XXX股份有限公司 合同管理控制程序 5.3合同签订

5.3.1经总经理审批后方可与对方签订正式合同。

5.3.2 所有对外签署的合同或协议需要加盖公章、合同专用章时都必须提交《合同知识产权审查表》，方

可对外签订合同。已审批受控的既定合同模板除外。

5.4 合同修改

5.4.1合同审批与执行过程中，合同双方提出调整要求时，应当与对方协商一致，达成修订意向，重新合同审批。

5.5 合同保管

5.5.1签订部门对本部门合同作好记录。

5.5.2各部门妥善保存有关记录，按《IPCX-002外来文件和记录控制程序》管理。 6 参考文件

IPCX-002《外来文件和记录控制程序》 7 相关记录

7.1记录表单 序号 1

8 流程图

表格名称 合同知识产权审查表 表格编号 IPJL750-30 使用部门 各部门 相关部门 各部门 归档部门 知识产权部 合同草拟 负责人确认 OK NG NG 审查分析 OK NG 批准 OK 合同更改 合同签订执行 合同保管 第3页 共3页

XXX股份有限公司 保密管理控制程序

保密管理控制程序 LOGO

文 件 编 号 受 控 状 态 生 效 日 期 IPCX-014 受控 2019-08-01 版 本 密 级 页 数 A0 秘密 6 修 订 履 历

序号 1 版本 A0 修订内容 新版发行 修订人 XXX 生效日期 2019-08-01 审 核 XXX 2019-07-05 批 准 第1页 共6页

XXX 2019-07-10 XXX股份有限公司 保密管理控制程序 1

目的

1.1 为了规范保密管理工作，对保密过程进行有效控制，防止泄密行为的发生，特制定本管理程序。 2 适用范围

2.1适用于本公司保密事项全过程的管理。 3 参考文件

3.1 GB/T 29490-2013《企业知识产权管理规范》 3.2 IPGL-05商业秘密管理制度 4 术语及定义

4.1 绝密：最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害。 4.2 机密：重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受严重的损害。 4.3 秘密：一般的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受损害。

4.4 秘密载体：是指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载企业秘密信息的纸介质、磁介质、

光盘等各类物品。磁介质载体包括计算机硬盘、软盘和录音带、录像带等。

4.5 泄密：指使公司秘密被不应知悉者知悉的，或使公司秘密超过了限定的接触范围，而不能证明未被不

应知悉者知悉的。

4.6 商业秘密：指不为公众所知悉，能为公司带来经济利益，具有实用性并经公司采取保密措施的技术信

息和经营信息。

5 职责

5.1知识产权部：负责开展公司的整体保密管理工作，负责保密事项的归口管理，负责对公司范围内的保密管理工作的指导、监督和检查。

5.2人力资源部：负责与员工签订保密责任书（保密协议）。 5.3相关部门（以下统称涉密部门）：负责本部门保密管理具体工作，负有严格遵守公司保密制度的责任和义务。

6 程序内容

6.1保密工作开展和检查 6.1.1 保密工作归口部门

知识产权部负责开展公司的整体保密管理工作，负责保密事项的归口管理，负责对公司范围内的保密管理工作的指导、监督和检查。

6.1.2 保密工作的开展

开展保密工作前，由知识产权部起草下发知识产权管理文件，通知企业知识产权管理体系覆盖的所

有部门从即日起按照《保密管理程序》的要求开展保密工作。各部门负责界定各自的涉密人员、涉密载体、涉密设备，并开展日常管理。涉密区域由知识产权部负责界定，并要求涉密区域所在部门开展日常管理。

6.1.3 保密工作的检查

保密工作的检查由知识产权部负责，检查在知识产权管理体系内部审核前完成。检查内容涉及各部门涉密人员管理、涉密设备管理、涉密载体管理和涉密区域管理，并填写《保密工作检查表》，对检查出现问题的部门，知识产权部签发《保密工作问题整改通知》，限期整改。

6.2涉密人员管理

6.2.1本程序中所称的涉密人员是指在工作中产生、掌握、管理和大量接触企业秘密的人员，由知识产权

部汇总登记《涉密人员清单》。

6.2.2在涉及绝密级企业秘密岗位工作或承担任务的人员为核心涉密人员，可接触绝密级、机密级、秘密

级信息载体；在涉及机密级企业秘密岗位上工作或承担任务的人员为重要涉密人员，重要涉密人员可接触机密级、秘密级信息载体；在涉及秘密级企业秘密岗位上工作或承担任务的人员为一般涉密人员，可接触秘密级信息载体。

6.2.3涉密人员岗位定密程序：涉密人员的涉密等级界定，由各有关部门根据承担工作任务人员的实际涉

密情况，提出人员涉密等级名单，填写《涉密人员清单》，经部门负责人审核确定后提交知识产权部

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XXX股份有限公司 保密管理控制程序 汇总。

6.2.4公司对涉密人员实行动态管理。涉密人员所在部门根据涉密人员实际工作岗位、工作任务、职责范

围的变化，及时提出调整涉密等级的初审意见，填写《涉密人员清单》，经部门负责人审核后，报送知识产权部汇总登记。 6.2.5知识产权部将汇总登记的《涉密人员清单》及时报备人力资源部，所有涉密人员应签订《保密协议》，

明确自己应承担的保密责任、义务。相关协议应由知识产权部签订并存档保管。

6.3涉密设备管理

各部门应该对本部门可能造成知识产权流失的设备进行识别，识别对象包括计算机、传真机、打印机

等。规定其使用目的、人员和方式，并对此设备张贴 “涉密设备”标识，做好登记在册记录，填写《涉密设备清单》，经部门负责人审核后，报送知识产权部汇总登记。涉密设备只允许授权使用人使用，可以通过自动控制授权使用的不用登记使用记录，不能自动控制的要做好使用登记，填写《涉密设备使用记录表》；非授权人使用需经过批准方可使用，并登记《涉密设备使用记录表》。 6.4涉密载体管理 6.4.1密级及范围

公司保密事项分为绝密、机密和秘密三种密级：

1） 专利技术、专有技术、引进技术的核心部分为绝密级；

2） 公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料、公司的规划、财务报表、统计

资料、重要会议记录、公司经营情况等为机密级；

3） 公司知识产权管理体系一、二、三级文件，人事档案，合同、协议（涉及公司重要信息的），员工

工资收入，尚未进入市场或未公开的各类信息为秘密级；

4） 公司一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料、规章制度等内部文件不属于保密范围。

6.4.2保密期限

一般绝密级事项保密期限为10年，机密级事项保密期限为5年，秘密级事项保密期限为3年。 6.4.3涉密载体定密程序

由秘密载体材料起草人在秘密载体制作之前，根据相关规定提出密级意见，并进行密级标识。填写《涉

密信息清单》，经部门负责人审核后，报送知识产权部汇总登记。

6.4.4涉密载体的控制

1）涉密载体的管理原则：秘密载体管理遵循“严格管理、严密防范、确保安全、方便工作”的原则。 2）涉密载体的制作：制作秘密载体，应当注明密级。文件形式的公司秘密事项应在封面（或者首页）

的左上角标明密级；非书面形式的秘密载体或密品，能够标明密级，应以标签的方式标明（如：磁介质、光盘等）。

3）涉密载体的收发与传递

a.各业务部门收发涉密载体，应当履行清点、登记、编号、签收等手续。分发、借阅涉密载体，需

填写《涉密载体收发记录表》。

b.涉密部门收到涉密载体后，由部门负责人根据涉密载体的密级和制发单位的要求及工作的实际需

要，确定本部门知悉该秘密的人员范围。任何部门和个人不得擅自扩大企业秘密的知悉范围。

4）涉密载体的保存

a.保存涉密载体，应当选择安全保密的场所和部位。工作人员离开办公场所，应当将涉密载体存放

在保密设备里。

b.需要归档的涉密载体，应当按照公司档案管理规定归档。 c.各部门对自己保存的涉密载体要登记《涉密信息清单》，并经部门负责人审核后，报送知识产权

部汇总。

5）涉密载体的销毁

a.销毁涉密载体，由主办人员填写《文件处理审批单》，经本部门负责人审核批准，并履行清点、

登记手续后报知识产权部审核批准后定期进行批量处理。

b.销毁涉密载体，应当确保秘密信息无法还原。

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