秘书工作的挡驾用语
一、引言
在秘书的日常工作中,为领导挡驾是主要的工作之一,也是较为困难的工作。在合适的场景下,为领导实施必要的挡驾,并不会影响领导和群众的关系,而是根据职责划分加以处理,从而为领导营造一个良好的工作环境,这样可以使领导将时间和精力集中起来,去处理大事和要紧的事情。
从以上可以看出秘书挡驾意义很大,而想采用挡驾用语,就需要了解更多的东西,比如说挡驾的含义、形式、技巧等,都需要秘书人员认真学习,积极实践。 二、秘书挡驾语的含义
秘书的一项重要日常工作就是挡驾,而且该工作可以说是非常的日常工作。“挡驾”,就是秘书人员通过对领导日常工作中出现的不怎么重要的事情和关系不大的人或者事进行鉴别和剔除,从而保证领导可以集中时间和精力处理真的重要的事的一种把关性措施。该方法并不是使领导和群众之间产生隔阂,而是确保领导可以在良好的工作环境下工作,进而提升工作效率,与此同时又能让来访者满意,最好是做到挡驾之后仍旧保持与来访者以及其所在单位的良好关系。所以说“挡驾”算是秘书人员在为领导服务过程中一项技巧很强的重要工作。 三、秘书挡驾语的重要作用 (一)辅助领导的助手作用
秘书实施必要的档驾,是为了把那些真正有用的信息及时报给领导,使领导有时间处理重要事件,倘若不分轻重缓急,一律交到领导那,将会使文件积累的原来越多,事务性工作越堆越多,领导也必然整日沉溺于事务堆里不能自拔,无暇去抓全局工作,提高效率也就无从谈起。所以合理的“挡驾”不仅减轻了领导的任务,也提高了工作效率,对整个企业来说都具有一定的重要作用。 (二)沟通顺畅的协调作用
秘书人员的“挡驾”语的合理运用对公司内部的协调也有一定的作用,不仅可以为领导营造良好的工作环境,也在对公司的条理性有一定的帮助。如果无论什么事都需要领导亲自批阅,将导致整个公司分工不明,管理混乱,最后影响的不仅是公司的形象,对公司的业绩和发展都将产生很大的影响。 (三)组织内外的公关作用
秘书人员的挡驾工作,也可以说是公司内部的公关工作,也为不仅需要与组织内外的人进行沟通,还要维系好领导与外部的关系以及维护好公司的形象。如果秘书人员
“挡驾”工作做得好,不仅可以增进领导与外部的关系,也提升了组织的整体外在形象。 四、秘书挡驾语的工作艺术 (一)含蓄迂回,和而不同的模糊艺术
在运用挡驾用语时,模糊语言的使用是十分重要的,本文通过以下几个方面对模糊艺术进行一定程度上的分析。
在“挡驾”时,对于尚未确定的实现,大多使用模糊语言。在面对群众来寻求领导的帮助,秘书人员应该怀有一种同情的心情、并在“挡驾”的过程中,应给与语言上的安慰、劝说,但当问题还没有经过调查,一定不能立刻给出肯定或否定的答复,作为秘书人员可以这样回答:“我们一定会认真调查核实,早日给您一个答复。”这里用“早日”一词,就是恰如其分地模糊了一下,对于秘书人员来说有了很大的余地,不会受到太大的余地,不会受到太大的时间限制,同时,来访者心理上也能够得到慰藉,情绪也能得到稳定。
(二)直意曲达,显而不露的委婉艺术
委婉语的意思就是“用一种令人愉快的、含蓄有礼的、听起来顺耳的词语来代替令人不快的、粗鲁无礼的、听起来刺耳的词语\。其最重要的特征是运用比较抽象、模棱两可的概念或比喻的、褒义化的手法,使谈话的双方能够采用一种比较间接的方式来谈论不宜直说的事,而且不必为谈论这些事情而感到内疚,不会为此感到窘迫。在挡驾用语中,委婉也是经常使用的表述方式。 (三)表达恰当的书面艺术
在领导的日常工作中,最常见是文件,最复杂也是文件处理工作,此时,秘书人员应先进行筛选,再将过滤后的文件交给领导,这样虽减少了领导的工作,提升了工作效率,但如果处理不好被筛选下来的文件,也将影响对外关系和企业形象。所以说书面挡驾用语也是十分重要的,只有表达合理恰当,才能让对方有所理解,不会产生误会。这种挡驾用语的使用需要慎重,因为用语过于书面,或者比较呆板都会影响收到者的情绪,最后影响彼此之间的关系。所以这可以说是文秘人员工作中的一种书面艺术了。 (四)合理得体的体态艺术
在挡驾用语中,体态挡驾用语也是十分重要的。无论对待什么访客,秘书都应用谦恭的态度,比如双方交谈时,上身前倾,热情而有听对方说话,而不能背朝对方,更不可不理睬,好的体态挡驾语可以缓和对方的心理挫败感,从而维护了彼此间的关系。 五、结论
秘书“挡驾”是一门综合艺术,合理“挡驾”可以保证领导能拥有一个良好的办公环境,集中精力静下心来考虑一些要事。秘书人员应努力学习有关理论知识,在实践中
积累经验,既不能将来访者一概挡驾于办公室之外,也不能将来访者一概领进领导办公室之内,而应做到该见的则引见,不该见的则不引见,进行合理“挡驾”。
而要真正做到合理“挡驾”,需要每位秘书人员努力学校、认真实践,真正做到协助领导工作,成为领导得力的助手免除领导的后顾之忧,让领导能够集中精力办要事。
2019年01月18日