文件更改单 文件处理审批单 表格编号 IPJL422-01 IPJL422-76 IPJL422-02 IPJL422-03 IPJL422-04 IPJL422-05 使用部门 体系部 体系部 体系部 体系部 体系部 体系部 相关部门 各部门 各部门 各部门 各部门 各部门 各部门 归档部门 体系部 体系部 体系部 体系部 体系部 体系部 文件制定 纸质文件发放 文件编号 文件补/增发申请 遗失/损毁/增加 文件使用/执行 NG 文件更改 NG 文控初审 OK 审批/会签 OK 登记 文件回收 电子文件发放 文件作废 A结束 第5页 共5页

XXX股份有限公司 外来文件和记录控制程序

外来文件和记录控制程序 LOGO

文 件 编 号 受 控 状 态 生 效 日 期 IPCX-002 受控 2019-08-01 版 本 密 级 页 数 A0 秘密 4 修 订 履 历

序号 1 版本 A0 修订内容 新版发行 修订人 XXX 生效日期 2019-08-01 审 核 XXX 2019-07-05 批 准 第1页 共4页

XXX 2019-07-10 XXX股份有限公司 外来文件和记录控制程序 1 目的

1.1 对公司涉及的知识产权相关外来文件和记录文件进行管理控制，明确相关文件的标识、贮存、保护、检索、保存和处置方法，确保对相关文件的有效控制，特制定本程序。 2 适用范围

2.1适用于本公司知识产权相关外来文件和记录文件的管理与控制。 3 参考文件

3.1 GB/T 29490-2013《企业知识产权管理规范》 4 术语及定义

4.1记录：根据公司体系文件规定实施的活动或服务中所产生的记录，以作为本公司体系运行有效性的客观书面证据。 5 职责

5.1各相关部门：本部门使用表单的制定，并负责本部门产生的记录的收集、汇总、整理、编目、装订和保

存期内的保管，以及过期记录的自行处理。

5.2体系部：负责公司各类管理体系表单、记录的收集、汇总、整理、编目、装订和保存，以及过期记录的

定期销毁，包括表单编号及发行的管制。

5.3管理者代表：表单制定、修改、废止的核准，包括记录管理的监督。 6 程序内容

6.1表单制定和修改

6.1.1 各部门应依据程序文件、作业标准指导文件所叙述的方法、要求或者指示执行编制记录所需的表单，表单必须清楚标明名称，且应覆盖体系的所有规定过程及所有活动。 6.1.2各部门经理应确实审查所需表单的编制及其适宜性与完整性。

6.1.3所有新表单的制定，均要经由管理者代表审核通过后，方可提交体系部进行编号、登记和发行。 6.1.4表单修改时，由相应部门领导确认无误后，提交体系部，由管理者代表审核通过后，回收旧版、发行新版。

6.2表单的登记、发行

6.2.1各部门将编制的表单，经规定权责人员审批后，送交体系部管理。

6.2.2体系部对表单实施编号和发行；由有权人员将表单上传至公共文件夹共享也视为发行。

6.2.3体系部编制《记录文件清单》对表单进行管理，如有更改，应及时对外公布，以便各部门查阅和检查

所用表单是否为最新版本。

6.2.4表单的版本控制，当表单只做格式上的调整，其记录内容的要求没有发生改变或增减时，不做改版处

理，此时可由体系部直接更换即可，如果表单中的重要栏目和追溯栏目发生改变或增减时，必须改版。

6.3记录填写要求

6.3.1各部门根据工作需要填写相应的表单，以产生记录。 6.3.2记录要求

1）记录应字迹清晰，易于辨认，对于表格中重要的和追溯性栏目（如合同号、日期等），填写时不准遗漏。

2）记录因书写错误修改时，可用双横线将错误内容划掉，重新书写正确内容，对于重要的和具有追溯

性字段的修改，修改者应在旁边签名并注明日期；记录修改时不能使用涂改液，不能将错误内容修改得看不清楚。

3）记录中不需要填写的项目或栏目可以“/”划掉。 6.4记录确认、收集、整理、编目、装订

6.4.1记录填写完毕后，必要时由填写人的直接上级确认记录的完整性和真实性。 6.4.2具体有关记录的审批权则根据记录本身的特性而定。

6.4.3各部门负责对本部门产生的记录进行收集、整理、编目、装订。

6.4.4记录一般以时间先后的顺序，根据实际情况按相应的时间期限（周、月、季、年）收集，填写《记录

清单台帐》，以记录名称或编码分类标识（记录名称、保存期限等），编目、装订成册进行归档保存。

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