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人事档案管理的重要性及优化途径

作者：卢缘圆

来源：《企业文化》2018年第20期

摘要：随着信息时代的飞速发展，人们的生活逐渐变得公开化以及透明化，在网上已经可以查询到相关的个人信息。因此，人事管理变得越来越重要，管理的方式也变得越来越专业。而人事档案管理作为人事管理的其中一个环节，近年来也受到了广泛的关注。从人事档案中我们可以了解求职者的学历、个人事迹、家庭情况以及社会关系，在极短的时间内最大程度的对一个人进行全方位的了解。因此，人事档案管理的重要性不言而喻，人事档案管理的优化途径也十分值得探讨。只有研究出最优的管理模式，才能整体的业务水平，为人才市场创造更大的价值。

关键词：人事管理；人事档案管理；重要性；优化途径；管理模式

人事档案管理作为人事管理的其中一个环节，近年来也受到了广泛的关注。只有做好了人事档案管理工作，才能为人才市场省时、省事、省钱，在最少的消耗内为人才市场选择最适合最优秀的人才，在一定的时间范围内创造最大的价值，实现利益最大化。为此，深度了解人事档案管理的重要性，并且研究出最优的管理模式，是一件十分有意义的事情。本文从人事档案管理的重要性入手，深入探讨人事档案管理的优化途径，研究出最优的管理模式，为人才市场创造更大的价值。

一、人事档案管理的重要性

在现代人民的日常生活中，人事档案扮演着更加重要的角色，甚至可以说，人事档案分布于生活的方方面面。从一个新生命的诞生开始，婴儿的名字、出生日期、户籍之类的信息，亲缘关系，长大后就读的学校，在学校发生过的事情，在校期间获得的荣誉，在学校入团成为共青团员，甚至是入党，成为优秀的共产党员等。这些在人生轨迹中出现过的精彩瞬间，都会被记录在册。因此，通过管理人事档案，可以了解这个人的整体情况，有时甚至比本人还要了解。以上种种证明了人事档案管理的重要性，务必保证人事档案信息的准确无误，完整无缺。 （一）人事档案

人事档案是对人生的有效记录，体现了一个人的经历。从进入学校，到走出学校参加工作，这一系列事情都会被记录在档案里。因此人事档案管理十分重要，人事档案管理也要深感自己所担责任的重要性，工作的时候注意力应该高度集中，做工作时要非常细致，保证自己不会出丝毫的差错。工作时打起十二分的精神，将经手的档案做到真实、准确。这样人事档案管理才能更好地提供有效的帮助。 （二）档案管理

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人事档案管理工作渗入在一个人才市场的方方面面，每一个环节都需要极高的注意力，因此工作强度不容忽视。人事档案管理员做好了档案管理的工作，这样可以提升公司的整体水平，整个公司也会变得更加的专业。因此，档案管理工作对于人事档案管理员有着极高的要求。人事档案管理员要对工作充满热情，同时要提升自身的责任感，有担当，这样才能更好地完成工作。

人事档案管理员的最终目的就是将收集的人事档案整理归类，完善人员的信息，确保信息的准确，因此，要对人事档案管理进行优化，提升管理部门的管理水平，研究更多的管理模式，规范管理制度，整顿公司的工作氛围，让人事管理变得更加的专业和人性化。 二、人事档案管理的优化途径 （一）提高人才市场档案管理的重视

人事档案管理工作必须给予充分的重视，且是做好档案管理工作的前提和基础。在人才市场档案管理工作中应加强对该工作的宣传工作，保证其受到各方人士的重视。除此之外还要提高档案管理人员的个人素质，不断适应新形势下出现的各类问题；同时人才市场还需提升档案管理人员的工作能力，提升效率，发挥人事档案的价值。 （二）加强人才市场档案管理的规范化建设

加强规范化管理需从以下三方面内容进行强化：①档案收集工作要细致，及时更新并完善人才信息，并及时整理档案，保证在第一时间内将所需档案筛选剔选出来。②档案整理过程中，剔除无用人员的档案，对无效进行及时整理并销毁，保证档案信息能够及时更新。③对档案管理实施专人管理，将人事档案进行统一整理，按类别、性质、院校、专业等进行归总分类，创新多种信息检索途径； （三）对档案进行定期修复核查

人才市场中的档案较多，且具有复杂的特点，在档案的管理过程中极易出现损坏、丢失等情况，因此应该要定期对档案进行修复、核查。一个月或者更短时间进行周期修复审查，修复核查的同事还需对认识档案进行规范化管理，分类存放。 （四）加强档案鉴定工作的投入

档案信息鉴定工作同样重要，该项工作对档案的查找、信息查询均有重要意义。因档案管理工作较为繁重，工作多有疏漏，在档案查找时较为困难。因此应加强档案鉴定工作的投入力度，做好档案细致分工，按档案鉴定标准严格规范鉴定原则和鉴定程度。 三、结束语

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总之，对于一个人才市场来说，了解招聘人才最直接的方式也就是查看投递的简历，从中筛选符合公司发展，与公司事务相契合的员工。要高度重视人事档案管理，努力提升人事档案管理水平，这样才能更好地为公司服务。 参考文献：

[1]张春燕.如何提升民办高校人事档案管理效能的思考[J].科技资讯，2015. [2]沈冰洲.浅谈新形势下高校人事档案管理工作[J].办公室业务，2016. [3]田晓琼.创新高校人事档案管理模式的分析[J].人力资源管理，2015.

[4]赵子叶.高校人事档案信息化对高校服务策略的影响[J].中国管理信息化，2017. [5]韩程远，尹飞燕.高校人事档案信息化建设的制约因素与应对策略[J].知识经济，2016.