关于印发《鞍山市城市建设 电子档案管理规定》的通知

鞍建发[2014]68号

各建设、施工、监理、设计单位：

为规范城市建设电子档案管理，鞍山市城乡建设委员会制定了《鞍山市城市建设电子档案管理规定》，现印发给你们，请认真遵照执行。

鞍山市城乡建设委员会

2014年5月28日

鞍山市城市建设电子档案管理规定

第一条 为了加强鞍山市城市建设电子档案管理，保证城市建设电子文件的及时归档移交、安全保管和开发利用，根据《中华人民共和国档案法》、建设部《建设电子文件与电子档案管理规范》、《建设工程质量管理条例》、《辽宁省档案条例》、《鞍山市城市建设档案管理办法》等有关法规，制定本规定。

第二条 本规定适用于鞍山市行政区域内城市建设电子档案（以下简称城建电子档案）的形成和报送（移交）、接收、保管、利用、管理等。

第三条 基本术语解释

（一）电子文件：是指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。

（二）城建电子档案：在城市规划、建设和管理活动中形成的，经过鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件，及其相应的支持软件产品和软、硬件说明。

第四条 鞍山市城乡建设委员会是鞍山市城建电子档案管理的主管部门，鞍山市城市建设档案管理机构负责铁东区、铁西区、立山区、千山区（汤岗子新城）和鞍山高新区、经济开发区、千山风景名胜区、文化旅游开发区以及市级以上重点建设工程电子档案的管理工作。海城市、台安县和岫岩满族自治县设立的城建档案管理机构负责本行政区域内的城建电子档案的管理工作。

- 1 -

第五条 城建电子档案的形成、整理等工作由建设单位负责，保证电子档案的真实性、安全性、完整性。

第六条 城建电子档案中的竣工图电子文件的编制工作由建设单位负责，建设单位可委托施工单位、监理单位或设计单位实施。建设单位要及时送交与纸质竣工图内容完全相同的竣工图电子文件光盘，确保竣工图电子文件的归档。

第七条 城建电子档案的日常监督、指导和保管、开发利用等工作由城建档案管理机构

负责。城建档案管理机构要建立相应的工作制度和工作网络，配备兼容的计算机及系统，城建档案管理人员应具备计算机专业知识，掌握各种计算机系统的操作技能，以保证归档电子文件的有效识读。

第八条 各建设单位在向城建档案管理归档机构移交建设工程纸质竣工档案时，应同时移交以下内容的城建电子档案。

（一）鞍山市建设单位电子文件归档内容（详见附件1） （二）鞍山市监理单位电子文件归档内容（详见附件2） （三）鞍山市施工单位土建工程电子文件归档内容（详见附件3）

（四）鞍山市施工单位给排水、消防、采暖、电气工程电子文件归档内容（详见附件4） （五）鞍山市施工单位装饰装修工程电子文件归档内容（详见附件5） （六）鞍山市施工单位通风和空调工程电子文件归档内容（详见附件6） （七）鞍山市施工单位电梯工程电子文件归档内容（详见附件7） （八）鞍山市地下管线工程电子文件归档内容（详见附件8）

以上内容的电子文件由各建设单位扫描处理并移交，竣工图为设计单位编制的电子文件，可直接移交全部竣工图电子文件光盘，不需再作扫描处理。

第九条 本规定要求归档移交的城建电子档案的载体为只读性光盘，不允许采用其他载体，光盘中不得带有电脑病毒，以保证电子档案的质量。

第十条 文字材料的扫描分辨率不低于200dpi；竣工图图纸扫描分辨率不低于300dpi。扫描处理的电子文件格式采用pdf，竣工图电子文件格式采用pdf。

第十一条 移交归档的城建电子档案应与纸质档案在内容上及相关说明上保持一致，并建立准确的标识关系。

第十二条 移交的城建电子档案必须附带电子文件目录表，目录表中既要包含建设单位、工程名称、保管期限、密级等信息内容，还要包含制作光盘过程中所涉及的全部计算机工作相对应的软硬件环境，如果光盘上的信息是压缩形成的，则需说明压缩解压工具，目录表采用word、excel文本软件编制。

第十三条 城建电子档案的归档验收纳入工程竣工档案预验收的范围。

第十四条 城建电子档案归档移交前，各建设单位应检查电子文件的真实性、完整性，要做到移交时数据完整、内容准确、编目规范、账目一致、手续清楚，移交清单一式两份，交接双方签字后各执一份。

第十五条 城建档案管理机构负责检验各建设单位移交的电子档案，项目如下： （一）载体是否有划痕，是否清洁； （二）载体是否有病毒；

（三）核实在指定存在的环境平台上能否准确读出电子档案；

- 2 -

（四）核实城建电子档案的完整性、真实性和有效性审核手续；

（五）核实城建电子档案的字节数、电子文件目录表以及相应的软件是否齐全完整。 凡检验不合格的，由建设单位负责重新制作。

第十六条 建设单位的城建电子档案应向城建档案管理机构移交两套，一套封存保管，一套查阅利用。特殊需要的，应制作第三套，实行异地保存。

第十七条 接收入库的电子档案每年应采取抽样方式检验，样本数不少于总数的20%，合格率应达到100%，发现问题要及时补救。

第十八条 光盘每四年要复制一次，需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不得少于四年。

第十九条 城建档案管理机构对归档电子文件要采用专门的保护设备和技术手段。档案载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在14℃—24℃；相对湿度控制在45%—60%。

第二十条 城建档案管理机构应当开发档案信息资源，并可依照法律、法规的有关规定，向社会提供利用档案服务和技术咨询服务。在提供利用的过程中，要注意以下事项：

（一）封存的电子档案不得利用和外借，利用时要使用电子档案的复制件。 （二）通过网络查询和利用，要有安全保密防范措施。

第二十一条 销毁城建电子档案，由城建档案管理机构负责，按照销毁程序，编制销毁清单，确保载体与信息彻底销毁。

第二十二条 本规定自2014年6月28日起施行。 附件1：

鞍山市建设单位电子文件归档内容 建设单位工程准备阶段文件： 一.立项文件(A1)

1.项目建议书或建设项目申请报告书 2.项目建议书审批意见 3.可行性研究报告及附件 4.可行性研究报告审批意见及附图 5.与立项有关的会议纪要 6.专家建议文件

7.计划部门批准的立项文件和计划任务书 二.建设用地、征地、拆迁文件(A2) 8.选址申请及选址规划意见书及附图

9.用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书 10.拆迁安置意见、协议、方案等 11.挂牌出让成交确认书 12.土地转让合同

- 3 -