档案室管理制度

一、目的：为了更好的管理好证件、书籍、个人证件，确保能为管理体系提供有效证件、材料和书籍。

二、使用范围：适用于公司证件、合同、备案材料、书籍和印章的管理。

三、工作程序：

1）、负责对公司所有证件（行政证件，个人证件）及荣誉证书的管理、备案、保存、借用登记：

1、证件借用：须在档案管理人员的监督下填写《借阅登记》。 2、借用的证件要及时归还，不得损坏或转借，转借时须经过有关领导批准。

3、证件保存：整理、分类、做出详细的登记明细表。 2）、负责对公司及项目部使用书籍表格的购买、备案、保存、借用登记：

1、购买：各部门需要购买图籍时，首先经部门经理或项目经理经核实，并填写《购书申请》再由人事经理审批，总经理签字。

2、备案：所有受控书籍要统一盖受控章，并进行详细、分类登记。

新购买的书籍要经过备案后才可以发放使用。 3、保存：工程竣工后及时收回所借用的书籍，并对照借阅登记进行核实，如有丢失，或严重损坏，借阅人要照价赔偿。

4、借用登记：书籍借用时公司人员要填写《借阅登记》；项

目部人员要经过项目经理签字并填写《借阅登记》。

3）、负责各工程的竣工资料及工程手续的管理、备案、保存。 1、负责各工程开工到竣工的手续备案、记录。

2、工程竣工后，负责向质安部索要竣工资料一套，图纸一套及工程备案文档，保存备案。

4）、负责各种印章的备案、保存、借用登记。 1、公司刻新章后要经过备案后才可以使用。

2、需要使用公司印章时，要经过部门经理签字，再经过人事副经理批准。

3、借用印章时，要经过总经理批准并填写《借章登记表》。 4、印章不得私自外借，必须经过有关领导批准，并记录。 5）负责建立公司职员的人事档案、特殊设备档案及管理。 6）配合人事经理的一切工作。