第二篇 组织及现有系统介绍
2.1组织发展历史与目标
（1）品阁的历史：品阁是2010年6月7日由严建铭、蔚江涛、邓格尔等人在仲英书院的支持下建立的。
（2）品阁的使命：品阁以公益之名建立，将以公益之心回报社会，传播公益观念，并将运营所得利润投入公益事业。品阁在仲英书院的支持下成立，成为仲英书院对外宣传的窗口和优秀实例。品阁作为仲英书院的一份子，有义务承担起书院对外宣传、展示、接待来访等事务。
2.2组织结构图与组织功能图
(1)组织结构图
(2)组织功能图
2.3业务流程图及分析
我们将从四个业务处理系统对品阁内部运作的业务流程进行分析。四个业务处理系统分别为
人事-工资系统、财务系统、销售系统、存储-采购系统。 注：业务流程图的基本符号如下
（1）人事-工资系统业务流程图
解释：人事部部员进行人员信息统计，生成联系表和空闲时间表，其中空闲时间表用于福利活动及值班安排；人事经理进行值班安排，生成排班表；值班安排之后进行值班考勤，考勤工作由人事部部员完成并产生考勤表；此后人事部部员利用考勤表统计工时，并生成工时表；人事部将工时表提交至财务部。至此完成这一阶段业务。 （2）财务系统业务流程图
解释：出纳统计整理收入表，存入财务部门；人事部将工时表提交至财务后，财务进行工资计算，生成工资表，然后进行工资分发；另一方面，采购和店面的人员在采购消耗品和原材料之后，将发票送至财务部门报销；此外，财务每日产生日记账，月底生成现金流量表。
（3）销售系统业务流程图
解释：顾客浏览菜单，进行点餐，生成订单并被存储，值班人员依据订单进行制作，将成品交给顾客；同时进行收银。
（4）存储-采购业务流程图
解释：由采购部员工不定期盘点库存（每周1-2次），记录盘点情况，生成盘点清单并存档；采购经理拿到盘点清单之后，打电话给供应商订货，同时生成订货单并存档；厂商收到订货请求后发货；货物交接时采购人员先垫付货款，厂商开出收据及发票，采购人员将原材料入库；之后采购人员将发票送至财务报销。
（5）总业务流程图
2.4组织与业务关系（组织功能矩阵）
2.5现有系统弊端及改进方法
(1)存储-采购系统
①主要功能：由采购部部员定期清查库存货物，生成盘点清单，由个人经验自拟订货单，交予采购部部长，并由采购部部长与供应商联络订货。由采购人员收货验货后入库存储，并将收据交予财务部。 ②应用范围：（我们暂且将管理层次分为三层，分别为战略计划层、战术管理层、业务处理层）清查货物属于业务处理层，根据经验订购货物属于战术管理层。 ③现有系统信息结构分析：
U/C 采购 盘点库存 材料库存 C C 采购单 U C ④弊端与改进方法： 弊端 人工查货，容易出错 改进方法 电子数据交换系统（借鉴沃尔玛供货系统），系统的终端分别是品阁奶茶店与供应商。在系统中实时显示原料剩余状况，在原料剩余低于一定数值时自动提示供应商进货，由系统拟定电子进货单，可有效防止订货错误或人工经验不足造成的原料浪费。 依赖人工经验拟定订货单 采购部部长与供应商通过电话语音订货，时常出现订错货的情况 (2)销售系统
①主要功能：接受顾客订单，并根据订单制作产品。收银入财务库存。 ②应用范围：前台销售产品属于业务处理层。