国土资源数字档案管理省级规范

(Digital Archives of Land and Resources Management at the Provincial Level

Specification)

国土资源部信息中心

前 言

为规范国土资源数字档案的归档、接收、保管及利用工作，推动国土资源数字档案规范化管理，制定本规范，《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）已明确规定的文书类电子档案不再列入本规范范畴，测绘、海洋管理数字档案规范另行规定。

本标准由国土资源部提出并归口。 本标准起草单位：略。 本标准主要起草人：略。 本标准由国土资源部负责解释。

1 范围

本规范规定了国土资源数字档案的归档、整理、保管及利用的一般方法。 本规范适用于全国各级国土资源行政主管部门在土地、地质矿产资源调查、评价、管理过程中所形成的国土资源数字档案的管理与技术要求。 2 规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GB/T18894-2002 电子文件归档与管理规范

GB/T3792.1-1983 文献著录总则 DA/T 18 档案著录规则

DA/T15—95 磁性档案管理与保护规范 DZ/T 0431—2005 矿业权档案立卷归档规范 GB/T 11822-89 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T20988-2007 信息系统灾难恢复规范 3 术语和定义

3.1 国土资源数字档案 figure file of land and resources

本规范所指的国土资源数字档案是在国土资源调查、评价与管理工作中形成的归档电子文件及相关的元数据。以下简称数字档案。 3.2 归档电子文件 Archival electronic records

指经鉴定的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 3.3 元数据Archival electronic records Metadata

指描述组成数字档案的归档电子文件的背景、结构信息及整个管理过程的数据。

3.4 归档 filing

指把数字档案集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

3.5 迁移 Migration

指将源系统中的数字档案向目的系统进行转移存储的方法与过程。 4 总则

4.1 各级行政主管部门应建立严格的管理制度，采取相应技术措施，确保数字档案的真实性、完整性和有效性。

4.2 国土资源行政主管部门应当加强对所属单位数字档案管理工作的监督与指导。 5 元数据

5.1 元数据文件名采用“归档电子文件名”+“元数据.MDB”方式命名； 5.2 元数据内容 5.2.1背景、结构信息

归档电子文件归档的生成日期、软、硬件技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式。 5.2.2 管理过程信息

5.2.2.1 归档电子文件处理过程中相互衔接的各类责任者(如收件人、经办人、审核者、签发者等)以及办理结果。

5.2.2.2 归档电子文件处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。

5.2.2.3 归档电子文件传递、交接过程中的其他标识。 5.3 元数据结构

5.3.1 背景、结构信息表（BJJGB）

表1 国土资源数字档案元数据（背景、结构信息）表 序号 字段名称 字段代码 字段类型 字段长度 小数位数 1 XCBM Char 40 形成部门 2 WCRQ Date 8 完成日期 3 TXDZ Char 40 通讯地址 4 DH Char 20 电话 5 LXR Char 20 联系人 6 YJHJ Char 100 硬件环境

7 8 9 10 11 12 13 操作系统 操作系统版本 数据库系统 数据库系统版本 相关软件 相关软件版本 字节数 CZXT CZXTBB SJKXT SJKXTBB XGRJ XGRJBB ZJS Char Char Char Char Char Char Int 20 12 20 12 20 12 12 0 注1：硬件环境指主机、网络服务器型号、制造厂商等。 5.3.2 管理过程信息表（GLGCB）

表2 国土资源数字档案元数据（管理过程信息）表 序号 字段名称 字段代码 字段类型 字段长度 小数位数 1 JDH Int 2 0 岗位序号 2 JDMC Char 20 岗位名称 3 ZRR Char 20 责任人 4 JSRQ Date 8 接收日期 5 BLJG Char 20 办理结果 6 JSRQ Date 8 结束日期 7 PZXX Blob 凭证信息 8 QTBZ Blob 其他标志 6 归档 6.1 归档范围

6.1.1 反映土地、地质矿产资源调查、评价与管理的职能活动和基本历史面貌的，对管理和历史研究具有利用价值的归档电子文件及元数据。

6.1.2 土地管理、矿产资源管理工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的归档电子文件及元数据。

6.1.3 其他对土地、地质矿产资源调查、评价与管理工作具有查考价值的归档电子文件及元数据。 6.2 归档要求

6.2.1 归档电子文件应由各级电子文件形成的主办部门根据本规范整理内容进行预整理，及时填写《国土资源数字档案管理登记表》（附录A中的表1、表2、表3），由负责人签署审核意见后，移交给相应档案部门实行集中统一管理。 6.2.2 按GB／T 18894—2002的7.5.2.2的规定， 把数字档案集中拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对