第1章 ERP系统作业流程及岗位责任管理制度

1.1 总则

第一条 为规范公司企业资源规划（以下简称ERP）系统的管理，特制定本制度。 第二条 ERP系统各岗位人员的职责管理除公司有特殊规定外，皆按本制度执行。 第三条 ERP系统各岗位的考核将以本制度为依据，纳入公司的绩效考核体系。

第四条 我司ERP系统分为财务会计、供应链、生产制造和人力资源四大类模块，供应链包

括销售管理、采购管理、库存管理、存货核算，质量管理5个子模块，生产制造成包括物料清单、需求规划、生产订单三个子模块，财务会计包括总帐，应收款管理，应付款管理三个子模块，人力资源包括人事管理和薪资管理两个子模块，每个模块对应一个部门主管，为该模块总负责人。根据系统职能的设置，对各模块最终用户职责进行界定，共分解出如下岗位：

模块 系统设置管理 销售管理 采购管理 库存管理 存货核算 质量管理 物料清单 需求规划 生产订单 总账 应付款管理 应收款管理 人事管理 薪资管理 系统维护

第五条 ERP项目实施小组由各模块部门数据输入及审核人员、主管、ERP系统工程师及公

司领导层组成，对整个ERP项目的实施负总责。其ERP系统工程师负责协调解决各模块运作过程中遇到的各种问题，为项目的实施提供技术支持和保障；

职能部门 行政部 业务部 采购部 仓库 财务部 品质部 工程部 生产部 生产部 财务部 财务部 财务部 行政部 行政部 综合部 数据输入员 系统维护员 业务员 采购员 仓库记账员 财务会计 品质文员 工程文员 生管 生管 财务会计 财务会计 财务会计 人事 人事 数据审核员 系统工程师 业务主管 采购主管 成本会计 财务部主管 品质主管 工程部经理 生产经理 生产经理 财务部主管 财务部主管 财务部主管 行政经理 行政经理 第 1 页 共 65 页 苏州用友软件销售服务中心 ERP咨询实施部 咨询热线：13776087991 0512-68368255

第六条 各部门主管是本模块的部门负责人，负责联络ERP系统工程师解决本模块最终操

作，用户提出的与系统有关的所有问题。

第七条 各部门主管必须结合本部门情况组织制定出本模块操作规范，说明本模块主要业

务流程、各流程操作步骤、各进程操作方法、以及操作注意事项和常见问题解答，用于各岗位操作参考书和培训新进员工，并在使用过程中使系统不断趋向完善。

第八条 最终用户在操作过程中如遇到问题应先查询操作手册，如不能解决，再联系部门

主管和系统工程师解决，解决问题后将新的问题和解决方法加入操作手册。

第九条 ERP系统是一项管理的系统工程，具有高度上下级的关联性，ERP系统各岗位人

员都同时是上层数据的使用者又是下层数据的提供者。对上层数据，如发现错误必须及时向相关人员报告并暂停与此有关的工作，并跟踪问题解决情况，直至数据正确；同时做好自己这部分数据，为下层操作人员提供服务，解答下层数据使用者提出的质疑，确保数据正确。所有人员如发现错误不能知错不报、将错就错，使错误扩散。如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正；

第十条 ERP系统各岗位人员离开工作岗位时，必须及时退出系统，避免占用系统模块站点，

同时避免账号被他人使用。如因此而造成数据错误，视为其本人失误，并承当一切后果。 ERP系统各岗位人员应保管好自己的权限，如因帐号和密码被人盗用造成数据错误的，所造成的后果由本人承当。

第十一条 ERP系统各岗位人员离开工作岗位时，主管领导应及时上报系统管理员，以便冻

结其账号，避免账号被他人使用。如因此而造成数据错误，视为主管失误，并承当一切后果。

第十二条 ERP系统各级相关人员，均应严格遵守本规则各项规定。

1.2 岗位说明

1.2.1 系统设置管理模块（行政部）

? 系统设置管理模块—系统总负责人

主要职责：

1．负责系统的总体运行；

2．负责系统流程的制定、维护和根据实际业务需要进行流程变更； 3．协调各部门的工作，确保流程畅通；

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4．审核并确认所有作为ERP系统输入依据的基础文件，包括物料编码文件、物料数据文件、订单编码规则文件等；

? 系统日常管理—系统维护员（行政部）

主要职责：

1. 监督系统数据（物料出入库数据、物料清单数据、存货档案及各类订单）的正确性和及时性，发现错误及时指导纠正，确保系统有效运行； 2. 监督系统文件的执行情况； 3. 负责系统日常故障的及时处理； 4. 负责系统数据备份管理； 5. 系统新增客户权限的分配； 6. 系统用户权限的分配和管理； 7. 负责系统使用员考核数据的提供。

1.2.2 销售管理模块（业务部，生产部）

? 销售管理模块—业务部主管 主要职责：

1.审核并确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括客户编码、客户资料等； 2.如有特殊情况或订单变更时，应及时通知生管；

3.指导、监督各业务人员的工作，检查销售基础数据的正确性，销售订单的正确性； 4.跟踪销售订单执行情况，如有错误或异常情况及时指导纠正； ? 销售业务员

主要职责：

1. 接到客户订单之后必须在一个小时内输入ERP系统，在审核确认销售订单的同时告知生管。

2.如发现物料数据、客户资料不正确或有疑问，应及时通知相关人员要求在限期内处理，如没有得到解决，应向模块的部门主管反应并等候相关指示；

3.保证数据的及时性、准确性，所有数据的更新修改应在接到通知后立即进行，并将修改结果知会相关人员，最多不能延误超过半日，不能影响下层业务处理； 4.跟踪订单执行情况，监督、催促下游环节及时处理订单，以免延误，并及时将情况反馈给部门主管；

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