公文写作基础知识讲义(整理版) 下载本文

情况通报有两种形式:一种只对有关事实作客观叙述;另一种还对有关情况加以分析说明,有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。

第五节 请 示

(一)、请示的概念

请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。请示主要用于:1.在实际工作中,遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理;2.工作中遇到需要上级批准才能办理的事情;3.超出本部门职权之外,涉及多个部门和地区的事情,请示上级予以指示。

请示和报告既有相同之处,又有区别。相同之处是两个都是写给上级的上行文,公文里都有陈述意见,反映情况的内容。区别是:第一,时间有别。请示跟报告相比,时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的,属于将来时,报告写的情况是已做过的,属于过去时;第二,内容的侧重点有别。请示着重于请示批准,报告着重于汇报工作;第三,要求有别,请示要求上级必须回复,报告则不必,只供上级参考。

(二)、请示的写法

请示按请示目的分,可分为批准性请示和呈转性请示两类。 1、批准性请示 内容比较简单、具体,往往是一些较为细小的实际事项的请求。请示被批准后,执行机关范围也比较小,常常就是请示单位自己。

批准性请示一般由三部分组成:请示理由、请示内容、请示结语。 请示理由是文章的开头部分,常是导语式的,要扼要地讲明请示的背景和根据,及概括地写出请示事项。复杂的一般写成一段话,简单的则就以一句话为之。请示理由之后,许多请示中都要紧接着写上一句承上启下的过渡语。它们的基本的格式是“现将??报告如下”,随之点上冒号。但有些极短小的请求也可不写。

请示内容是请示的中心部分,要写得具体,条理清楚,说服力强。请示内容包括提出请示事项和阐述说明道理或事实两项内容。提出请示事项要详细,阐述说明道理要充分,只有这样才能使有关领导心中有数,易下决心。

有些情况简单,有条文和规定可依据,只是出于组织原则报给上级知道,请示批准的请示。请示内容部分只需提出请示事项即可,不必阐释道理。

请示结语是请示的结尾部分,一般是另起一行空两格书写,请示结语语气要谦恭。请示结语的通常写法是:“特此请示,请审批”、“以上意见当否,请指示”、“特些请示,请批复”等。

2、呈转性请示,请示事项较为重大复杂,具有一定的普遍意义,不但需要上级批准,还需要上级转发。

呈转性请示和呈转性报告的区别主要有两点:呈转性请示不但要求上级批转,而且一定要有复文。呈转性报告虽也要求上级批转,但不要求上级复文;呈转性请示里要求批转的意见往往是较具体的作法、措施;呈转性报告里要求批转的意见往往是较原则、较概括的政

策性意见。批准性请示和呈转性请示也有较大区别,不仅是要求目的上的区别,而且在执行范围上也有区别。批准性请示执行范围较窄,一般就是请示单位自己;呈转性请示执行范围较宽泛,往往不仅是请示者的本单位,而且还要包括其他很多有关单位共同执行。

呈转性请示一般由三部分组成:请示理由、请示内容、请示结语。 请示理由和批准性请示的写法基本相同,只不过有时语气较批准性请示更为庄重一些,由于这种请示批准转发后带有指导性,所以有时理由交待得要较详细,以期更加引起领导重视。

请示理由之后的过渡语和批准性请示相同。

请示内容,一般都是请示单位的设想和建议。因为比较复杂,提出请示事项和阐述说明道理两条,缺一不可。阐释道理时,可采取引用理论根据或摆明事实根据两种写法。呈转性请示内容部分在书写时要更注意条理分明,较长者要分条分项来写。

请示结语,呈转性请示结语也要另起一行空两格书写。写法与批准性请示结尾略有不同,通常写法是:“以上报告,如无不妥,请批转各地贯彻执行”、“以上意见,如属可行,请批转有关单位执行”,或其他一些类似的说法。

3、在写请示时,应当注意以下一些事项:要坚持一文一事;请示事项必须明确、具体、可行;不要搞多头请示(请示应主送直接主管机关或主管领导,其他确需了解请示事项的领导机关或领导人,采取抄报形式处理。如是受双重领导的机关,也应根据请示内容,择要送一处领导机关,由主送机关答复请示的问题,对另一领导机关采取

抄报形式);一般不得越级请示,个别需要越级请示的,常采用两种方式:一种是转呈式,可以既避免越级,又明确主送机关;另一种是在越级请求的同时,把请示抄报被越过的主管部门;不要把请示写成报告或请示报告;除领导直接交办的事项外,请示不要直接送领导者个人,或既写主送机关,又同时主送、抄送给主送机关领导人。一般情况下,也不得在上报请示的同时抄送平级和下级机关。

第六节 批 复

(一)、批复的性质和特点

批复是上级机关答复下级机关请示事项的答复性公文,具有权威性、针对性和指示性等特点:

1、权威性。批复发自上级机关,代表着上级机关的权力和意志,对请示事项的单位有约束力,特别是那些关于重要事项或问题的批复,常常具有明显的法规作用。2、针对性。凡是批复,必须是针对下级机关请示事项而发,内容单纯,针对性强。3、指示性。批复的目的是指导下级机关的工作,因此批复在表明态度以后,还应当概括地说明方针、政策以及执行中的注意事项。

(二)、批复的写作

1、标题 批复的标题有两点需要特别强调:

(1)关于发文单位。批复的发文单位即行文主体,既不能不写,也不能随意略写或简化。

(2)关于事由。批复的事由大致有两种写法,一种是用表示关

联范围的介词“关于”加上请示或批复的事项来表述,如《国务院关于1991—2000年全国治沙工程规划要点的批复》;另一种是在“关于”和请示或批复事项中间再插入一个表态动词“同意”来表述,如《国务院关于同意开放×××航空口岸的批复》。

2、正文 批复的正文一般由三个部分组成:

(1)引语 批复的开头通常要引述来文作为批复的依据,引述的方法有四种:第一种是结合请示的日期引述,如“×年×月×日来文收悉”;第二种是结合来文的日期和文号引述,如“×年×月×日×号文收悉”;第三种是引来文日期和来文名称,如“×年×月×日《关于??的请示》收悉”,第四种是引述来文日期和请示事项,如“×年×月×日关于??问题的请示收悉”。

(2)主文 主文是批复的主体,这部分应针对下级机关请示的事项,表示同意与否的态度,有时还要阐述同意或不同意的理由。答复请示事项针对性要强,答复要明确具体,简明扼要,表达要准确无误。

(3)结尾 是批复正文的最后部分,它的写法有三种:第一种是提行写“此复”或“特此批复”;第二种是写希望和要求,给执行请求事项的答复指明方向;第三种是秃尾,就是请示事项答复完毕就告结束,此种结尾方法使用的频率越来越高。

要写好批复还应注意以下几点:第一,有核实请示缘由的真实性,研究请示所注意所提意见或建议的可行性,有些情况应先作调查研究;第二,凡请示事项涉及其它部门或地区的问题,批复前都要与其协商,取得一致意见;第三,及时批复,以免贻误工作。对不按行文