文印管理规定

一、打印管理

第一条 文稿设计应合理，严格按照《关于统一集团公司文件规范的有关规定》的文件格式打印。 第二条

对各种打印但未成文且具有保密性质的

消息、决策制度、人事任免等绝不外泄。 第三条

对各部门需要统一编号下发的文件、通知

必须凭发文批件方可打印，出稿后对

文字进行校对，统一格式，并在发文批件上签署姓名。 第四条

文字校对、格式审查人员必须细致认真，

逐字逐句审阅，不得出现漏检现象。 第五条

打印资料应及时、准确地完成，不影响公

司及各部门的工作。 二、复印管理

第六条 各部门复印资料，必须有分管领导审批，由办公室领导审核登记后方可交文档室复印。 第七条

复印时必须注意印刷质量，对原稿有倾斜、

模糊现象应给予、纠正。 第八条

为节省纸张，降低复印机的各项费用，延

长复印机的使用寿命，每次复印量不 得超过30份，可以双面复印的必须双面印刷。

第九条 注意区别用纸，没有特别说明纸张一律用

70克纸，带商标纸张一般用于标书 复印。 第十条

加强对复印机的保养清洁工作，出现故

障应及时通知专业维修人员维护。 三、收发传真管理

第十一条 各部门因工作需要发送传真，必须有分管领导审批，在文印室登记后，方可交文印室发送。

第十二条 对传真过来的各种资料应登记清楚，收到传真立即通知收件部门或收件人领取并由收件人签字确认。 第十三条 对重要的传真件应做好存档工作，并对每天收到传真进行登记。

第十四条 发出传真后，电话确认对方是否收到，并且在发出传真登记上注明收件人。

四、印鉴管理

第十五条 公司印鉴由办公室统一负责管理。

第十六条 部门刻章需由部门经理报批至总经理；审批后的刻章申请交办公室登记备案；由办公室主任指定人员刻章；新章取回后，施印备案，并由办公室通知申请部门办理领章登记，同时收回旧章并由办公室下发启用新章的通知。 第十七条 各部门须指定专人保管印章。盖章前须填写盖章

申请单，由部门领导审批。

印章保管员见盖章审批单后方可施印。盖章后，申盖人须填写盖章记录，涉及货款等方面的材料须复印备案。 第十八条 所盖印章要与文件落款一致，原则上是“骑年压月、上大下小”，用力均匀，印章清晰、完整不可倾斜、颠倒。

第十九条 公章、部门印章及各类专用章一律不得在空白便签、各类报表、各种证件及介绍信上加盖。

第二十条 公章原则上不得借出使用，如因特殊需要借出使用时用印部门或个人须出具借章单，并由相应管理权限领导签字，办公室登记备案后，方可借出。

第二十一条 所有印章不得用于与本职工作无关的文书材料中。印章借出，印 章管理人员应及时催还，并作好记录。 第二十二条 各部门因工作需要对内行文，发放通知，可加盖部门公章；以公司名义发

出的各类文件（通知、报告、报表、公函、传真件及协议等）加盖相应的

公章；涉及采购、销售业务的各类合同、协议，加盖合同专用章；涉及对

帐往来、资金状况说明等情况的，加盖财务专用章。 五、介绍信管理