北京启明星辰信息技术股份有限公司内部控制制度

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三、业务层面

第一章 销售与收款

第一节 一般原则

第八条 为了加强公司销售与收款业务的内部控制,预防销售与收款过程中 的各种弊端,提高销售与收款业务的质量,制定本章。

第九条 本章所指销售业务包括销售计划的制定、处理订单、签订合同、发 货、财务结算等业务。

第十条 明确划分销售业务相关部门的职责、权限,做到不相容岗位相互分 离、制约和监督。

第二节 销售业务职责分工

第十一条 公司销售的职责分工如下:

(一) 销售平台负责编制销售计划、执行销售政策、处理客户定单、价格谈 判、签订合同、发出开票通知、催收销售货款等。销售平台应根据历史数据、 生产能力、市场情况及公司整体要求,编制年度销售计划,报相关领导批准后 下达销售计划;

(二) 销售平台和工程实施相关部门负责项目生产计划的编制,安排项目分 包,追踪产品生产到终验收的全过程,统一协调客户与公司各职能部门和生产 单位之间的关系;

(三) 财务部负责审核确认开票通知、开具销售发票、结算销售款项、登记 收入及应收账款、监督管理货款回收并纪录,保证和销售平台台账的一致性;

(四) 供应链负责审核销售发货单据是否齐,及时安排运输工具并办理发货 的具体事宜;

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第十二条 与销售业务相关的各职能部门及各岗位应当按照规定的程序办 理销售业务。

第三节 销售流程及销售管理

第十三条 销售谈判。在销售合同订立前,应指定专门人员就销售价格、 信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判。

第十四条 合同订立。公司授权销售平台与客户签订销售合同,签订合同 应符合《中华人民共和国合同法》的规定。销售经理应当充分理解合同规定的 各项条款,不得损害公司利益。与客户签订的合同,应当在了解其公司背景、 信誉、营运能力及付款能力的基础上,必要情况下海应当征询律师的意见,以 确保不损害公司的利益。

第十五条 合同审批。审批人员依据各自权限及程序对客户订单进行审批: 第十六条 合同文本管理。销售合同签订后,合同管理部留存合同正本。

第十七条 财务部设置台帐,由销售管理部作为统一接口,下发到各个营 销平台。

第十八条 合同分包。项目需要分包时,由销售平台和工程实施部门根据 项目的技术特点和各制造单位的生产能力确定,分包的具体规定应按本制度业 务层面第二章《采购与付款》相关规定执行。

第十九条 开具发票。达到合同约定的付款节点并取得付款后,销售平台 向财务部发出开具销售发票申请,经部门领导审核以后由开票人员开具发票。 销售收入的确认应按照《公司会计准则》和国家税法的要求执行。

第二十条 发货。销售平台和工程实施部门与客户共同确认项目发货日期

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后,应通知供应链,由供应链组织发货。

第二十一条

终验收。项目终验收以后,销售平台和工程实施部门在取

得客户终验收报告后应立即将该报告的复印件送交财务部,由财务部据此确认 该项目的销售收入。

第二十二条

资料的保管。公司的销售合同、运货凭证、验收报告、销

售发票等文件和凭证应由相关人员当妥善保管并定期核对,任何部门和个人不 得擅自篡改、隐匿、销毁。

第四节 收款的管理

第二十三条

财务部依据《现金管理暂行条例》、《支付结算办理》和公

司《财务管理制度》的规定,及时办理销售收款业务。

第二十四条 理。

现金货款应及时入账,不得账外设账,不得擅自坐支现金。

取得的应收票据也应当及时入账,由财务部负责背书他人、贴现或到期入账处

第二十五条

建立应收账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度。财

务部应当定期审查项目的开票及收款情况,销售管理部对应收未收款项反馈相 关人员及时催收。对催收无效的逾期应收账款可通过法律程序予以解决。

第二十六条

对于可能成为坏账的应收账款,财务部应当及时报告董事

会,由董事会进行审查,确定是否确认为坏账。公司发生的各项坏账,应查明 原因,明确责任,并在履行规定的审批程序后作出会计处理。

第二十七条

公司注销的坏账应当进行备查登记。已核销的坏账又收回

时应当及时入账,防止形成账外款。

第二十八条

定期与客户核对往来款项。如有不符,应查明原因,及时

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处理。

第二章 采购与付款

第一节 一般原则

第二十九条

为了加强公司对物资采购与付款环节的内部控制,堵塞采

购漏洞,减少采购风险,制定本章。

第三十条 本章所称采购包括原材料、生产辅助材料。采购行为包括供应 商选择、订单下达、到货确认、付款等业务。

第三十一条

明确规定和采购相关的部门和岗位的职责与权限,确保办

理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督,不得由同一部门或个人办理 采购与付款业务的全过程。

第二节 材料采购管理

第三十二条

供应商选择

(一) 采购部根据系统测试部门所提供的技术标准和要求,对列入产品测试 范围的供应商进行价格、供货周期、付款条件等的商务谈判。在对提供产品的 质量(主要依据测试部门的意见)、价格、供货期等进行比较和评价后,选择合 格的产品组装生产外包方。

本公司遵循主要设备和软件均选择国际著名厂家产品的原则,并与这些厂 家建立了硬件产品外包关系。从而建立了产品质量稳定、周期保证的供货渠道;

(二) 采购过程中的价格决策要做到科学有效、公开公正、比质比价、监督 制约;要广泛收集采购物资的质量、价格等市场信息,掌握主要采购物资的信 息变化,杜绝采购过程中的不正当行为发生;

(三) 除仅有唯一供货单位或公司、生产经营特殊要求外,公司主要物资的 采购应当选择两个以上供货商,要从质量、价格、供货信誉等方面择优定点采

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购;

(四) 公司主要物资采购及有特殊要求的物资采购,应当审查供货单位资 格,对已确定的供货单位,应当及时掌握其质量、价格、信誉等的变化情况。

第三十三条 订单下达。供应链根据销售备货计划及产品管理部预测,

制定滚动计划及采购计划、下达采购订单。根据公司采购审批权限进行审批, 向供应商下达正式采购订单。

第三十四条

到货确认。货到后,由各收货单位安排接收,并经质检部

门/用户验收合格入库。

第三十五条

付款。财务部根据采购合同、发票、验收单、到货入库的

匹配状况支付货款。

第三十六条

固定资产及低值易耗品的采购。应当由各使用部门提交采

购申请,经主管经理批准后由相关主管部门下达订单。到货以后由使用部门签 收,相关部门根据收货单收票和付款。其流程参照原材料采购流程执行。

第三章 存货管理

第一节 一般原则

第三十七条

为使本公司的仓库管理规范化,保证财产物资的完好无损,

根据企业管理和财务管理的一般要求,结合本公司具体情况,特制定本章。

第二节 入库管理

第三十八条

采购入库: 适用范围:适用于仓库管理范围内的采购业务

的入库。按照采购类型可分 为:生产采购入库和销售项目采购入库。

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