龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn

浅谈办公自动化在高校办公室秘书工作中的利与弊

作者：葛爱英

来源：《消费导刊·理论版》2009年第01期

[摘 要]办公自动化的秘书工作是新时期高校发展的需要，是秘书工作规范化、标准化和科学化的基本要求。本文从办公自动化在秘书工作的重要作用和办公自动化给秘书工作带来的负面影响两方面进行浅议，力求对办公自动化在秘书工作中的利与弊有一个清醒的了解和认识。 [关键词]办公自动化 秘书工作 利弊

办公自动化是现代科学技术发展的成果之一，它的出现使秘书工作发生了前所未有的变化。对高校秘书工作而言，办公自动化的内涵是办公室秘书人员利用先进的计算机技术、通信技术、信息技术和软科学技术，通过各种办公设备和人机信息系统来完成领导交办的任务和职能部门与教学部门之间的联系工作。它的实现不仅使高校办公室秘书人员的工作流程规范化、标准化，提高了工作效率，而且要求秘书人员必须具有现代化科学管理方面的知识和相应的办公室业务知识，这就促使秘书人员在工作的同时要不断积累经验，提高业务素质。

一、办公自动化有利于提高秘书人员拟办公文的效率

拟办公文是办公室秘书最基础的一项工作。通常，高校办公室要收到来自上级不同单位的发文，这些文件需要秘书及时、准确无误地传给领导批阅，并立即遵照领导指示向学校各部门传达文件精神。在传统的方法中，秘书人员要通过拟办单，登记收文时间、收文流水号和拟办时间后，再传到领导手中，这样文件在“路上”逗留的时间就显得长一些，还有一些文件到了领导手中已经过期。而采用办公自动化，秘书人员可以在扫描上网后，利用特定的办公软件发送给领导。这样，即使领导离开办公室，也可以在异地对文件进行浏览、批示，不会造成时间的延误，极大地提高了工作效率，并且最大的优点是不会因为文件过多而造成丢失情况，同时秘书人员可以对文件进行规范化的管理，方便查阅和最终的电子归档，提高了秘书人员的工作质量。

二、办公自动化有利于秘书人员收集资料的及时性、准确性和广泛性