XXX股份有限公司 文件控制程序
相关图纸 表格 相关人员 各部门 防爆专员 防爆专员 同对应文件一起，或部门负责人 注：关于三阶文件的批准权限，如果涉及跨本部门，在相关部门评审和会签（涉及到防爆相关文件需要防爆专员会签）之后，交中心副总裁批准；如果仅为部门内部运作，则由部门负责人批准即可；若审核人与批准人为同一人时，审核栏可空缺直接签批准即可。 6.7 文件登记、发放、回收和处置 6.7.1文件原件的登记
编制部门将需受控发行的、审批原件（纸档与电子档一同提供）连同《文件评审表》
一起交给文控；文控将审批原件归档，并及时登记更新于《受控文件管制表》。
6.7.2文件的发放
文控按《文件评审表》的发放部门复印发行, 在每页加盖红色“文件受控” 印章和注明受控号。填写《文件分发回收记录》统一分发，接收人在《文件分发回收记录》上签收。适用时，发放至非编制部门文件可通过电子档（如扫描件）形式通告，并告知如何查阅。 6.7.3文件的回收
在发放修订的文件的同时，文控应收回旧版本文件后再发放新版文件。文控在《文件分发回收记录》上记录文件的回收情况。
6.7.4文件的处置
旧版文件的原件由文控加盖“作废文件”印章，并与新版受控文件的原件分开存放；而各部门收回的旧版文件的副本应及时销毁处置。
6.7.5技术类文件控制
研发用的技术类文件分为试用文件与正式文件。试用文件仅适用于新产品设计开发或小批量试产阶段。大批量生产阶段必须提供正式文件，如果不能提供正式文件则需申请以临时文件暂代（须注明使用期限）。
6.7.6临时文件管控
k. 涉及到公司管理体系执行事务，需要立即传达相关信息/标准到关联部门或临时、短期内执行的事务时，采用《内部联络单》、《外部联络单》等形式传达。发行前需要得到发出部门负责人或中心负责人的审核、确认，由受文单位按照其具体要求实施。
此类文件由责任部门自行区分管控或销毁。
6.7.7对外(如供应商)文件发放、回收和处置依据相关部门流程要求，如《采购过程控制程序》。 6.8文件的管理
6.8.1文件保管
所有体系文件的审批原件由文控保管，受控副本由各使用部门负责保管。各部门应分类存放受控文件并编制文件目录，并存放适当场所，便于取用和保存，
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应确保文件版面清洁，易于识别。同时须确保文件清洁，不准乱涂划、乱改写，不得私自复印。
6.8.2电子档文件管理
对承载媒体的控制也应参照上述要求执行。电子文档应有备份且规定使用权限和修改权限。应对备份的电子文档进行标识且编制文件目录。
6.8.3 文件网络共享管理
为方便各部门相关人员的浏览，公司的质量手册、程序文件、作业指导书及表格可放在内部网络共享、查阅，其管理权仅限文控，其他人员无权限进行修改、删除等操作。四阶表格可供各部门打印、复印使用。
6.8.4 文件借阅
借阅文控中心的文件，借阅者应在《资料借阅登记表》上进行登记，并在规定日期内归还，并注销其借阅记录。到期没有归还，由部门负责人督促收回。
6.9 文件评审及修改
6.9.1文件评审时机：
a)公司内、外部体系审核时； b)管理评审时；
c)相关部门发现运作有更改时，或与运作不相符时；
d)当公司的组织结构、产品、工艺流程等内外条件发生变化时。 6.9.2 评审文件需要修改，按以下流程：
①各部门对程序文件，作业指导书（技术类文件除外）认为需更改时，填写《文件评审表》并按6.6执行。
②技术类文件需更改时，可不需填写《文件评审表》，由文件的编制部门根据需要进行更改，并注明修改履历情况。
③列表图纸的变更，须经防爆专员进行内部审核后交防爆产品认证机构审核和批准；相关图纸，须经防爆专员审批，确保与列表图纸一致。
6.10文件的增发与取消
6.10.1文件的增发
各部门因损坏、丢失需要增发或者需要新增文件时，应填写《文件增发申请单》经部门负责人审批后交给文控。发放应参照6.7相关要求执行。
6.10.2文件的取消
各部门因任何原因决定取消文件时，应填写《文件评审表》经部门负责人审批后，由文控通知相关部门收回并处置。
6.10.3对外发放非受控文件
需向公司以外的组织提供文件时, 应填写《文件增发申请单》依6.6.2审批后交文控，文控按照申请单需求复印、且不盖“受控文件”印章给申请部门。
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6.11 外来文件的控制
6.11.1外来文件收集与确认
① 人力资源组或知法组负责相关法律法规的收集，如劳动法，产品专利法等； ② 品质部负责产品有关法律法规、体系标准的收集，如：ISO9001，80079-34； ③ 防爆专员负责与Ex相关证书、标准、法律法规和其他外部规范等的收集。 以上外来文件由接收部门判定其是否适用和是否需要发行，如判定适用及需要发行，则注明需分发的部门后交给文控。
6.11.2外来文件的识别、登记、发放
文控接到后在《外来文件管制表》上进行登记，分发时在每份文件的页面右上角位置上加盖红色“外来文件”印章，填写《文件分发回收记录》进行文件发放与回收。
6.11.3外来文件的保存和跟踪
适用的外来文件原件由文控负责保存。为确保在公司内使用的外来文件的有效性。每年由收集部门负责对外来文件跟踪一次，应为现行的最新版本，并将跟踪结果汇报给文控更新和保存。
7.0相关文件
7.1 记录控制程序 MC-QP-002 7.2 文件编写指引 MC-WI-Q106 8.0相关记录
8.1 文件评审表 MC-QR-002 8.2 文件分发回收记录 MC-QR-003 8.3 受控文件管制表 MC-QR-463 8.4 文件增发申请单 8.5 资料借阅登记表
MC-QR-005
MC-QR-006
8.6 外来文件管制表 MC-QR-007 8.7 内部联络单 MC-QR-008 8.8 外部联络单 MC-QR-579
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记录控制程序 LOGO 文 件 编 号 受 控 状 态 生 效 日 期 MC-QP-002 受控 2018-08-01 版 本 密 级 页 数 A0 秘密 6 修 订 履 历
序号 1 版本 A0 修订内容 新版发行 修订人 XXX 生效日期 2018-08-01 审 核 XXX 2018-07-05 批 准 XXX 2018-07-10 第 1 页 共 6 页
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1.0目的
为了对管理体系是否有效运行和产品品质是否达到规定要求提供客观证据。 2.0范围
适用于公司的管理体系有关记录的标识、收集、编目、保存及处理。 3.0术语
无 4.0职责
4.1品质部
负责各类表格的控制和管理，包括提供编号、规范格式、收集和归档等。 4.2各部门
负责应用表格的设计、填写、收集、编目、归档、保存和处置等，以确保记录的准确性、
完整
性和有效性。
5.0 流程图 如下：
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