----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- 河北民油企业咨询有限公司费用管理制度
一、目的：
为有效控制xxx公司及各子公司（以下简称公司）各部门的费用支出，同时使财务支款及报销流程明晰化、规范化，结合本公司实际情况，特制定本制度，请各部门严格参照执行。
二、应用范围：
本制度适用于xxx公司各部门。 三、基本制度及规范 （一）费用报销审批原则
1、费用报销的审批应严格遵循业务和财务双重审核的原则。 2、业务的发生必须真实，票据合理、合法、合规。
3、经办人是业务的第一责任人，对业务的真实性及票据的真实性、合法性、合规性负责，部门主管应对业务的真实性负责审核。财务审票人员对发票的“三性”进行最终审核，对不符合规定的票据，财务人员有权拒绝接受，予以退回，对经办人屡次提交不合规定发票且金额较大的，可直接向其主管及财务主管汇报。如税务检查或审计检查中发现虚假发票，对相关业务人员及审票人员加倍处罚。
4、经办人应及时到财务中心报账，当年的费用必须当年报销或挂账，跨年的票据或费用一律不得入账。
（二）费用报销流程
1、员工根据报销种类的不同，填写相应的报销单。
2、报销单应完整填写如下信息：公司名称、费用项目、费用明细、金额（大小写）、单据张数、部门名称、经办人等，呈交部门主管，进入审批流程。
3、帐套包含：河北民油有限公司帐套业务审批流程(见附件1)。 （三）单据填写规范
1、费用报销单据应使用黑色钢笔或碳素笔填写；报销信息须填写完整、字迹清楚；
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----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- 2、大小写金额一致，不得涂改，除差旅费允许不贴票补助外，报销金额必须与发票金额一致；
3、大写金额的规范写法如下：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、零、元、角、分、整、拾、佰、仟、万；
4、收到的发票应为有效票据，票面完整清晰，填写规范，符合要求，大小写金额一致，内容包括单位名称、日期、项目，批量购买的需附清单； 5、费用支出必须是预算内支出，部门间协同发生的费用需有预算主管部门的签批；
6、需要办理入库手续的必须附入库明细，依领用表分摊费用。 （四）取得票据要求
1、开票名称要规范，公司名称要清楚正确全称，不允许简写、错写。 一般费用发票可开具普通发票，因销售商品给客户的赠品（如毛巾、肥皂等列入宣传费物品，不含烟酒茶可列入招待费的物品）视同为销售，须开具17%增值税专用发票。需为公司开具增值税专用发票，提供给开票单位公司的开票信息必须完全正确（各公司开票信息见附件2）；
2、如取得开具办公用品、维修费等总类发票的，后必须附明细，明细上加盖发票专用章。无明细的总类发票（如食品）一律不得报销。
3、发票中的大小写金额必须清晰、相符，大小写金额不相符发票一律不予报销；
4、发票上要加盖国家规定样式和大小的“发票专用章”，印章清晰完整（定额发票中的兑奖联可以撕去，但要确保发票专用章在发票联加盖清晰完整）；
5、税务局代开的发票，须同时加盖税务局代开发票章和单位发票专用章，附完税证复印件；
6、报销明细上的内容要与发票项目一致，特殊业务可以另附说明，不要写在入账的附件中。报销明细中要清晰列示报销的大小写金额；
7、业务的发生要体现出真实、合理的原则。具体控制原则见下： （1）经办人或部门专门人员必须预先在相关税务网站中查询发票真伪（一
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----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- 般发票背面都有明确具体的查询网址及查询办法）。如被财务查出假发票一律不予报销。
（2）自己不得审批自己的费用发票，必须由上一级领导审批。
（3）几个部门的费用可以费用分割单的形式在部门间分摊，分割单必须有相关部门主管的签字确认。
（五）票据粘贴要求
1、大小：相关原始凭证必须粘贴在与记账凭证纸张大小的纸张（差旅费报销单大小）上，如附件为符合要求大小票据，可不必再粘贴纸张。
2、票据分类：原始凭证先应按照末级会计科目（如办公费、招待费、车辆费、差旅费等）进行分类整理，同类末级会计科目的原始凭证应粘贴在一起。同类原始凭证如果数量较多，大小不一，应按凭证规格的大小进行分类，同一张单据粘贴单上所粘贴的凭证尽量保持大小一致。每张单据粘贴单所粘贴的凭证不得过多。
3、粘贴规范：
（1）粘贴凭证时，应由上而下、自左至右、均匀排列粘贴，一般粘贴2列，均匀粘贴，上、下及右方不得超出粘贴单边源，两列之间不得重叠、留空或大量累压粘贴。原始凭证应保持原样粘贴，个别规格参差不齐的凭证，可先裁边整理后再行粘贴，但必须保证原始凭证内容的完整性。
（2）对于规格较大、纸质较硬的原始凭证（如证明文件），不影响主要内容的，可将多余部分修剪后再粘贴；不可修剪的，只能通过折叠的办法处理，要分张折叠，规格大小要与单据粘贴单的规格保持一致。除特殊情况外，一般方法为齐左折右或齐上折下，并要在装订位置适度粘贴，右折和下折位置要留有余地，以免日后凭证磨损。
（3）粘贴好的原始凭证与记账凭证一起加封面进行装订，装订后要达到“四边齐、表面平、无凹凸、书本型”的标准。
（六）费用报销周期
1、报销时间：资金中心每周三对完成审批流程的单据统一支付。
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