会议策划与组织

项目一 会议概说

任务一 会议含义与要素 一、 会议的含义

会议是人们最常见的一种交往形式，会是指多人相聚，议是指协商事宜， 会议合在一起就是人们通过一定的形式和程序、协商事宜、交流信息、沟通情感、达成共识的一种重要行为过程，使人们在社会生活中处理有关问题的一项经常性的活动形式。

会议必须具备以下三个条件： （1） 必须由两个以上的人参与 （2） 必须有一定的议题和目标 （3） 必须通过一定的程序达到目标 二、 会议的要素

会议名称、会议议题、会议主题、会议时间、会议地点、会议议程、会议人员（主办者、主持人、参加者）、会议形式、会议结果

任务二 会议的功能与分类 一、 会议的功能 （一）提供信息 （二）交流经验 （三）解决问题 （四）宣传政策 （五）沟通情感 二、 会议种类

（一）按会议规模分类：大型会议、中型会议、小型会议 （二）按会议阶段分类：预备会议、正式会议

（三）按会议的手段分类：常规会议、电话会议、电视会议、网络会议等。

任务三 会议不良现象及解决对策（有印象） 一、会议不良现象 （一）会议缺乏意义

4. 为表功而开会 1. 为交际而开会

5. 为推卸责任而开会 2. 为惯例而开会

6. 为避免尴尬而开会 3. 为攀比而开会

（二）会上议而不决

1. 推卸责任 2.追求完美 3.习惯拖延 4.信息阻塞 （三）讲话滔滔不绝 （四）态度自由散漫 （五）会议不计成本

任务四 秘书与会议

一、 会务工作对秘书的要求? （一）职业道德要求

1.树立正确的服务观念 2.爱岗敬业，严格自律 3.严守纪律，保守机密 （二）业务素质要求

1.娴熟的服务技能 2.出色的沟通能力 3.灵活的应变能力 （三）心理素质要求

1. 性格开朗积极乐观，用良好心态对待会议的每一个环节和每一个参会者 2. 良好的自我控制能力，能够在各种压力下迅速找到问题的解决办法 3. 忍耐宽容地对待会议中的各种人和事，针对不同的人不同的要求要以一

颗平和的心去理解和体谅

4. 增强自我调节能力，避免复杂环境和不良情绪的干扰。

项目二 会议的策划与准备

任务一 会议策划与会议方案 一、 会议策划

会议策划是会议的总体构思，是对会议过程中各个环节所作的初步安排和打算。 二、会议方案

会议方案，也称为会议策划方案，是会议策划的具体体现，其中应完整地提出会议的基本构想和各项准备工作的情况。 （一） 会议方案的格式

1. 标题：会议方案标题写成“XX会议方案”或“XX会议策划书”。

2. 正文：会议名称、任务、意义、形式、日程安排、经费、准备工作等各方面情况。

3. 落款或签署：会议方案最后要写明具体的策划部门或策划人员并注明成文日期。

三、 会议议程、日程和程序?（选择或简答） （一） 会议议程

会议议程包括：会议的议事程序和列入会议的各项议题。它是对会议顺序的总体安排，主要涉及会议所讨论的具体事项，需要解决的问题。 （二） 会议日程

会议日程是对会议每天活动的具体安排，也可以看作是会议的时间表，应该具体列出每天每个时间段会议的详细内容，以控制会议的进程。会议日程包括主题活动和各项辅助活动，如聚餐、游览、参观等。凡是一天以上的会议都要制定会议日程。

（三） 会议程序

会议程序具体规定一次会议的详细步骤，它既可以让与会代表了解会议内容和顺序，同时也是会议主持人掌控会议的依据。

甘特表是20世纪初由亨利甘特开发的一种线条图，横轴表示时间，纵轴表示要安排的活动，线条表示在整个期间上计划和实际活动完成情况。

甘特表的优点是简单、明了、直观，易于编制，因此到目前为止仍然是小型会议项目中常用的工具。

任务二 会议机构的组成和人员选择（理解分工） 一、 成立会议机构

为了保证会议的顺利进行，会务人员要进行分工，及各负其责，又相互配合，共同完成会议的准备工作。

小型会议：设立会务组，选派专人进行会议筹划、组织、安排、协调等工作。 大中型会议：建立完善的会议组织机构，将各项工作细分到各小组，各小组在统一指挥下，分工合作，共同承担会务工作。

1.秘书组 负责会议文字工作及领导在会议期间交办的各项任务。

2.材料组 负责会议材料的印刷、发放、保管、回收以及会后材料的汇集、归档工作。

3.组织组 负责代表的编组、签到、代表资料审查、会议协调、会议进程的控制等。

4.技术组 负责会议各种设备安装、调试、维护等工作。

5.财务组 负责会议预决算工作，会议费用的筹集，会务费的收取，会议开支的支付和控制，会议账目的登记等。

6.宣传组 负责会议对外联络沟通、宣传报道，以及会议的摄影、录音、录像等工作。

7.后勤组 负责会议期间的后勤保障，包括代表的食宿、交通、娱，各种生活用品的供应，各种票证的准备与制作，返程车船机票的预定工作。

8.保卫组 负责会议的安全保护工作和保密工作。

任务三 会议经费预算 一、 经费的来源

1. 主办者承担 2.与会者承担 3.社会赞助 4.转让无形资产使用权 5. 上级划拨 二、会议开支的项目 （二）会场费用

1.会场租金 2.会场设备的租赁费用 3.会场布置费用 4.其他支持费用

任务四 会议选址和布置? 一、 会议场所的选择

1.大小适中 2.设备齐全 3.保密性好 4.安全性强 5.避开干扰 6.经济实用 7.符合规定 二、会场布置

（一）会场布置的一般要求

会场布置要有利于突出会议主题、烘托会议气氛、调节与会者的情绪、提高会议效率。不同的会议对会场有不同的要求：

政治性会议要求严肃庄重；学术性会议要求气氛和谐宽松，易于交流；单位内部会议要求紧凑、高效；涉外会议考虑既有中国特色，又符合主宾习惯、爱好和禁忌。

（二）小型会议会场布置

小型会议，一般指参加者较少，规模不大的会议。它的主要特征是全体与会者均安排座，不设立专用主席台。

排座的三种具体形式：自由择座、面门设座、依景设座