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医院办公室工作特点与文秘人员素质分析

作者：储慧明

来源：《中小企业管理与科技·中旬刊》2016年第01期

摘 要：办公室作为一个单位的重要职能部门，在协调单位内部工作、优化企业工作流程、提高整体工作效率方面都发挥着重要的作用，医院办公室工作也是如此，这就给办公室文秘工作人员提出了较高的要求。本文首先分析了医院办公室工作特点，然后对医院办公室文秘人员的素质要求进行了探讨。

关键词：医院办公室；工作特点；文秘人员素质

随着改革开放的不断深入以及现代企业、单位改革的不断推进，使得办公室文秘工作的难度越来越高，对文秘工作人员的素质要求也越来越高。面对新的社会发展形势，医院办公室工作也出现了一些新的特点，办公室文秘人员要满足一定的素质要求才能更好的适应医院复杂的办公室工作，提升新体制下的医院办公室整体工作效率，保证文秘人员能够作为医院办公室工作的重要辅助力量，充分发挥其作用，高质量、高标准的做好本职工作。这也是新时期医院管理者和办公室文秘人员改进工作现状、提升工作效率的要考虑的关键问题。 1 医院办公室工作特点

办公室作为医院的综合智能型部门，是整个医院行政管理工作的枢纽，对于协调各部门工作、部门之间以及上下级之间的信息传递和沟通等方面都发挥着重要的作用。医院办公室工作具有其独特的特点，需要办公室文秘人员充分了解之后才能真正做好文秘工作。医院办公室工作具备以下一些特点：

第一，服务对象广泛。办公室是医院的综合行政职能部门，既要做好各科室、各部门基本的协调管理工作，又要为做好患者做好社会公共关系的协调处理工作，服务对象相对广泛，工作难度大。

第二，以服务患者为中心。医院的一切工作的开展都是以患者为中心的，办公室工作更是如此。虽然办公室工作不直接面向患者，但是它的服务职能是通过辅助医院各部门、各科室工作的开展来实现的，在整个医院现代化管理和运行的过程中发挥着重要的辅助和协调作用。因此医院办公室以服务患者为中心的这一职能特点不能被弱化。

第三，职能广泛。医院办公室是一个综合性的职能部门，承担着医院协调内外、联系左右、上传下达的重大责任，是医院各个部门、科室顺利开展各项工作的重要保障，具有非常广泛的职能。比如办公室工作要能够为领导的决策提供必要的信息支持；要参与制定医院整体的规划工作，制定医院经营管理工作的相关制度规范；还要作为医院的形象窗口完成接待信访工

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作等，这些都体现出医院办公室工作职能的广泛化，因此对文秘人员的综合素质也提出了较高的要求。

2 医院办公室工作对文秘人员的素质要求 2.1 要具备良好的职业道德素养

职业道德素养是一个工作人员具备的基本素质。对于医院办公室文秘人员来说，良好的职业道德素养主要表现在，第一，要具备爱岗敬业、甘于奉献的精神，文秘工作本身就是一项繁琐复杂的工作，需要文秘人员具备高度的责任感和事业心，要踏实肯干，对待工作严谨细致，在工作过程中要敢于自省自励，不断提高自己。第二，要具较高的服务意识，如前文所述，医院办公室工作是以服务患者为中心的，因此办公室文秘人员也要具备基本的服务意识，帮助医院树立良好的形象，明确自身工作的目标和努力的方向，按要求尽心尽力的做好办公室文秘工作。第三，文秘人员还要具备较强的心理素质，面对紧张、高压的工作状态要学会调整自己，在工作当中保持一个健康良好的工作状态，找准自己的定位，不将个人情绪带到工作当中，以积极乐观的心态对待工作。 2.2 要具备较高的专业素养

要做好医院办公室文秘工作，文秘人员必须要具备较高的专业素养才能胜任复杂的办公室工作。首先，文秘人员要具备较高的科学知识水平，比如语言文字的应用水平，文秘工作是医院办公室协调各部门、各科室的枢纽，因此需要文秘人员能够熟练的运用语言文字来完成沟通、协调、上传下达等工作任务，要善于阅读、倾听和正确理解他人的发言，并简明精炼进行复述，保障信息传达的准确性和畅通性。其次，文秘人员还要具备较强的观察、分析和判断能力，这是因为医院办公室工作除了基本的工作任务之外，还可能需要文秘人员处理一些突发性的事件，这就要求文秘人员具备较强的大局意识和分析判断能力，用自身的专业素养高效的解决问题，维护医院的利益。 2.3 要具备较强的沟通协调能力

办公室作为医院的枢纽部门，是联系医院各部门、医院与上下级单位、医院领导和群众的桥梁，这就要求医院办公室文秘人员必须具备较强的沟通协调能力，才能保证信息畅通，统揽全局。沟通协调能力表现在：首先，文秘人员要学会主动的接受留心各方的信息，并能够根据具体的工作需要对信息进行分类整理，以备不时之需。其次，文秘人员要能够从领导的发言中高效的领悟到其内涵并简明清晰的传达给下级信息接收者，从而保障医院内部的政令畅通。另外，医院文秘人员还要具备较强的语言沟通和表达能力，既能准确全面的向下级传达领导的指令，又能客观准确的向领导反映下级存在的问题，还要能够协调处理好医患以及医院内外部沟通工作，从而为医院各项工作的顺利开展提供保障。 2.4 要具备良好的信息素养

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以互联网、计算机为代表的现代科学技术的不断发展，促进了信息时代的到来，各行各业都开始朝着信息化的方向发展，这就给医院办公室工作带来了压力和挑战，也给办公室文秘人员提出了更高的要求，文秘人员必须要具备良好的信息素养才能够更好的胜任医院的信息化办公。良好的信息素养表现在文秘人员要能够熟练运用现代技术手段，通过多种渠道搜集办公室工作需要的各类信息，随时为领导提供必要的信息支持。医院办公室文秘人员还要不断加强现代科技知识的学习，提高现代化办公手段的应用能力，能够运用新知识、新观念帮助办公室领导出谋划策，提高医院管理工作的整体水平。 3 小结

综上，应用办公室作为一个综合性的职能部门，对文秘人员的素质要求较高，除了必要的职业道德素养和较高的专业素养之外，办公室文秘人员还要具备较强的沟通协调能力以及良好的信息素养，才能更好的胜任新时期医院的办公室工作，为医院各项工作的正常开展服务。 参考文献：

[1]王映璇，申玫鑫.浅析医院办公室文秘人员的信息素养[J].中国继续医学教育，2014，02：118-120.

[2]于露露.浅谈医院办公室的工作特点及工作人员应具备的素质[J].中国伤残医学，2011，01：111.

[3]李红霞.浅谈新形势下医院办公室行政综合秘书的能力素质培养[J].经营管理者，2011，19：169.