新奥燃气工程 有限公司 压力管道安装质量管理体系程序文件 编号：XAGS/GQP03A-2010 修订号：A/0 第 2 页 共 2 页 质量记录控制程序 计算机生成和保存的，记录人填写完成之后应确认指令，限定阅读及操作权限，防止他人随意更改。 4.3 记录的收集、标识和归档 4.3.1 各部门文件管理员应及时收集、汇总各类记录，保持顺序号或日期、页码的连续便于查阅。 4.3.2 对于体系文件规定的记录，其归档方式应便于存取、检索。 4.3.3 如部门有多种记录，要对存放记录的档案盒进行编号，档案盒内附有所存放记录的清单，各部门对记录应定期进行整理并装订，在显著部位注明部门、记录名称及月份等信息。 4.4 记录的保存和销毁 4.4.1 各部门按照《质量记录清单》的期限要求保存记录，产品质量记录由检验员归入档案室保存，保存期限不少于7年，其他记录由记录形成部门妥善保存，保存期限至少为4年。 4.4.2 记录应保存在安全、干燥的地方，便于检索并注意做好防火、防蛀、防潮等工作。 4.4.3 记录不得随意销毁，过期的记录须经所在部门负责人核实后方能处置。 4.5 记录的查阅、借阅 4.5.1 经记录保存部门负责人同意，相关部门可在记录保存处查阅所需记；如需借阅，需经双方负责人同意，进行借阅登记。 4.5.2 如合同中有要求，经保存部门负责人核实后，记录可提供给顾客或其代表查阅。 4.6 技术质量部对质量控制系统使用的受控记录表格进行检查，以确保质量保证体系实施部门、人员及场所使用的相关受控记录表格为有效版本 5 相关文件 6 质量记录 《质量记录清单》 TB/QM-9930-102A-2009 版次/修改 A/0 编 制 审 核 审 批 新奥燃气工程 有限公司 压力管道安装质量管理体系程序文件 编号：XAGS/GQP04A-2010 修订号：A/0 第 1 页 共 3 页 合同控制程序 1 目的 本章对压力管道安装的合同签订、合同评审、合同变更及合同管理做出规定，以保证安装的产品不超出公司持有的安装许可证规定的范围，确保合同的有效执行。 2 职责 2.1 战略绩效部是公司合同管理归口部门，负责公司合同管理工作。 2.2 各分公司负责合同的签订、评审以及变更等工作。 3 控制要求 3.1 当顾客与本公司达成压力管道安装合作意向时，分公司营销人员要求顾客提供订货要求、标书或与顾客沟通，营销人员拟订销售合同。 3.2 顾客需求识别 3.2.1 顾客订货要求、标书或由营销人员代订合同时，营销人员需与顾客进行沟通，确保识别了顾客以下需求： 1） 顾客规定的要求，如性能、交期等，还包括对交付及交付后服务的要求； 2） 顾客虽没有明确规定，但规定的用途或已知的预期使用所必需的要求； 3） 产品有关的法律、法规、安全技术规范、标准及技术文件等要求； 4） 本公司确定的任何附加要求。 3.2.2 顾客要求确认无误后，营销人员将拟订的销售合同交部门主管审核。 3.3 合同评审 3.3.1 正式签订合同前，分公司营销人员应组织有关部门对合同进行评审，填写《合同评审单》并妥善保存。 3.3.2 合同评审应包括如下内容： 1） 由技术质量部审核是否具备相应的安装资格，即是否满足安装许可证批准的产品范围；同时审核产品执行的法律、法规、安全技术规范、标准是否合理等 2） 分公司审核公司的生产条件和能力能否满足顾客的交期要求； 3） 工艺责任人审核产品的技术要求； 4） 检验责任人审核产品的质量特性要求； 5） 分公司项目管理部门审核产品的服务要求； 新奥燃气工程 有限公司 压力管道安装质量管理体系程序文件 编号：XAGS/GQP04A-2010 修订号：A/0 第 2 页 共 3 页 合同控制程序 6） 其它部门审核与其相关的事项。 3.3.3 审查应确保： 1） 顾客的要求应予以书面确认； 2） 确保接受的订单、标书或合同所要求事项的一致性； 3） 本公司有能力满足顾客规定的要求； 4） 产品要求得以清楚规定； 5） 产品在规定的安装许可批准的产品范围内； 6） 满足相应的法律、法规、安全技术规范、标准及技术条件。 3.3.4 审查结果处理： 1） 若经审查本公司无法满足顾客需求，则由分公司营销人员与顾客协调，修订订货合约或取消订货； 2） 审查通过则由分公司与顾客正式签约，并登记于《合同台帐》进行管理； 3） 分公司将合同需求纳入生产计划，发各部门执行作业。 3.4 合同变更 3.4.1 顾客提出合同变更时，必要时由分公司营销人员组织相关部门进行评审： 1） 若属于交易付款条件，则由总经理审查； 2） 若属于项目安装时间、地点、工程量变更，则由分公司审查； 3） 若属产品技术特性要求变更，则由设计责任人负责； 4） 若属产品质量特性方面要求变更，则由检验责任人依相关要求执行； 5） 若取消合约，则由营销中心会同相关部门进行评估。 3.4.2 因公司内部待料或机器、人力等原因影响，不能满足供货合同要求时，相关部门通知分公司项目管理部门，由项目管理部门与顾客协调解决。 3.4.3 合同要求发生变更，经与顾客取得共识后，分公司将变更内容形成合同增补说明，并将修订情况以书面形式通知相关部门，必要时报公司总经理。并在《合同台帐》上备案。 3.5 合同管理 3.5.1 合同签订后，分公司应将合同正本提交战略绩效部存档。 3.5.2 战略绩效部应建立销售合同台帐，并负责合同评审记录和当年合同的保存。往年的合新奥燃气工程 有限公司 压力管道安装质量管理体系程序文件 编号：XAGS/GQP04A-2010 修订号：A/0 第 3 页 共 3 页 合同控制程序 同由战略绩效部归入档案室保存。以上质量记录保存期限为5年。 3.5.3 当需查阅、借阅合同时，应由查借阅人所在部门主管领导及战略绩效部主任签字同意后方可查阅、借阅，并应注明归还日期。 3.6 完约 分公司将项目实施情况登录于《合同台帐》，追踪合同完成情况。当顾客安装验收合格、货款全部回收后即为完约。 4 相关文件 5 相关记录 《合同台帐》 《合同评审单》 TB/SM-9930-102A-2009 TB/SM-9930-203A-2009 版次/修改 A/0 编 制 审 核 审 批