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A集团财务共享模式下费用报销控制流程的优化

作者：班艺芹 黎子铭 胡雪丹 黄璐

来源：《现代职业教育·职业培训》2018年第11期

[摘 要] A集团属于建筑施工企业，以项目施工为主线并延伸至价值链上下游，对工程质量要求严格，对子公司或项目组管控要求高，实施财务共享收益大。在A集团实施财务共享过程中，新模式带来新收益的同时也带来了新的挑战。尤其是业务量最大的费用报销模块面临较大挑战。通过A集团费用报销控制流程在实施财务共享模式前后核算效率的变化比较，分析出在财务共享模式实施过程中，费用报销流程出现了审核重复的问题。最后提出优化审核流程的建议，达到提高企业业务效率的目的。

[关 键 词] 财务共享中心；费用报销；控制流程

[中图分类号] F275 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2018）33-0001-03

财务共享服务（Financial Shared Service）是以财务业务流程处理为基础，依托于现代信息技术，以优化组织结构、规范流程、提升流程效率、降低运营成本或创造价值为目的，以市场视角为内外部客户提供专业化生产服务的一种分布式管理模式。该模式在流程管理、成本管理、价值管理上具有较大优势，因此在许多跨国公司和国内大型集团公司中得到推广和应用。 A集团是区域性的大型建筑安装企业，主业涵盖混凝土供应、机械设备供应、商贸物流、建筑设计、施工安装、房地产开发与运营等业务板块，拥有对国外提供技术支持的实力。截止2017年，A集团在内部控制体系的建设上，已经建立了以董事会、监事会、审计委员会、风险管理委员会、内控建设项目组、审计部为主框架的内控建设体系；包含风险识别、风险分析、风险应对等风险控制流程。自实施财务共享服务模式以来，A集团将子公司部分业务转移到财务共享服务中心实施，相对于原管理模式将会出现较大的差异，主要体现在原始凭证转移、审核转移、人员变更、岗位职责变更、全过程监控要求等方面。新模式带来收益的同时也带来了新的挑战，尤其是业务量最大的费用报销模块。 一、原模式下费用报销流程

在原模式下，费用报销主要在集团部门、子公司、项目组内部完成，财务人员距离业务端口较近，与业务人员沟通具有天然的优势，各个集团部门、子公司、项目组财务人员承担经济业务事项的完整性、准确性、合规性审核。

流程说明：①业务经办人员提出报销申请并提交业务报销申请材料；②业务部门领导审核报销业务的合理性；③核算人员审核报销业务的完整性、准确性、合规性并编制记账凭证；④

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财务负责人审核并审批报销业务；⑤由核算人员判定该报销业务是否需要资金支付，如需报销则转交出纳进入资金支付流程，同时将报销业务处理结果反馈回业务经办人。 二、财务共享模式下费用报销流程

财务共享模式下，财务共享服务中心仅需要承担费用报销业务后半段的工作。财务共享服务中心核算人员不需要对业务的真实性负责，仅需像流水线工人一样检查业务提交材料的完整性、准确性、合规性，并依据审核无误的材料进行凭证制作，仅对会计凭证的准确性、及时性负责。

流程说明：①业务经办人提出报销申请，并填写《费用报销申请单》。业务经办人填报内容需真实、合理、完整，如发生特殊事项（退票、超标、票据遗失等）须完成《特殊事项书面说明报告》的填报，用于说明原因；②业务部门领导根据集团下发预算及《A集团成本费用报销准则》对报销进行审核，特殊事项还需审核《特殊事项书面说明报告》；③财务部相关岗位审核报销业务完整性、准确性，将审核通过的申请材料进行影印扫描，上传至影像交换系统，该步骤必须确保材料扫描件和申请材料纸质档案完全一致。材料的上传顺序按照业务提交顺序进行。而纸质档案积累装车，达到经济批量后统一邮递至财务共享服务中心；④财务共享服务中心核算岗位接手审核材料的完整性、准确性、合规性，如审核通过则编制凭证，如出现错误则退还回业务申请人，并标明错误处；⑤财务共享服务中心副部长审核并审批报销业务；⑥财务共享服务中心核算岗位判定业务是否需要资金支付，如需要资金支付则转资金支付流程，如无需资金支付，则反馈给业务经办人。 三、变化分析

相对于原费用报销流程，财务共享模式下，A集团将账务处理集约到财务共享服务中心进行，对子公司费用报销业务进行了会计控制，提高了集团对子公司的控制能力；由于核算业务集约至中心，由中心核算人员进行核算，专人专事使单笔业务平均记账时间缩短25%，记账效率显著提高；由于业务端口和财务端口产生空间上的距离，报销纸质单据远距离传递增加了额外的工作量，同时报销材料一旦出现问题，则需要将材料退回至业务端口处重新上传，单据传递导致的平均单笔业务流程用时增加0.5天，单笔增加成本费用0.2元；由于子公司、项目组以及财务共享服务中心都需要对业务进行审核，增加了审核节点，导致单笔业务流程用时增加0.2天。

四、实施过程中出现的问题

在财务共享模式下，A集团要加强对子公司业务的管控，提高审核频率。报销业务若需要进行资金支付，需要经过三重审核：一是子公司业务部门审核，二是财务共享服务中心核算岗位审核，三是财务共享服务中心出纳岗位审核。三者同时通过，并且纸质单据到达后方能支付。三次审核都涉及业务合理性、准确性、规范性，工作上出现了重复审核。公司信息系统权限管理较高，一旦数据扫描进入信息系统，则很难对其做出更改，如合理利用信息系统，将可

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以省略部分准确性、规范性审核，仅需要在进入信息系统的源头进行审核即可。所以，A集团应当注意流程重复审核的问题，提高业务流畅度。 五、建议

影响A集团现有流程效率的主要原因是：为加强集团对子公司、项目组的管控而增加了审核节点。针对这个问题，本文建议从审核节点的改进这一方面进行优化。优化的思路为：删除部分重复审核工作。

一般对业务进行审核需要从五个方面进行：①合理性：该业务的发生对于集团而言是合理的；②合法性：该业务符合国家法律法规的要求；③一致性：该业务申报填制的原始单据与业务实质发生的金额保持一致；④合规性：该业务符合集团规章制度的要求；⑤准确性：包括记账行为的准确性以及支付行为的准确性。

由于合理性及合法性审核，需要对业务深入了解，距离业务端口较近利于审核人员了解，具备天然的优势，故将合理性及合法性审核放在子公司或项目组，由此带来的对子公司监控能力相对下降，可以通过预算等手段进行控制；对一致性的审核，由子公司及项目组进行审核，当出现问题时，可直接与业务人员沟通进行更改，降低了退单带来的额外成本；对合规性进行审核，由财务共享服务中心进行审核，对集团整体规范化管理控制具有较大的优势，同时由于工作内容较为一致，统一审核提升了效率，由此带来的退单成本提高，可通过对子公司及项目组的业务人员进行培训等方式提高员工素质；对准确性进行审核，由于业务流程集约，该审核必须放在财务共享服务中心。

以费用报销和资金支付流程为例，对每个审核节点进行分析。一笔需要支付的业务，从业务申请人提交申请直到最后成功支付需要经历四次审核，此处将费用报销和资金支付合并讨论。如下图所示。

流程说明：流程节点（2）由业务部门领导对业务的合理性及合法性进行审核，如业务较为重要则需要与预算进行匹配，预算外的内容则需要提交说明报告；流程节点（3）由子公司、项目组财务人员对业务的一致性进行审核并提交财务共享服务中心；流程节点（4）由财务共享服务中心核算人员对业务的合规性进行检查；流程节点（6）和（9）由中心负责人对业务记账行为及支付行为的准确性进行审核；将审核内容进行分类，由不同的主体负责不同的审核内容，可大大降低重复审核的概率，提高流程效率。 六、总结

在财务共享服务框架下，传统会计核算环境发生了重大变化。费用报销作为企业的经常性业务，如何优化财务共享模式下费用报销控制流程，从而实现财务共享服务中心战略目标以及公司整体战略目标，对子公司、项目组数量多并且分布广的大型建筑施工企业而言具有重要的现实意义。