北京启明星辰信息技术股份有限公司 内部控制制度
三、业务层面
第一章 销售与收款
第一节 一般原则
第八条 为了加强公司销售与收款业务的内部控制，预防销售与收款过程中 的各种弊端，提高销售与收款业务的质量，制定本章。
第九条 本章所指销售业务包括销售计划的制定、处理订单、签订合同、发 货、财务结算等业务。
第十条 明确划分销售业务相关部门的职责、权限，做到不相容岗位相互分 离、制约和监督。
第二节 销售业务职责分工
第十一条 公司销售的职责分工如下：
(一) 销售平台负责编制销售计划、执行销售政策、处理客户定单、价格谈 判、签订合同、发出开票通知、催收销售货款等。销售平台应根据历史数据、 生产能力、市场情况及公司整体要求，编制年度销售计划，报相关领导批准后 下达销售计划；
(二) 销售平台和工程实施相关部门负责项目生产计划的编制，安排项目分 包，追踪产品生产到终验收的全过程，统一协调客户与公司各职能部门和生产 单位之间的关系；
(三) 财务部负责审核确认开票通知、开具销售发票、结算销售款项、登记 收入及应收账款、监督管理货款回收并纪录，保证和销售平台台账的一致性；
(四) 供应链负责审核销售发货单据是否齐，及时安排运输工具并办理发货 的具体事宜；
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第十二条 与销售业务相关的各职能部门及各岗位应当按照规定的程序办 理销售业务。
第三节 销售流程及销售管理
第十三条 销售谈判。在销售合同订立前，应指定专门人员就销售价格、 信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判。
第十四条 合同订立。公司授权销售平台与客户签订销售合同，签订合同 应符合《中华人民共和国合同法》的规定。销售经理应当充分理解合同规定的 各项条款，不得损害公司利益。与客户签订的合同，应当在了解其公司背景、 信誉、营运能力及付款能力的基础上，必要情况下海应当征询律师的意见，以 确保不损害公司的利益。
第十五条 合同审批。审批人员依据各自权限及程序对客户订单进行审批： 第十六条 合同文本管理。销售合同签订后，合同管理部留存合同正本。
第十七条 财务部设置台帐，由销售管理部作为统一接口，下发到各个营 销平台。
第十八条 合同分包。项目需要分包时，由销售平台和工程实施部门根据 项目的技术特点和各制造单位的生产能力确定，分包的具体规定应按本制度业 务层面第二章《采购与付款》相关规定执行。
第十九条 开具发票。达到合同约定的付款节点并取得付款后，销售平台 向财务部发出开具销售发票申请，经部门领导审核以后由开票人员开具发票。 销售收入的确认应按照《公司会计准则》和国家税法的要求执行。
第二十条 发货。销售平台和工程实施部门与客户共同确认项目发货日期
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后，应通知供应链，由供应链组织发货。
第二十一条
终验收。项目终验收以后，销售平台和工程实施部门在取
得客户终验收报告后应立即将该报告的复印件送交财务部，由财务部据此确认 该项目的销售收入。
第二十二条
资料的保管。公司的销售合同、运货凭证、验收报告、销
售发票等文件和凭证应由相关人员当妥善保管并定期核对，任何部门和个人不 得擅自篡改、隐匿、销毁。
第四节 收款的管理
第二十三条
财务部依据《现金管理暂行条例》、《支付结算办理》和公
司《财务管理制度》的规定，及时办理销售收款业务。
第二十四条 理。
现金货款应及时入账，不得账外设账，不得擅自坐支现金。
取得的应收票据也应当及时入账，由财务部负责背书他人、贴现或到期入账处
第二十五条
建立应收账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度。财
务部应当定期审查项目的开票及收款情况，销售管理部对应收未收款项反馈相 关人员及时催收。对催收无效的逾期应收账款可通过法律程序予以解决。
第二十六条
对于可能成为坏账的应收账款，财务部应当及时报告董事
会，由董事会进行审查，确定是否确认为坏账。公司发生的各项坏账，应查明 原因，明确责任，并在履行规定的审批程序后作出会计处理。
第二十七条
公司注销的坏账应当进行备查登记。已核销的坏账又收回
时应当及时入账，防止形成账外款。
第二十八条
定期与客户核对往来款项。如有不符，应查明原因，及时
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处理。
第二章 采购与付款
第一节 一般原则
第二十九条
为了加强公司对物资采购与付款环节的内部控制，堵塞采
购漏洞，减少采购风险，制定本章。
第三十条 本章所称采购包括原材料、生产辅助材料。采购行为包括供应 商选择、订单下达、到货确认、付款等业务。
第三十一条
明确规定和采购相关的部门和岗位的职责与权限，确保办
理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督，不得由同一部门或个人办理 采购与付款业务的全过程。
第二节 材料采购管理
第三十二条
供应商选择
(一) 采购部根据系统测试部门所提供的技术标准和要求，对列入产品测试 范围的供应商进行价格、供货周期、付款条件等的商务谈判。在对提供产品的 质量（主要依据测试部门的意见）、价格、供货期等进行比较和评价后，选择合 格的产品组装生产外包方。
本公司遵循主要设备和软件均选择国际著名厂家产品的原则，并与这些厂 家建立了硬件产品外包关系。从而建立了产品质量稳定、周期保证的供货渠道；
(二) 采购过程中的价格决策要做到科学有效、公开公正、比质比价、监督 制约；要广泛收集采购物资的质量、价格等市场信息，掌握主要采购物资的信 息变化，杜绝采购过程中的不正当行为发生；
(三) 除仅有唯一供货单位或公司、生产经营特殊要求外，公司主要物资的 采购应当选择两个以上供货商，要从质量、价格、供货信誉等方面择优定点采
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购；
(四) 公司主要物资采购及有特殊要求的物资采购，应当审查供货单位资 格，对已确定的供货单位，应当及时掌握其质量、价格、信誉等的变化情况。
第三十三条 订单下达。供应链根据销售备货计划及产品管理部预测，
制定滚动计划及采购计划、下达采购订单。根据公司采购审批权限进行审批， 向供应商下达正式采购订单。
第三十四条
到货确认。货到后，由各收货单位安排接收，并经质检部
门/用户验收合格入库。
第三十五条
付款。财务部根据采购合同、发票、验收单、到货入库的
匹配状况支付货款。
第三十六条
固定资产及低值易耗品的采购。应当由各使用部门提交采
购申请，经主管经理批准后由相关主管部门下达订单。到货以后由使用部门签 收，相关部门根据收货单收票和付款。其流程参照原材料采购流程执行。
第三章 存货管理
第一节 一般原则
第三十七条
为使本公司的仓库管理规范化，保证财产物资的完好无损，
根据企业管理和财务管理的一般要求，结合本公司具体情况，特制定本章。
第二节 入库管理
第三十八条
采购入库： 适用范围：适用于仓库管理范围内的采购业务
的入库。按照采购类型可分 为：生产采购入库和销售项目采购入库。
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