现代中小企业秘书应具备的能力和素质

秘书存在于社会生活的各个领域、各个层次、各行各业,近年来我国的中小企业在市场经济大潮中,得到不断发展充实。所谓中小企业,是指在中华人民共和国境内依法设立的有利于满足社会需要,增加就业,符合国家产业政策,生产经营规模属于中小型的各种所有制和各种形式的企业,作为商品经济的产物,我国中小企业能很好地适应市场的不断变化,有着顽强的生命力,已经成为了国民经济的“半壁江山”。而中小企业秘书作为企业领导身边的辅助者在中小企业中发挥着重要的作用,可以说中小企业的秘书是联接领导与外界群体的桥梁。是以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文办事等主要职能活动的领导者,作为领导者身边最亲近的人,秘书作为一条很好的纽带,使公司的日常工作得以规范有序。 随着社会主义市场经济体制的逐步完善,秘书的工作环境、服务对象以及辅助办公工具等都有了显着的变化。现代中小企业对秘书的要求从过去的单纯的办事办文办会到既要具备一般的文秘知识又要懂得政治、经济、管理等多方面知识,现代秘书不仅要具备从事文稿撰写、文件整理归档等工作能力还要具备处理基本的文秘事物、从事翻译、会计、公关甚至是保镖、驾驶等能力,传统秘书到现代秘书经历了从凭老经验办事到科学化管理的转变。作为中小企业的现代

秘书只有具备能力和素质才能促进企业更好更快地发展。 1 现代秘书应具备的能力 (1)理解和领会能力

中小企业秘书是上司的助手和参谋,是企业上传下达的桥梁,因此要具备一定的理解和领会能力,要领会上司的语言动作和意图,作为秘书要为上司作出的决策提供依据,同时也要起草报告、处理公文等等,只有很好地领会上司的意图才能够为上司提供好的合适的决策依据,同时上传下达才能做到准确无误。为此作为秘书要有较高的理解领会能力,能够听得快、听得懂,听得清,记得牢,只有这样才能更好把上司的意图传递给各部门。这就要求秘书平时多听多看多揣摩,掌握上司的兴趣爱好和习惯,不断积累不断总结。 (2)口语表达能力

作为秘书要经常说话,汇报情况、提出建议、上传下达、协调工作、接待来访,说话是一门艺术,作为中小企业的秘书要经常和相关的企业、政府部门打交道,会说话在处理人与人关系中起着事半功倍的作用,只有说话得体才能处理协调好各种关系,同时也能提高办事效率塑造企业形象。 (3)交际能力

交际能力大多体现在协调工作和与上司的相处当中,而这两方面对于秘书人员事业的发展至关重要,秘书的工作职责决定了要处理企业中的人际关系,交际能力又是处理人际

关系的重要因素。作为秘书如果能够善于交际,平易近人,与人很容易接近,也容易让人信赖,所以作为秘书要不断学习交际艺术,提高交际能力。 (4)组织协调能力

秘书除每日面对大量繁琐、复杂的文字工作外,还要与各方面的人员打交道,秘书从属于领导者,这就要求秘书要有一定的领导协调能力,秘书要根据领导的意图组织各种各样的活动,同时还要协调各个职能部门之间的关系甚至还要协调上司与其他部门领导之间的关系。 (5)较强的文字处理能力

作为秘书必须具备语言文字应用表达能力、外语能力、速记能力和和计算机应用能力。秘书工作离不开文字工作,可以说秘书大部分时间是和文字打交道,所以作为秘书要有较强的文字功底,要熟练掌握各类文书的特点、写作方法和语言表达技巧,同时,由于中国加入WTO后,许多企业都要和外商打交道,这就要求秘书还要具备较强的外语能力。计算机应用能力也是现代秘书必备的另一个基本能力,企业秘书要能够熟悉基本的办公软件,除此之外,速记也是一种能力,因为大多时间领导都是能秘书口述,同时各种会议的召开都要求秘书能够快速记录。秘书人员文字处理能力的形成和提高,既须作综合的努力,有赖于长期的、反复的、刻苦的写作实践。只有在写作实践中进一步对有关写作知识加以消化,