接待手册》编制 下载本文

中阿博览会《接待手册》编制模板及接待

工作实操模板

中阿博览会《接待手册》编制模板

一、封面

中阿博览会《接待手册》封面由执委会接待二部统一设计,统一提供制作文件。规格:140×100mm。

二、扉页

(一)国外省部级团打印“热烈欢迎XX国XX部(省、市、自治区)XXX(姓名、职务)一行出席中阿博览会”字样。

(二)国内省部级团打印“热烈欢迎XX部(省、市、自治区)XXX(姓名、职务)一行出席中阿博览会指导工作”字样。

(二)其它团组打印“热烈欢迎XX(单位名称)代表团出席中阿博览会”字样。

三、目录 (一)日程安排 (二)嘉宾名单 (三)陪同名单 (四)工作人员 (五)宁夏区情简介 (六)考察园区介绍 (七)会议期间气象信息 四、内容要求 (一)日程安排

接待单位根据代表团参加活动情况编排,从接站开始至送站结束。包括各项活动乘车、就餐、参观考察等安排。

(二)嘉宾名单

包括姓名、单位、职务、联络员联系方式、具体住宿宾馆与房号。

(三)陪同名单

包括姓名、单位、职务。省部级(含副职)代表团安排活动同时注明自治区陪同领导。

(四)工作人员

包括姓名、单位、职务、联系电话、接待分工等。 (五)宁夏区情简介 由接待二部统一提供。 (六)考察点介绍

大会确定银川滨河新区、银川阅海湾中央商务区、宁东能源化工基地、银川综合保税区、中国(吴忠)清真食品穆斯林用品产业园、宁夏沙坡头旅游经济开发试验区、石嘴山陆港经济区、固原经济技术开发区8个功能园区供参会嘉宾选择参观考察,介绍材料由接待二部统一提供。

(七)会议期间气象信息

请与宁夏气象服务中心联系,电话:5017902。 五、其他

(一)上述内容为《接待手册》基本内容,各对口接待单位可根据接待任务实际增加内容。

(二)封面设计制作文件、宁夏区情简介、考察园区介绍、天气预报等资料请从中阿博览会官方网站—“资讯中心”—“资料下载”栏下载。(官网地址:www.casetf.org)。

(三)接待国外代表团须制作英文版《接待手册》。

附:XX代表团接待工作实操模板

一、 代表团成员

团长:Mr.J X国贸工部部长 手机155XXXXXXXX 成员:Mr.li X国贸工部部长助理 Abdullah X国贸工部部合作司司长 Hamll dule X国贸工部合作司

Saffet X国贸工部秘书 手机

二、对口接待工作小组

组长:王A K厅厅长 手机189XXXXXXXX 成员:殷XX K厅办公室主任 手机138XXXXXXXX

张XX K厅办公室副主任 手机137XXXXXXXX马XX K厅国际合作处副处长 手机139XXXXXXXX 陈XX K厅办公室主任科员 手机182XXXXXXXX 周秘书 K厅办公室秘书 手机152XXXXXXXX 三、联络员

代表团: Saffet 手机

接待单位:张XX 手机137XXXXXXXX 四、车辆安排 车型 轿车 车牌号 驾驶员 联系方式 乘车人员 团长、陪同领导 马XX(翻译) 代表及其他工作人员 宁A0N91 李XX 130 XXXXXX 中巴车 宁A0L32 王XX 152 XXXXXX 五、接待操作流程

9月14日(星期六) 1、全体接待人员着正装在XXX集中 (张XX) 2、检查车辆卫生、贴车贴 (陈XX、李XX、王XX) 3、5箱纯净水装车 (陈XX、李XX、王XX) 12:00 4、发放工作人员证件、车辆通行证及驾驶员手套 (张XX) 5、准备嘉宾证、接待手册,并分装信封,标明姓名 (张XX、陈XX) 6、准备接站牌 (陈XX) 7、通知周秘书集合及出发时间 (张XX) 1、 赴凯宾斯基酒店 2、 协调领取房卡 (张XX、殷XX) 3、 检查房间内设施及卫生 XXXXX(张XX、殷XX、12:20 陈XX) 4、 联系驾驶员,确认出发时间 (张XX) 5、 联系周秘书,确定陪同领导出发时间 (张XX) 1、 全体人员赴机场 12:50 2、 提前与机场联系CA1219航班是否正点起飞、到达 (张XX) 机场问讯 6912218 接待人员在机场大厅等候迎接客人 13:50 a. 马XX、殷XX、张XX负责在接机口引领客人 b. 陈XX举接站牌在接机大厅适当位置等候并清点人数 1、客人抵达,陪同领导欢迎代表团,礼仪向团长献花 2、按照以上安排迎接并引领客人在大厅集中 14:20 3、清点人数 (殷XX、陈XX) 4、通知车辆就位 (张XX)