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2.5.1中铁五局集团各单位要将科技文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入生产、技术、经营等各项管理程序和各项活动的工作计划中；列入有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制、技术考核及经济承包兑现中。
2.5.2 科技文件材料的立卷归档，各有关部门应设专人负责，有相应的检查、控制及考核措施，做到文件材料的形成、积累与建设、科研、生产和经营等各项活动同步进行。
2.5.3各单位在对每一项工程建设、科研成果、产品试制或设备开箱进行验收、鉴定的时候，应有档案部门参加，对应当归档的科技文件材料加以验收。没有完整、准确、系统的科技文件材料归档的项目，不能验收。
3. 科技文件材料归档范围及质量要求 3.1科技文件材料归档范围：
3.1.1基建档案：本企业新建、改建、扩建、维修的建设工程项目的工程准备、监理、设计、施工阶段文件等各种载体材料；在承揽工程项目(包括铁路、公路、市政公用、房屋建筑、地铁、机场、水利水电等)中所形成的设计、监理、施工、竣工验交等文字、图纸、照片、光盘及其它载体形式的材料；国外工程档案归档范围，亦比照上述内容执行。
3.1.2科研档案：在科研、试验、技术交流、应用、考察、合作、技术革新、发明创造、教学研究和出版等工作中形成的施工工法、QC成果、科技成果、报告、计划、大纲、任务书、论文、著作、专刊、记录、总结以及审批鉴定、评奖、评议、推广和作为依据的文件材料。
3.1.3产品档案：在桥梁、水泥、构件及其他器材等产品试制、试验、新造、改造和修理工作中，各阶段形成的合同、设计图纸、说明书、计算书、规范、工艺文件、工艺装备和审批鉴定的文件材料以及产品安装、出厂随机文件材料。
3.1.4设备档案：在施工生产、产品制造、研究试验、测量化验等活
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动中，购置、进口或自制安装使用和储备的机械动力设备、仪器仪表设备和非标准设备的图纸、说明书、规程、规范、记录等科技文件材料。
3.1.5标准档案：企业制定标准及其审批鉴定的文件材料；采用的产品标准、技术标准（行业标准）和铁路工程建设标准（标准图、通用图、参考图）等。
3.1.6临运档案：在临管运输中组织、计划和指挥中形成的运营合同、列车运行图、列车运行时刻表、机车交路图等。
3.2科技文件材料的基本要求：归档的文件材料必须完整、准确地反映企业工程建设、生产、科研和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程；归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。
3.3中铁五局集团科技档案归属流向：
3.3.1各单位在基本建设、科学技术研究、产品生产等活动中，产生的文件材料，必须齐全完整地向本单位档案部门移交原件归档。
3.3.2凡以集团公司资质中标工程项目必须向集团公司档案部门归一套完整的竣工资料（包括各种载体的资料以及获奖奖杯、奖牌、证书等）；
3.3.3建设单位有另行规定的，按建设单位的要求办理。 3.4科技文件材料质量要求：
3.4.1归档的建设工程项目中合同、竣工交验报告及产品、科研项目的鉴定、评奖等凭证性材料必须为原件。科技文件材料的内容必须真实、准确、与实物相符。
3.4.2 科技文件材料应采用耐久性强的字迹材料。如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的红墨水、纯兰墨水、圆珠笔、双面兰复写纸、铅笔等书写材料。
3.4.3 科技文件材料应字迹清楚、图样清晰、反差良好、图表整洁、签字盖章等法律手续完备，案卷内不应有金属物。
4.科技文件材料的立卷归档
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4.1科技文件材料的分类要求：
4.1.1一个科研课题、一种试制产品、一项工程或其他技术项目，在完成或告一段落以后，必须将所形成的科技文件材料加以系统整理，组成案卷，由课题负责人、产品试制负责人、工程负责人等审查后归档。 4.1.2 设计、施工中采用的标准图、通用图及工程建设规范，不归入基建档案中，按标准档案办法立卷归档。
4.1.3科技活动中形成的照片、光盘、音像制品放入声像、电子档案中，在卷内目录备注栏中填写互见号。
4.1.4 设计底图与蓝图分别保管，各自分类编号，在备考表中填写互见号。
4.2 科技文件材料案卷整理采用标准：基建档案中铁路建设工程项目档案，依照铁道部《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》（办档[2002]8号）文件规定办理；非铁路建设工程项目竣工文件可依照建设方要求整理立卷；其它各类档案依照本办法整理立卷。
4.3科技文件材料立卷原则和方法： 4.3.1基建档案：
4.3.1.1一个工程项目在组成保管单位时，先区分专业，然后按单位工程组成若干个保管单位（即盒），一盒为一个保管单位。
4.3.1.2组成保管单位时要考虑建设单位维修管辖区段，不是一个管辖区段的工程不能组在一起。
4.3.1.3铁路通信、信号、电力、给水排水、电气化、房建、铁路用地等专业，应将站与区间分别编制，正线、支线及联络线也应分开组成保管单位。
4.3.1.4小桥及涵洞分别按区间组成保管单位。（也就是说，小桥和涵洞的资料比较少，可以几个小桥或几个涵洞组成一个保管，但一定得按区间分开）
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4.3.1.5一个建设项目由两个单位负责施工时，其竣工文件可各自按施工管辖范围组卷，但要考虑接管单位将文件材料与图纸合并组卷的要求。涉及到综合性资料如：建交表、竣工验收报告、施工中来往文电等应由各总承包单位收集汇总，分别组成保管单位。
4.3.1.6竣工文件一般按施工资料、工程日志、竣工图三部分内容组成保管单位。
4.3.2科研档案：一个科研项目、一种（年度）施工工法、一项（年度）QC成果、一项技术革新按自然形成规律，组成若干案卷。
4.3.3产品档案：按产品类别、型号、生产时间及销售地特征逐级分 类组成若干案卷。
4.3.4设备档案：设备、仪器按类别、型号特征分类组成案卷。 4.3.5标准档案：按一项标准、规范分别组成若干案卷。
4.3.6临运档案：以每一条线路运营所形成的文件材料，按其自然形成规律组成若干案卷。
4.4案卷要求。
4.4.1文件材料的排列：文字材料按事由、专业、时间顺序排列。同一事由请示与批复、主件与附件、打印件和定稿不能分开，并按批复在前，请示在后；译文在前，原文在后；主件在前，附件在后；打印件在前，定稿在后的顺序排列（主要指综合卷）；图纸按专业、图号顺序排列。
4.4.2 盒内文件材料的排列及要求：文字材料在前、图纸在后，文字材料装订成册（每册厚度一般不超过25mm）或每一份文件单独装订两种形式；图纸折叠为210mm×297 mm大小，图标必须外露，不装订散放（成册图纸可不拆开）；盒内每册装订文件首页右上方加盖、黑色墨水填写的档号章（见图1）,基建档案中本企业投资建设工程项目成册材料加册封面(见附表1);盒内卷内目录（见附表2）散放卷首，备考表（见附表3）散放在后，案卷盒封三有备考表的就不单独在做了，直接填在封三上。
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图1：档号章示意图
刻全宗号 一 级 类 目 档案号 尺寸：6×2 （单位：CM）
4.4.3 文件材料的编号：每一案卷内的科技资料均用打号机连续编张号，扉页不编号；张号编在文字材料在右上角；图纸的张号在图标右上方空白处；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写张号。
4.4.4案卷的编目要求： 4.4.4.1卷内目录的填写：
4.4.4.1.1 第X页共X页——指该保管单位的卷内目录本页页次、共计页数。
4.4.4.1.2序号——以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”依次标注卷内文件的顺序，一份文件一个号，图纸每张为一份。
4.4.4.1.3文件编号——填写文件文号、合同号或图号及各种检查证编号等。
4.4.4.1.4文件题名——填写文件标题的全称
4.4.4.1.5张号——应填写每份文件首张标注的张号,最后一份文件标注首张至尾张号。
4.4.4.1.6备注——填写互见号及需要特别说明的内容。互见号是反映同一内容而载体形式不同且另行保管的档案号，并注明其载体形式。
4.4.4.2备考表的填写：
4.4.4.2.1备考表要标明卷内文件材料的合计张数。不同形式材料的数量，说明案卷内存在的问题。
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