企业档案管理制度

篇一：企业档案管理制度 公司档案管理制度 第一章 总则

第一条 为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，特制订本制度。

第二条 本制度所称的档案是指过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第三条 重要原始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由总经办统一管理。 第二章 档案归档 第四条 归档范围 (一)

(二) 通用管理：证书、部门职责、岗位职责、手册、注册申报资料等。 工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、工程管理 （变更、进度控制、质量控制）、工程验收、工程报批资料等。

(三) 合同：原辅料采购、设备采购、工程基建、技术转移、委托合同、设计 合同、其他合同。

(四) 设备档案：公用系统、物料、仓库等辅助设备；生产部设备、工程部设 备、QC部设备等。

(五)

(六) 员工培训：培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告等。 计量：化测类、力质类、温湿度类、压力类、热工类、长度类、计时类、 流量类等，设备内部校验记录归于设备档案中。

(七) 产品档案：产品批件、包装设计、技术转移资料、产品工艺规程及空白 批记录、质量标准、留样观察和产品稳定性试验资料、产品质量回顾、变更情况、产品药检所检验报告（含送检或抽检）、产品重大质量事故资料等。 (八) (九)

供应商档案。 质量标准：原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。

(十) 检验方法：原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。 (十一) 记录：除批记录以外的所有记录。包括辅助记录、出入库单、销毁记录、 盘存表、温湿度记录、物料请验单等；

(十二) 批记录：批生产记录、批检验记录、批监控记录、批包装记录等。 (十三) 标准操作规程。

(十四) 验证文件：验证主计划、厂房及公用系统、生产设备验证、QC设备验证、 工程部设备验证、方法验证、工艺验证、清洁验证等。 (十五) 行政类文件：

? 行政法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标 准、规章规程等；

? 各类公文。本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复；

? 各类证照、证书。包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、 土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书等； ? 人事任命、劳动纠纷等；

? 各类固定资产资料。包括车辆所有原始证照、办公设备、仪器设备说明书、 保修卡等； ? 所有加盖公章的文件复印件；

? 在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、声像光碟 等形式的历史记录。 第五条 归档时间

(一) 各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印 件须于文件产生的24小时（一个工作日）内到档案室办理归档手续；

(二) 设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规程随时产生随 时归档；

(三) 员工培训类资料按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理 归档手续；

(四) 计量类资料按半年归档，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25 日之后12月5日之前到档案室办理归档手续；

(五) 供应商档案按年度归档，于每年1月25日之后2月5日之前将上一年的 资料到档案室办理归档手续；