怎样当好学校办公室主任
认清形势 准确定位 提高效率 当好办公室主任
学校办公室是学校的重要职能部门，作为学校校务办公室主任，既联系上下，又协调左右，既是学校领导的参谋，又是学校日常事务的“主管”，是办公室运转的中枢。办公室主任是否称职，对办公室职能作用的发挥起着关键作用，事关学校全局工作的正常运行。因此，作为学校办公室主任，应认识到自己所处的地位和所应发挥的重要作用，爱岗敬业，尽职尽责地履行自己的职责，富有成效地做好办公室工作。下面，我结合实际，谈谈当好学校办公室主任的几点体会。 一、认清形势，增强做好办公室工作的使命感和责任感
就我校来看，过去的一年，是学校发展史上具有重要意义的一年。校党政班子的换届，明确了我校今后几年的发展目标、任务和发展思路，就是要解放思想，抓住机遇，努力奋斗，加快发展，为建设特色鲜明的高水平学校打好基础。面临新的形势、新的任务，对我校办公室工作也提出了新的、更高的要求。所以，我认为，作为学校办公室主任，必须适应新的情况，进一步增强责任意识、服务意识、效率意识、创新意识，努力做好办公室工作。
责任意识，就是要增强工作的责任感。这是因为，办公室的工作无小事，如果一个环节出现差错，就会牵一发而动全身，影响本部门甚至全校其他工作的开展。比如编发信息、草拟公文等等，这些工作看起来都是一些具体的小事，但件件都关系到本部门与学校的日常工作开展，耽误了就是大事，就会贻误工作，就会影响领导决策的落实。因此，作为办公室主任，首要的就是要增强工作责任心，以高度负责的态度对待每一项工作，保证学校工作的正常运转。
服务意识，就是要牢固树立全心全意为师生员工服务的思想。既要为领导当好参谋助手，又要做好各项协调服务，理顺和处理好各种关系，并把广大师生员工普遍关心、关注的问题作为工作的重点，切实为群众做好服务。 效率意识，就是要有紧迫感和只争朝夕的精神，增强时效观念，善于总结工作经验，把握办公室工作的规律，形成办事高效、运转协调、行为规范的工作机制。
创新意识，就是要努力探索做好新形势下办公室工作的新思路、新办法、新机制、新途径，注意结合实际，敢于打破陈旧观念，勇于研究新情况，解决新问题，不断开创工作的新局面，适应新形势对我们的要求，努力为学校和本部门的改革、建设和发展做出应有的贡献。 二、准确定位，当好领导的参谋和助手
作为办公室主任，仅仅有责任感是不够的，办公室主任另一项重要的工作就是要当好领导的参谋和助手。那么，怎样才能当好学校领导的参谋和助手呢？我认为，以下几点非常重要。
一要准确定位。找不准位置，也就找不准工作的立足点、切入点、着力点，工作起来也就找不到“感觉”。办公室主任处于一个“总管家”的位置，围绕着中心工作，上协调领导，下联系师生员工，各种事务都要过问，其他同志管不了、不该管的，都要办公室主任去管。办公室主任还具有领导与被领导的双重角色，在办公室范围是领导者，对于学校的领导来说则是被领导者。既要当好领导，管理好下属，协调好各部门之间的关系，又不能把自己摆到“当官”的位置上。总之就是要当好服务员、协调员，把握好所应扮演的角色，把握好工作分寸，做到管事不巨细，参谋不决断，助手不越权，工作要到位。
二要抓住工作重点。从大的方面说，重要是根据学校中心工作抓好部门的中心工作和重点工作。在工作中要及时地捕捉信息，准确地搞好反馈，积极地当好决策参谋。不仅要善于发现问题，还要认真分析问题，给领导解决问题提供决策参考。领导一旦采纳决策意见，还要制订决策备选方案。备选方案不能只是一种，要有多种方案，以便优中选优，以便领导科学决策。一旦决策制定后，要采取得力措施抓落实，并及时搞好督促检查，搞好落实情况反馈。
三要善于协调。首先要协调好上下的关系。要坚持“实事求是”的原则，对上要尊重而不盲从，服务而不奴卑，还不能违背原则。胡锦涛同志2004年1月12日在中纪委第三次全会上发表的重要讲话强调：“必须大力弘扬求真务实精神，大兴求真务实之风”，这是在当前新形势下对我们坚持党的思想路线提出的新要求。陈云同志也说过，“要不唯书，不唯上，要唯实”。对下要以礼，以诚，以情。不要盛气凌人，不搞瞎指挥、乱指挥，更不能越权指挥。再是协调好内外关系，外求支持协作，内求团结向上，充分调动各方面的积极性，营造良好的工作氛围。一方面要通过信息反馈、工作交流、请示报告等向上汇报工作，积极争取上级的支持、重视和理解；另一方面还要通过深入基层、调查研究、总结典型、工作指导等形式向下联系师生员工，加强相互之间的协调配合，共同把工作做好，起到学校与领导与师生员工联系的桥梁作用，维护好领导形象。 三、提高工作效率，充分发挥办公室的综合效能作用
学校办公室工作千头万绪，复杂烦琐，要做好办公室工作，重在提高工作效率和充分发挥自身的综合效能。我个人认为，要提高工作效率，关键在于做好三个方面的工作。
一要加强理论学习，努力提高自身素质。办公室主任一定要加强学习，更新知识，提高自身素质，具备作为办公室主任所必要的能力。自身素质强，就会产生内在“魅力”和影响力。也就是说，当好办公室主任，不仅要靠权力的影响力，更要注重发挥自身非权力因素的影响力，靠高尚的人格、丰富的知识、高超的才干、卓有成效的方法艺术来开展工作，只有二者有机结合，才能更好地开展工作。要增强素质，又关键在于学习。要学理论、学政策、学技术、学管理，提高综合素质。如办文办事能力，它是多种能力的综合体现，最基本的如专业知识能力、领会领导意图的能力、驾驭局势的能力、语言表达能力、处理复杂事务的能力以及社会交往能力等，都是当好办公室主任所不可缺少的条件。所以，作为学校办公室主任，要加强各方面的修养和学习，全面提高自身素质，做一个办公室工作上的行家里手。
二要明确职能，分清职责，搞好服务。办公室主任必须要有强烈的时效观念和求真务实、雷厉风行的工作作风，在有限的时间里办好应办之事。要善于明确该干什么，不该干什么，先干什么，后干什么。要有所为，有所不为。办公室主任的职能是通过服务领导和办理具体的事务性工作来实现的，办公室主任的地位和作用更是通过为领导、为师生员工的服务来确立和发挥的。办公室主任的工作特点，决定了工作的兼容性和复杂性。办公室主任的主要任务是决策的执行者，不是决定者，要尽力当好服务员，多干为他人作嫁妆的活，少干替别人用权的事。拾遗补缺的活要积极去做，指手划脚的事要尽可能不做。要善于分工和授权，一旦分工、明责、授权，要少插手，多支持下属大胆工作。不要事无巨细，事必躬亲。工作有成绩，也会有不足，不要跟其他同志抢功争好，尤其是出现过错不要推诿，对自己的过错更不要上推下卸。工作要扎实，力求实绩、实效，真正做到真实地反映情况，扎实地开展工作。
三要无私奉献，扎实工作。办公室主任要发扬老黄牛精神，任劳任怨，无私奉献，求真务实，扎实做好每一件事。一是做到服务不添乱。办公室主任要尽自己的努力，多干一点，多累一点，尽量为学校领导减少一些事务性工作，让领导从日常事务性工作中摆脱出来，去从事更重要的工作。在办理具体事务工作时，要严格按领导的意图办，做到少动嘴，多动脑，不乱表态，不乱办事，不添乱子。二是做到解难不添忧。办公室主任要做到遇事不推诿，不扯皮，尽心尽力，尽职尽责，发挥自身优势，协调各方关系，多为基层、为师生员工排忧解难。三是服务不误事。服务工作尽管平凡、琐碎，但非常重要，直接关系到领导和本部门的形象，学校办公室主任必须切实做到大事不误、小事不漏，服务要实事求是、周到细致。
四要养成良好的习惯，勤走、勤记、勤看。勤走，就是平时要多进行调研和开展交流，搜集一些相关信息，一方面为自己公文写作收集素材，另一方面还可给学校领导提供准确的信息，帮助领导正确决策。勤记，就是注意养成记录的良好习惯。俗话说：“好记性不如烂笔头”。由于办公室事务纷繁芜杂，如果不养成记录的好习惯，把工作安排得井井有条，那么只会一天到晚手忙脚乱，丢三拉四，没有头序，工作效率必然低下。勤看，就是平时要注意观察，“眼观六路，耳听八方”，对方方面面的细节要多留意，也许从不经意的小事中也能获得一些宝贵的、有用的信息。
总之，作为学校办公室主任，在平时工作中，我们要坚持做到“不以事小而不为，不以事杂而乱为，不以事急而盲为，不以事难而怕为。”要求自己：一要讲职责，义无反顾。办公室主任的职责是什么，要做到心里始终清楚，遇到的事情不管多难，都应义无反顾，挺身而出。二要讲品质，身先士卒。办公室主任就是领导的延伸，在关键时刻，就应该带头冲锋陷阵，替领导分忧解愁，这是职责义务，更是对办公室主任品质的检验。三要讲艺术，左右逢源。处理问题不能一个面孔、一个腔调、一种方法，要带着感情做工作，大道理要讲，小道理也不可不说，要既讲原则，又讲灵活。四要讲精神，敢于碰硬。否则，一味追求和为贵，别人不把你当回事，协调苍白无力，处事优柔寡断，就会什么问题也解决不了，什么事也办不成。
总之，办公室工作是一门艺术，要做好学校的办公室工作，既需要有满腔的热情，还要有能为别人做嫁衣的胸怀和无私奉献的精神，尤其在当前形势下，要与时俱进，努力用“三个代表”重要思想和科学发展观统领学校办公室工作，切实转变工作作风，创建学习型的办公室，努力提高办公室的工作水平和服务质量，为实现学校的发展目标做出新的贡献。
对做好学校办公室工作的思考
学校办公室是学校党政机关的重要“门面”和“窗口”，起着承上启下、联系左右、传递信息、协调沟通各方的桥梁和纽带的作用。在新的形势下，如何做好学校办公室的工作，本人通过学习，结合工作实际，谈些不成熟的想法，供关心办公室工作的领导和同行参考。
一、要充分发挥领导的参谋和助手作用 参谋作用体现在辅助领导科学决策方面，就是要及时为领导提供政策性咨询、对策性意见和建议等；助手作用体现在协助领导处理各种日常事务，使领导有更多的时间和精力抓大事，考虑全局问题。学校办公室要发挥参谋、助手作用，就必须要求办公室的工作人员具备较全面的素质（包括各方面的知识和能力），并且要了解学校方方面面的情况，这样才能积极、主动地为领导出主意、提建议。为此，必须做好以下两个方面的工作：
1、要加强政策理论方面的学习和研究 理论素质是政治素质的灵魂。作为学校办公室的工作人员，处在一个相对特殊的工作岗位。一方面，要为领导机关和领导服务、为同级机关部门服务，为下级部门和广大师生员工服务，要能较快、较准确地领悟并把握领导机关及领导决策的精神实质，并在此基础上加以贯彻落实，这就要求办公室的工作人员必须具备较高的理论水平和政策理解能力。另一方面，高校的师生员工文化层次较高，政治敏感性也较强，这就更要求作为学校党政机关综合部门的办公室工作人员政治素质要高，思想性要强。因此，作为学校办公室的一名工作人员，一定要以高度的自觉性，认真学习邓小平理论，学习“三个代表”的重要思想，加强自身政治素质修养，坚持用邓小平理论武装头脑，用“三个代表”的重要思想指导实践。同时，还要努力学习市场经济知识、科技知识、法律知识、时事政治，不断提高自身的理论水平、政策水平、知识水平和工作水平。特别要在体制改革和政策法规等方面进行研究和探讨，拓宽知识面。要善于收集、整理与办公室工作相关的法律法规、政策规定、优秀的理论研究成果以及各种有价值的信息，以便为领导科学决策提供依据。平时，还要注意挤时间阅读报刊杂志，了解社会动态，把握时代脉搏，使自己的思想与社会发展的步伐合拍，真正发挥领导的参谋和助手作用。
2、要深入基层，加强调查研究
为了当好领导的参谋，必须围绕学校各个不同时期的中心工作，经常深入学院、部门和师生中，加强调查研究，及时掌握第一手资料，搞好综合分析，提高参谋水平。要善于从大量的信息中选择与学校全局工作关系密切和急待解决并具有典型性、倾向性和苗头性的问题，开展调研工作，并向学校党政领导提供有情况、有分析、有建议的调查报告。要及时向领导汇报各项工作的落实情况和进展情况，以便领导做出正确的决策。要善于掌握新情况，总结新经验，根据“三个代表”的要求，与时俱进，提出具有创意、具有可操作性的工作思路。在调研中还要注意观察各种现象，善于发现问题，抓住热点、难点问题，敢于反映真实情况和师生的意见。
二、强化服务意识，做好服务工作
全心全意为人民服务是我们党的根本宗旨。始终代表最广大人民的根本利益，就是对党的根本宗旨的进一步强化。作为学校办公室的工作人员，一定要深刻领会这一重要思想的精神实质，把自己置身于群众之中。办公室作为综合服务部门，必须做好服务工作。首先要强化服务意识，把搞好服务作为工作的出发点和落脚点。要有奉献精神，甘当无名英雄，将服务真正体现在工作上。急师生之所急，想师生之所想。第二，要明确服务对象，提高服务质量。办公室既要为学校党政领导服务，又要为学校各部门、各单位和全校师生员工服务。在为领导的服务中，一方面要做好办文、办会、办事等大量的具体事务性工作，保证学校各项工作的正常运转，使领导有更多的精力和时间抓学校的大事；另一方面，要掌握领导的工作思路，充分发挥主观能动性，创造性地开展工作，辅助领导科学决策。在为各部门、各单位和师生员工服务中，既要与学校其他部门密切配合，互相支持，不推诿扯皮，又要把实事办好，好事办实，切实维护广大师生员工的切身利益。第三，要转变工作作风，大力倡导勤政、廉洁、务实、高效的工作作风。党的十五届六中全会审议通过的《中共中央关于加强和改进党的作风建设的决定》明确指出，党的核心问题就是保持党同人民群众的血肉联系。目标是保持党的先进性、纯洁性，增强党的创造力、凝聚力、战斗力。重点是集中解决党的思想作风、学风、工作作风、领导作风和干部生活作风方面的突出问题。主要任务是“八个坚持、八个反对”。“八个坚持、八个反对”抓住了目前党的作风建设最关键的问题，其中许多内容与高校办公室的建设密切相关。比如，坚持解放思想，实事求是，反对因循守旧、不思进取，就要求我们必须注重研究新情况，解决新问题，树立强烈的创新意识，以与时俱进的思想观念和奋发有为的状态开展工作。比如，坚持理论联系实际，反对照抄照搬、本本主义，就要求我们提高政治敏锐性和政治鉴别力，增强工作的原则性、系统性、预见性和创造性。坚决纠正轻视理论、忽视学习、放松世界观改造的倾向。大力加强调查研究工作，深入基层，总结经验，探索规律，解决问题。比如，坚持密切联系群众，反对形式主义、官僚主义，就要求我们坚决克服形式主义、官僚主义，勤政为民，真抓实干，坚持讲真话、报实情，力戒浮躁浮夸。改进领导方式和工作方法。下决心精简会议和文件，改进会风和文风。又比如，坚持艰苦奋斗，反对享乐主义，就要求我们做到自重、自省、自警、自励，自觉抵御拜金主义、享乐主义和极端个人主义的侵蚀，做到一身正气，一尘不染。这就要求我们按照公开、规范的原则，进一步改革完善公务活动接待制度。《决定》提出的这些要求都与我们办公室履行自身工作职能密切相关。我们一定要根据《决定》的要求，身体力行，带头实践。第四，要有强烈的事业心和责任感。办公室的工作特点可用一个“杂”字来概括。事务性工作多，并且看起来都是一些不起眼的小事，但往往一件小事处理不好，却可能导致较大的工作失误或带来不好的影响。因此，要树立办公室无小事的观念。这就要求办公室的工作人员既要具备埋头苦干、不怕辛苦、不计得失，甘愿奉献的品格，又要有对工作高度负责，积极主动，严肃认真，一丝不苟的精神。在工作中，要勤于思考，不能将自己沦为事务主义者。要在工作职能转变中找准办公室工作的位置，把办公室的职能定位到必须由办公室承担的工作职责上来，把应该由办公室承担的各项工作做好，把该管的事切实管住、管好。当前，要根据新形势、新任务的要求，不断推进自身职能的转变，强化重点工作，努力克服人手少，事情多的矛盾和困难，把工夫下在强化审核把关、加强督促检查、搞好信息调研等方面，努力开创办公室工作的新局面，推动办公室工作上新水平。第四，正确处理好管理与服务的关系。管理和服务都是办公室的重要职责，两者互相促进，互相影响。当前，要把严格内部管理、严格依法办事与搞好服务结合起来，改进服务的方式、方法，增强“三个服务”（即为中心工作服务、为基层服务、为师生员工服务）的主动性，依靠高质量的服务，使办公室在履行管理工作职责时得到各方的理解和支持。