采购及应付账款管理

采购及应付账款管理

采购及应付账款管理制度

一、目的

1规范采购操作步骤和方法，确保采购的质量和采购要求的适用性，符合公司整体的日常管理规定要求。

2规定了应付账款入账、调账等方面的管理要求，规范应付账款管理工作，防范公司处理应付账款业务过程中的经营风险。

二、适用范围

本规范适用于公司的生产用原材料、生产设备、工具和固定资产（不含公司长期代理产品）等采购的控制。

三、 定义

1、 供应商：是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他组织。 2、 抽货检验标准：此标准是对采购物品进行检验的参照标准，由技术中心编写并执行。

3、 货物检验报告：是货物验收部门和人员对货物进行验收后对所采购货物给出验收报告和处理意见。

4、无票应付款：采购货物的所有权已经转移至本公司，但是供应商的正式发票尚未到达财务部的应付款项。当供应商的发票送达财务部时，应将无票应付款转入应付账款。公司的无票应付款和应付账款构成了公司资产负债表上的应付账款

四、 物资采购报销流程

1 物资采购前由用料申请人先填写采购计划，“采购计划表”经部门领导签字同意后，交与采购人员，采购人员制作“采购订单”并进行采购。

2 凡购进物料、工具用具，尤其是定制品，采购者应坚持先取样品，征得使用部门及领导同意后，方可进行采购或定制。

3 物资采购返回单位，须经物资使用部门（库房管理人员）核实、验收签字，出具“暂存单”。

4 物资采购报销必须以票据为据，不准出现白条报销。

5 物资采购前，预借物资款，必须经总经理签字批准,财务部审核方可借款，执行借款流程；物资采购完毕，需及时报销。

6 物资采购报销须填写报销单，执行费用报销流程。 7 凡不按上述规定采购者，财务部一律拒绝支付。 五、应付账款入账程序 （一）、有票应付款

1财务部业务会计对采购订单、供应商发票、暂存单进行审核，即“三单符合”审核。

2 三单中的第一单“采购订单”是指由采购合同、采购定单、委托加工单等组成的合同单据。第二单“供应商发票”是指由发票、收款收据组成发票单据。第三单“暂存单”是指由暂存单、采购订单(检验记录)、送货单(运输提货单)等组成的收货单据。

3 财务部业务人员在“三单符合”审核后，制作记账凭证并按照会计复核、批准程序入账。

4 有关部门对合同、订单的修改原件，应及时传递到财务部。 （二） 无票应付款

1 仓库管理员在收到供应商的合格来货（经检验合格）后，填写暂存单并将入库信息传递给财务部门。未经质量检验合格的货物不得入库。

2 财务部核对每一张暂存单，确保信息准确无误。将无票入库货物作为暂估入库进行核算。

3 对货物入库后超过一个月发票未达的无票应付款，财务部应及时与采购部联系并跟踪。

（三） 应付账款

1 供货方开来发票，从无票应付款转入应付账款时，必须经过“三单符合审核”。财务部业务人员应当在“三单符合审核”后，方可将无票应付款转入应付账款。将暂估入库的项目转入库存项目。

2 财务部在“三单符合审核”中发现不符或不完全相符时，应立即通知总经办和PMC部。总经办应及时与供应商联系处理，并在一周内将问题调查清楚并合理解决。财务部应同时将所有三单不符的情况记录，并定期跟踪和向财务主管或财务部长汇报。

3 对在“三单符合审核”中多开票、重开票的供应商应提出警告，情节严重的，给予金额的五倍处罚或更换。

4 技术中心应在每月二十八日前将供应商的质量退货及向供应商索赔的资料传递到财务部，财务部应于当月据之调整应付账款。

5 任何供应商应付账款的调整必须有充分的依据并经财务部长及相关人员的书面批准。这些依据应附在相应的调整凭证后。

6 更改供应商名称必须得到供应商提供的合法的资料，并经过财务成本主管的核准。这些资料应附在相应的调整凭证后。

六 应付账款账龄分析

1 财务部每季度进行一次应付账款的账龄分析，并分析资金安排和使用的合理性。

2 财务部每月打印出有借方余额的应付账款，并通知PMC部及相关部门。PMC部及有关部门应及时与供应商联系解决，并将结果在一周内告知财务部。对超过两个月的有借方余额的应付账款，财务部应向财务部长和总经理作书面汇报。

七 对账

（一）内部对账：

1 财务部每月应核对应付账款总账与明细账，对存在的差异及明细账中的异常项目和长期未达项目，财务部应会同PMC部采购人员进行调查，并经财务部长书面批准后及时处理。

2 财务部每年至少获得一次供应商对账单，对发现的差异应及时与供应商联系解决。

（二）供应商对账：

1 账期：从上月的26号到本月的25号为一个月的账期。（例如：8月为7月26号-8月25号）。

2 对账日期：每月1-2号，收取供应商暂存单和汇总对账单，逢节假日顺延。单据完好、整齐并按日期先后排序；暂存单据不得任意涂改，一经发现，不予对账。

3 对账审核期：收到单据的一个星期内进行对账单审核；若发现对账单据内容有差异，由主管业务会计进行跟踪并与供应商对接，对存在的差异及明细单中的异常进行核对，并核实单据的真实性与准确性。

4 对账逾期则顺延至下个月账期进行对账，单据超前或滞后都不予对账，月清月结。

5 付款日期：每月18号—24号之间，根据公司公告群通知为准。

6 暂存单遗失：如发现暂存单遗失联系财务部主管业务会计，经业务会计查找留存单据属实、并经主管会计核实、确认备案并确定此单据未有结账处理，遗失的单据顺延三个月后对账，对账时附遗失单据情况说明，否则不予对账。

7 退货处理：在每月20号-25号期间确认仓库有无退货，并把仓库物料退清，退货单及时取走，并按账期汇总到对账单内，如未按时取走退货单，对账时直接扣除，情节严重者付款单顺延至下个账期进行结账。

8 供应商对账单汇总表按统一格式，如下： ☆月对账汇总表 供应商名称：广东高标电子科技有限公司 编号：☆ 物料编码 11002010100 ☆ ☆ ☆ 合计 物料名称 控制器 ☆ ☆ ☆ 规格型号 48V6管60° 低电平 普通三速1：3助力 子弹头 限流17A ☆ ☆ ☆ 单位 只 ☆ ☆ ☆ 数量 100 ☆ ☆ ☆ ☆ 单价 金额 ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ 备注 备注：☆为必填项

八 供应商报价

1报价时间确认：新品报价按第一次开具暂存单之日起20个工作日之内完成报价，若超期按每天扣款当月结款金额的千分之一给予处罚,以此类推。