报销人按规定填列费用报销单（按要求附费用说明清单）→中心审核→财务管理中心审核→预算责任人（副总、总经理、董事长）。

财务管理中心在对费用进行审核时，在填列费用时应说明清单上预算使用情况栏目，在票据传递过程中，预算责任人就能清楚地了解每次费用发生时当月费用使用情况及尚可使用余额，以利预算双向控制。

第三条 预算结余可以跨月度使用，但不能跨年度。

第四条 不同性质的费用类别间不能调剂使用，同类费用间经总经理（或董事长）同意可调剂使用，但工资项目等公司（集团）有明确规定的除外。

第五条 公司预算执行过程中，各责任中心应随时检查、追踪预算的执行情况，形成分析报告并整改。

第八章 罚 则

第一条 未按审批程序办理费用报销的，对责任人罚款100元/次。

第二条 越权审批费用开支，未造成损失的，对审批责任人罚款100元/次；造成损失的，由审批责任人全额承担。

第三条 中心费用必须在年度预算额度内开支，未经审批超额度开支的，按超出金额100%的罚款。

第四条 费用开支弄虚作假，除收回弄虚作假金额外，另对相关责任人处以违纪金额100%的罚款，情节严重的，依法追究法律责任。

第五条 财务人员未按规定的报销程序支付费用的罚款200元/次。

第六条 财务人员未按预算管理限额费用的报销严格把关，致使责任人超计划开支，对相关财务人员罚款100元/次。

第七条 与本公司工作业务无关，自行宴请亲朋好友发生的招待费私自在财务管理中心门报销的，责成责任人退回所报销金额并处罚款500元/次。超标在集团公司内部相互宴请的罚款500元/次。

第八条 总经理所有费用报销不经总裁或董事长审批的，对总经理罚款500元/次。

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会计档案管理制度

第一章 总 则

第一条 制定目的和内容：为了加强档案管理，统一会计档案管理制度，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法的规定》，结合本公司实际及内部管理需要，制定本制度。 第二条 本制度适用的范围，为会计管理中心、会计档案管理部门。 第三条 本制度由行政管理中心行使监察权力。

第二章 会计档案管理要求

第一条 会计档案的组成

一、会计档案由以下四部分组成：

（一）会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证； （二）会计账簿：包括总账、明细账、日记账和其它辅助账簿；

（三）会计报表：包括年度决算表、月报表和半年报表以及报表附表、附注和会计情况说明书；

（四）会计预算执行表、成本控制表、销售明细表；

（五）会计事务所出具的审计报告、对银行会计报表、对税务报表及税务资料；

（六）其它会计资料：银行对账单、发票或收据存根联、各种经济合同、电脑备份及软件操作资料、相关学习会议资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。 第二条 会计档案的管理

公司会计管理中心为负责本公司的会计档案工作，会计管理中心应安排专人负责会计资料收集、整理、装订和管理，并设置专门的会计档案室，指定专人保管。1、会计档案专员要求：有会计证、档案员证；2、会计档案专员的工资：行政40%，会计60%；3、会计档案的管理主管：会计中心总监。4、会计档案室的要求：会计档案室专用并一级保护。 第三条 会计档案的整理

会计档案由形成档案的各部门和人员按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册，对同一年度的会计档案先按会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料四大类别进行归类，对每一类中的会计档案再根据不同保管年限和档案形成时间顺序分别进行整理、立卷、装订成册。

一、会计凭证的整理

（一） 每月中旬之前应将上月的各种会计凭证分类按编号顺序分本进行装订成册，每本厚度不超过2CM。

（二） 每本凭证要求折叠整齐，凭证编号连续，附件齐全，并统一将左上角订成三角形，每本凭证订牢不松。

（三） 每本凭证应加制封面、封底，凭证封面和每册凭证背脊对各栏内容必须填写齐全，盖章清晰，结绳并加贴封纸，并盖妥装订人员骑缝名单。

（四） 装订好的凭证应套上凭证盒，并填写好凭证盒上各栏内容。 二、会计账簿的整理

（一） 在会计年度终了后的次年2个月内，应对各种账册进行整理、装订。整理账簿时应检查所有账页是否已并入相应账户内，各种账页是否按科目的编号顺序和日期先后排列整齐，账面有否颠倒、夹错、漏页，账页与账页之间的余额是否衔接，每张账页是否填有科目代号和科目名称，更改对是否划红线盖名章，空页、空格是否按规定写明“空页”字样，年终封账是否划上红线，年末余额是否按规定结转下年并在摘要栏注明“结转下年度”字样，账页流水编号是否连续不断。

（二） 账簿装订要求订牢不松，折叠整齐，不缺不漏，账页多的科目应单独分册装订，账页少的科目可与其他科目账页合并装订，多科目账页合并装订时，同一科目的账页应集中在一本账册内，不能将其分散装订在多本账册中。

（三） 电脑账应在每个会计年度终了2个月后分类打印装订成册，并加盖名章。 三、会计报表的整理、装订

（一） 在办完年终决算的第二个月应对各种报表进行整理、装订，检查报表是否齐全，张数有否短缺，名章是否盖全。

（二） 各种月度报表应按月装订成册，年度决算报表应单独装订成册。

（三） 分册制作报表目录，加制封面封底，封面上填明单位名称，会计年度，所属月份，报表名称，封底结绳对要加贴封纸，盖妥装订人员的骑缝名章。

四、其他会计资料的整理

平时应做好其他会计资料的收集、积累和保管工作，根据其他会计资料的不同类型，分别按照上述会计凭证、账簿、报表的装订要求进行整理、装订，并及时归档。 第四条 会计档案的移交与保管

公司的当年会计档案在会计年度终了后，可暂由会计管理中心会计人员保管一年，期满之后，各种会计档案由会计管理中心编造清册在期满之后一个月内移交给公司会计档案室，不得自行封包保存。会计管理中心将会计档案移交给档案室时，应造具一式两份移交清册，连同实物交档案室。档案室应根据移交清册逐件验收，对不符合规定的应退还会计核算部重新整理装订。验收后将移交清册一份留存，一份盖章验收后退还移交部门保存。

采用电子计算机进行会计核算的公司，应当保存打印出的纸质会计档案，条件具备的还应采用磁带、磁盘、光盘等磁性介质保存会计档案。

会计档案管理员对已存档的会计档案应根据档案管理的要求和档案密集（档案密集见附件）进行分类、编号、登记和存放，做到妥善保管、存放有序、查找方便，保证会计档案的完整无缺，并严格执行安全保密制度。 第五条 会计档案保存要求：

一、防止档案的损坏，延长档案使用寿命，维护档案安全。

二、做好档案的防火、防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作。

第六条 会计档案的保管年限

会计档案的保管年限 会计档案名称 一、会计凭证类 原始凭证 其中：涉及权证的会计凭证 记账凭证 汇总凭证 工资表及签收条 二、会计账簿类 总分类账 明细分类账 现金日记账 银行日记账 固定资产卡片 辅助账簿 三、会计报表类 年度会计决算报表 月、季度报表 年度新旧科目对照表 成本控制表 销售明细表 预算执行表 四、其他会计资料 内部审计报告 外部审计报告 税务资料 银行对账单及余款调节表 各种经济合同 保管期限（年） 15 永久 15 15 3 15 15 25 25 15 永久 5 15 5 5 5 10年 15年 永久 5 备 注 包括附件 包括附件 包括附件 其中往来账以结清为止 固定资产报废清理后保管5年 包括文字分析 包括文字分析 经济事项结束后保管5年 发票及收据存根联 会计档案移交清单 会计档案保管、销毁清册 第七条 会计档案的查阅

由于工作需要调阅会计档案，须遵守下列规定：

一、公司内部人员需调阅会计档案，必须填写“会计档案查阅申请单”，先由本部门负责人签字后，再由会计档案管理部门负责人签章同意后，方可调阅；其中，机密级以上档案经会计总监或总经理签字同意后，方可调阅。申请单一式两联，一联查阅结束归回档案后退还查档人；一联由档案管理员编号后留存装订。

二、审计、财税部门因审计和查账事项需调阅会计档案时，应出具审计或查账公文，并由公司接待部门填写“会计档案查阅申请单”，申请单经公司会计档案管理部门负责人签章同意后，方可查阅；其中，机密级以上档案的调阅，须经会计总监批准。

三、公安、检察、法院、工商等部门因对理相关案件需调阅会计档案时，应出具 正式公文或介绍信，经公司法务部门审核认可后填写“会计档案查阅申请单”， 经会计档案管理负责人签章同意后，方可查阅。查阅取证时可以抄录、照相或复印，但不得将档案带走。

四、外单位人员调阅档案，需由会计部门人员陪同，查阅完毕，应立即归还档案室。向外单位提供利用时，须经本单位主管领导及会计负责人签字批准，会计档案原则上不得借出。

五、查阅档案时，严禁拆散原卷并不得把档案原件抽走、涂改、勾划或损坏，查阅后，应由查阅人在档案封底备查栏内注明日期和原因。

六、档案管理员对查阅完毕归还的档案应检察其完整性。

七、会计档案保管部门应建立“查阅档案登记薄”，对内部和外部的查阅情况做好记录，以备查用。

第八条 会计档案的鉴定和销毁

一、会计档案的鉴定。

每年年初应由会计档案主管部门和公司稽核部门对上年度会计档案共同进行一次综合鉴定。对债权债务未结清的档案应抽出重新装订，直到债权债务了结后再作销毁。如果保管期限不一致但装订在一起的会计档案应在上述两部门的见证下将要销毁的凭证抽出后重新装订。

二、会计档案的销毁。

经鉴定后需要销毁的会计档案应由会计档案管理员提交销毁申请报告，并造具“会计档案销毁清册”，经会计档案主管部门和稽核部门审核后按法定程序销毁。

三、撤消、合并时，会计档案应随同单位的全部档案本并移交指定的单位，并按规定办理交接手续。

四、会计档案销毁时，会计档案主管部门和稽核部门应派专人到现场监督整个销毁过程。

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