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合同管理内部控制制度

第一节 总则

第一条 为进一步规范xx市xx区财政局合同管理,根据《中华人民共和国合同法》、《行政事业单位内部控制规范(试行)》(财会〔2012〕21号)等相关法律法规规定,结合局机关实际和合同业务管控要求,制定本制度。

第二条 本制度所称合同指局机关为实现一定经济目的,与自然人、法人以及其他单位等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。合同管理是指针对合同的签订、履行、变更、纠纷处理、存档等环节的风险点,确定相关的控制措施,强化合同全过程、动态管控,防范合同风险,维护单位合法权益的管理行为。

第三条 局机关合同管理应遵循依法签订、综合管理、程序规范、归口负责、分工协作的原则。

第四条 根据局机关业务性质,为方便归口管理,把涉及的主要合同分为:

(一)办公设施、设备、专用设备、办公用品等货物采购类合同;

(二)审计、鉴证、信息化、咨询等服务类合同; (三)劳务用工、人事管理类合同; (四)其他合同。

第五条本制度适用于局机关经济类合同(不含劳务用工、人事管理类合同)管理工作。

第二节 管理机构及其职责

第六条 局机关合同管理实行由办公室综合管理和相关业务科室归口负责、根据职能分工协作的管控模式。

(一)办公室为局机关合同综合管理科室,设置合同管理岗,负责合同的综合管理,主要职责有:

(1)负责组织制定、完善局机关合同管理实施办法; (2)负责示范合同文本的制定、整理、修订及推行工作;

(3)负责合同统一管理,包括合同正、副本管理,用印管理,合同备案;

(4)加强合同登记管理,建立合同管理信息系统,定期对合同进行统计、分类和归档,严格执行合同的借阅、保密、清理和销毁工作,并详细登记合同的订立、履行和变更情况;跟踪局机关内各类合同进度、履约情况;

(5)参与办公室归口管理的合同的谈判签订、履行、台帐建立、进度跟踪、履约情况分析及问题处理等工作;

(6)会同局机关法律顾问共同审核合同合法性,对合同的合法性、有效性及风险因素提出评审意见;

(7)组织参与合同法律纠纷的调解、仲裁、诉讼活动; (8)完成领导安排的其它工作。

(二)归口管理科室是办公室,根据其业务内容和管理职能,归口管理相关合同。具体为:办公室归口管理服务类、货物采购类和其他合同;办公室归口管理合同资金收付合同。

局机关应建立财务部门和合同管理部门沟通协调的长效机制,实现合同管理与预算管理、收支管理相结合,使单位更加科学合理地配置资源,防范财务风险,提高资金使用效率。

(三)各业务科室作为局机关合同管理的具体执行科室。主要职责有:

(1)负责合同相对方主体资格、客户信用信息、履约能力等信息的收集、初审工作;

(2)负责牵头组织合同谈判;

(3)负责组织、协调与本科室职能相关的合同文本的草拟、组织评审及具体签订工作;

(4)负责本科室合同台账建立、登记、进度跟踪、履约情况分析及问题反馈与应急处理等风险管理,并对初始资料的真实性、完整性负责;

(5)负责所经办合同相关资料整理归档工作。 (四)人事科对合同执行的全过程进行监督检查。主要职责有:

(1)监督检查合同的订立与审批程序的合法合规性; (2)监督合同执行过程的合法合规性; (3)检查合同履行过程是否存在异常或风险; (4)检查合同归档和备份工作的合法合规性; (5)对于在合同执行过程中发生的合同变更、补充、解除、转让、纠纷等异常风险集体讨论制定出应对措施。