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高校档案数字化管理存在的问题及措施分析
作者：谢亮
来源：《办公室业务·上半月》2019年第01期
【摘要】进入新时期以后，信息数据的价值体现发生了很大的变化，这也给高校档案管理工作提出了很高的要求，其不仅要加快信息化建设步伐，而且还要大力采用各种先进的数字化管理技术和管理系统，这样才能弥补以往档案管理的弊端，实现档案资源的有效开发和利用。但是在实际档案数字化建设过程中，却会面临很多问题，不仅影响了高校档案管理工作效率和质量，而且也给高校的可持续发展带来了很多不利因素。因此，當务之急，就是要寻找一条行之有效的途径来完善高校档案数字化管理工作。
【关键词】档案数字化管理;问题分析;优化措施;探讨研究
近年来，我国数字化水平已达到了世界先列，相对也带动了各行各业的不断发展，基于这种背景下，高校档案管理工作迎来了新的发展机遇和挑战，其要想更好地顺应时代潮流，就要大力加强数字化水平，构建完整的档案数字化管理体系，进而在推进数字化档案建设的基础上，更好地提高自身的档案管理工作效率和管理质量，使档案信息所具有的利用价值发挥到最大化。本文也会对如何做好现下高校档案数字化管理工作进行详细的研究，以便为相关人士作为参考借鉴。
一、高校档案数字化管理的重要性
（一）推动高校办公透明化。高校档案管理工作代表着其档案服务水平，所以，要想实现高校的可持续发展，就要不断加强档案数字化管理建设和信息化建设，进而通过现代化的档案管理技术和管理系统来增强高校档案服务质量，使其日常办公达到透明化、高效化。目前，我国大多数高校档案管理工作都已经处在数字化阶段，通过建立专门的档案管理平台，来提高档案管理工作效率，进而保障学校各类档案信息的安全性和可靠性。同时，在平台上还会及时公布学校的各项方针政策和活动信息，如：办学策略、学校管理新方案、教师职称评定、干部聘任、福利待遇等信息，这样大大方便了信息检索者的使用需求，使其可以直接通过互联网就可以随时查询到所需要的高校信息内容。由此可见，高校档案管理工作会随着其数字化建设的不断发展而变得更加开放化、现代化，从某种意义上看，这对于推动高校透明化办公有着不可估量的重要作用。
（二）提升高校档案管理效率。进入21世纪以后，我国教育改革发展逐渐呈现出白热化的状态，基于这种背景，各高校只有加大扩招力度才能获得相应的经济效益和社会效益。而随着大学生人数的不断增加，高校档案信息也在向大数据性质靠拢，相对，这就会给高校档案管理工作带来很大的挑战。传统纸质化档案管理模式根本无法满足庞大的档案信息管理需求，因此，为了实现高校的可持续发展，就要从加强高校档案管理数字化建设上入手，引入现代化的
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数字档案信息管理系统，这样才能提高高校档案管理工作效率，有效完成大数据档案信息的管理任务。因此，高校档案数字化建设对于提高高校档案管理效率有着很实际的意义。 （三）增强高校档案服务质量。传统高校档案管理工作模式都是以纸质档案管理方法为主，其在实际操作时，会经历一系列复杂的工作流程，并且管理理念也是过于注重档案管理质量，相对，对于档案信息的有效利用却是极为忽视，信息检索者通常都需要花费大量的时间，才能查询和使用到所需的相关信息，这在一定程度上，不仅有碍于高校档案管理工作的开展，而且也影响到高校档案的利用价值。因此，要想改善这种现状，就要重视高校档案管理的数字化建设，通过引入先进的电子信息技术和专业档案管理软件，来提升高校档案管理工作效率，使其由传统纸质档案管理模式成功转型到自动化管理模式，这样既可以缩短档案检索时间，又能提升高校档案服务质量，从而为高校档案的开发和使用创造了良好的条件。以数字化建设资金为基础，对现行档案工作人员进行专业化培训，使其数字化管理能力得到进一步的提升，进而更好地开展高校档案数字化管理工作。 二、高校档案数字管理中存在的具体问题
（一）缺乏统一的建设标准。高校档案数字化建设的最终目的是为了满足用户的实际需求，为其提供高质量服务。但是现阶段，大多数高校档案数字化管理工作范围都基于校内，与社会机构及其他高校之间却很少进行沟通和交流，再加上各高校对于档案管理的数字化建设标准有着不同的看法，所以这就使得高校档案信息在共享过程中会产生各种问题，进而严重影响了档案信息的安全性和可靠性。因此，要想改善这种现状，就要建设统一的数字化标准，这样才能促进高校档案信息的有效共享，提高其利用价值。
（二）档案数字化管理进程偏低。传统档案管理方式大多以纸质档案管理模式为主，不仅工作效率低，而且任务量也是十分繁重。随着科学技术的不断发展，高校档案管理工作也发生了很大的变化，其逐渐由传统纸质管理模式演化成现下的数字化管理、信息化管理，很大程度上弥补了以往高校传统档案管理的弊端。但是由于各高校对于档案管理数字化建设的认知度参差不齐，所以在开展具体档案数字化管理工作时，所呈现的管理效果也是各有千秋，很多高校为了节省成本，依然使用传统的档案管理系统，这在一定程度上不仅阻碍了档案数字化管理进程，而且对于高校的可持续发展而言，也会产生很多不利因素。
（三）档案数字化管理人才缺乏。目前，我国大多数高校档案管理人员都是以老员工为主，其对于传统档案管理工作流程十分熟悉，但是对于数字化档案管理模式却无法做到完全掌握。相对，这就会降低高校档案数字化管理工作效率和工作质量。因此，要想提高高校档案服务水平，促进其数字化发展，就要对档案数字化管理人才培养给予相应的重视。
（四）档案数字化建设认识不足。现阶段，尽管各高校档案数字化管理工作得到了迅速的发展，但是从整体实施情况来看，仍存有很多缺陷和不足，究其原因，主要是因为对档案数字化建设缺少正确的认识所致。一些档案管理人员在日常工作中，缺少创新意识，认为数字化管理就是增加管理成本，这种错误的认知也使得高校档案管理质量和的服务水平大大降低，进而
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严重影响了档案信息的开发和利用。因此，需要转变观念，充分认识到档案数字化的重要性，这样才能早日实现高校档案数字化管理目标。 三、强化高校档案数字化管理的有效措施
（一）加强档案数字化管理人才培养。随着现下我国高校档案信息数量的不断增多，档案管理模式也由传统纸质型管理模式过渡到信息化管理、自动化管理模式上，并以现代化技术和设备为依托，来实现高校档案管理办公自动化。基于此，这就会给高校档案管理人员提出较高的要求，要求其不仅要具备较强的信息化管理水平和分析能力，而且还要拥有一定的责任意识和管理素质。因此，相关高校一定要对数字化档案管理人才的培养给予高度的重视，通过定期开展数字化档案管理培训，来增强档案工作人员的技术水平和管理能力，使之可以摆脱传统思想观念的束缚，更好地为高校数字化档案管理工作提供服务。
（二）树立正确的数字化档案管理理念。对于现代高校档案管理工作而言，对其进行数字化建设，无异于进行了一场全新革命，而要想保证最终的建设效果和服务水平，促进高校档案信息的合理利用，前提条件就是要对数字化档案建设给予正确的认知和高度的重视，不仅要制定统一的建设标准和管理制度，而且还要树立正确的数字化档案管理理念，加大资金投入力度，这样才能有效开展数字化档案建设工作，进而在保证高校数字化档案管理效率和质量的基础上，更好地实现高校可持续发展目标。
（三）建立现代化的档案信息管理服务中心。高校档案数字化管理工作要想发挥出最大的实效作用，真正实现学校档案资源的大范围共享，首要任务就是要利用先进的网络信息技术建立一个专门的档案信息管理服务中心，进而通过该中心来加强与社会机构和其他高校的沟通和交流，以便在协商的基础上达成共识，制定出统一的数字化档案建设标准，从而更好地完善学校档案信息管理系统，使其真正做到数字化、现代化、高效化，不断提高学校档案信息服务质量。另外，要保证高校档案信息管理服务中心功能的丰富性和多样性，使其可以符合高校可持續发展需求，进而确保所提供的档案信息服务不仅可以满足不同用户的要求，而且还能弥补以往档案信息服务的弊端，让用户可以通过简便的检索程序，在短时间内就能获取到所需信息。同时，通过互联网，用户还可以实现跨地域、跨空间的档案查询和检索工作，解决很多档案信息利用问题。目前，这种现代化的档案信息管理服务模式已被广大高校所采用，收获的成效也是十分显著，其对于高校档案管理数字化进程起到了很大的推动作用。
（四）构建完善的数字化档案管理体系。数字化档案管理系统具有较强的综合性，其在建立过程中，会涉及多项设计软件，如：系统设计、数字化软件开发、数字化档案整理、数字化档案系统管理、数字化档案扫描、数字化档案光盘备份等，这些系统软件必须保证一定的兼容性，才能实现高校数字化档案管理工作的有效开展。同时，为了进一步提高高校档案数字化管理效率和质量，相关管理部门还要加大资金投入力度，不断加强档案网络和数据库建设，以便可以实现对高校档案信息的有效存储和处理维护。此外，档案管理人员还要灵活掌握双服务系统，即在档案储存过程中，利用高速扫描仪器对其进行扫描，以便可以达到双备份目的，进一