2) 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上；

3) 对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件；

4) 对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式；

5) 对用计算机辅助设计（CAD）或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据；

6) 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件；

7) 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件；

8) 对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集；

9) 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集；

10) 定期制作电子文件的备份。

7. 电子文件的管理措施

1) 电子文件的管理由文档管理部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持，以保证电子文档的质量及可利用性，确保其信息的真实性、安全性和完整性；

2) 正确地划分电子文件的范围，是确保电子文件完整齐全的关键。从文件资料的角度考虑，包括：所有正式的工程文件、管理性程序、技术性程序，以及所涉及的图片、表格等，从文件的形成来看，包括每份文件的各种版次，所有电子文件在同时保存有纸质文件的情况下以纸质文件为准；

3) 电子文件形成部门应对所收集积累的电子文件集中管理，不得由个人分散保管，并定期向文档管理部门移交，针对发布的工程文件，在提供纸质文件发布的同时，必需提供其相应的电子文件；

4) 建立健全电子文件的有关制度是电子文件管理的保障，也使电子文件管理工作有制度可依、有规范可循，从而保证了电子文件管理能科学、有序地开展，电子文件管理流程序见附录3；

5) 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致；

6) 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝，进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

8. 电子文件的分发

在具备电子文件查阅的条件下，电子文件的分发将依据文件管理系统中设定的分发规则实现电子分发和电子签收，施工现场班组仍将使用纸质文件，各种图纸暂不进行电子版文件分发之中。

1) 文件使用者在文件管理系统中进行电子分发文件的电子签收、查阅，以及批示处理意见和二次分发等工作；

2) 文件使用者可在文件管理系统中查阅到各类电子文件的目录、电子文件清单、每份电子文件的实体；

3) 电子文件的分发均为不可修改文本。

9. 电子文件的整理及归档

1) 电子文件的整理是指按照一定的原则和方法，将收集积累的电子文件分类别进行管理，为归档做好准备工作；

2) 电子文件的归档可分两步进行，其一：对实时进行的归档先做逻辑归档，将电子文件的管理权从网络上转移至文档管理部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变；然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向文档管理部门移交。

10. 归档电子文件的移交、接收与保管

10.1 移交、接收与保管要求

对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验，在检验合格后将其如期移交至文档管理部门进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。

10.2 移交、接收检验

文件形成部门及专业施工队在移交电子文件之前，文档管理部门均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100％时方可进行交接。

检验项目如下：

1) 载体有无划痕，是否清洁；

2) 有无病毒；

3) 核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；

4) 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

5) 对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录5的相应栏目)。文档管理部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回文件的形成部门重新制作，并再次对其进行检验。

10.3 保管要求

归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

1) 归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；

2) 单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；

3) 存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；

4) 环境温度选定范围：15℃～27℃；相对湿度选定范围：40％～60％；

5) 归档电子文件在形成单位的保管，也可参照上述条件。

10.4 有效性保证

1) 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置；

2) 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，如发现问题应及时采取恢复措施；

3) 对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

10.5 利用

1) 归档电子文件的封存载体不应外借，未经批准任何部门或项目部不允许擅自复制电子文件；

2) 利用时应使用拷贝件；

3) 利用时应遵守保密规定，对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时， 应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施；

4) 利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。

10.6 归档电子文件的鉴定销毁

1) 归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施；

2) 属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除，不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。