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财务信息化条件下的高校财务内部控制研究
作者：龚林红
来源：《武汉理工大学学报(社会科学版)》2017年第05期
摘要：随着信息技术的迅猛发展，在财务信息化环境下，传统的财务内部控制模式已不足以适应高校财务部门信息化发展的需要，探索新的内部控制模式成为急需解决的问题。以高校财务内控的传统理论为研究基础，从COSO内部控制模型的五要素入手，在分析我国高校财务内部控制的现状及存在的问题基础上，提出了在信息化时代下完善我国高校财务内部控制的具体措施，并探讨了如何应对大数据时代下高校财务内部控制的问题。 关键词：信息化；高校；财务内部控制；大数据 中图分类号：F232
文献标识码：A DOI：10.3963/j.issn.16716477.2017.05.0013
20世纪以来，随着计算机在全球范围的普及，会计信息化得到迅速发展。会计信息化充分利用了现代网络技术，将计算机智能融合到传统的会计学科之中，使传统业务处理有序自动化，在线数据得以开放共享。会计信息化的实现，是现代财务管理方式的一次大跨越。高校财务信息化是高校财务管理模式的创新，而传统高校财务核算仅局限于财务部门内部的封闭式财务核算，不利于各部门的数据交换，工作效率较低。近年来，随着国家对高校财务资金投入的加大，各高校逐渐实现了网络环境下的电子化办公，财务信息能够通过网络平台实时传递、快速处理，财务部门职能与其他经营管理部门职能也相互渗透，显著改善了服务水平与业务效率。随着物联网、云计算等信息化技术的发展，高校财务信息化也必将跨入大数据时代。然而，随着财务信息化的不断深入，大数据时代的到来，高校财务内部控制逐渐成为紧要问题。如何建立起行之有效的财务内部控制制度，构建完善的财务内部控制体系，是当前高校财务工作的重要环节之一。
一、高校财务内部控制基本要素的内容
我国内部控制理论的研究对象大多是企业，而针对高校内部控制理论的系统研究并不多，目前我国高校内部控制主要遵循2012年财政部颁布的《行政事业单位内部控制规范（试行）》有关规定，根据规范中对高校财务管理内部控制的界定，可将高校财务内部控制的概念定义为：高校相关财务人员为保证学校财务信息的真实可靠、资金资产安全完整、财务资源配置合理、资金使用灵活高效、财务风险有效控制和降低、学校经济活动符合有关财经法规制度而对学校财务进行的管理和控制活动。由高校财务内部控制的概念不难看出，高校财务内部控制的主体是涉及高校一切经济动的财务人员，内部控制的目标是多元的，而高校财务内部控制系统的要素则可根据COSO（The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway
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Commission）内部控制整合框架的有关理论，由控制环境、风险评估、内控活动、信息与沟通和监控五部分构成。
图1为COSO内部控制框架示意图，它清晰地显示了内部控制系统各要素之间的相互关系，由图1可以看出，控制环境是整个内控系统的基本条件和基础，处于内控系统的底部；监控是内控系统的保障，处于内控系统的顶端；控制活动和风险评估则是内控系统的核心；而信息和沟通则是桥梁，它促进内控系统的建设不断调整与自我完善。由于COSO只提供了内部控制系统构成的框架，而构建高校财务内部控制系统则必需根据高校业务和经济活动的特点，充实基本要素的内容，使其成为切实可行的措施和控制活动。本文基于此契合点，结合高校财务的业务特点和相关法规，对高校财务内部控制基本要素的内容进行归纳和总结，致力于构建高校财务内部控制体系。表1给出了高校财务内部控制基本要素的具体内容。
如表1所示，根据高校主要经济活动的特点，从内控目标层、内控要素、内控关键点以及内控措施四个方面，给出了高校财务内部控制基本要素的具体内容，其中包括6项内控目标，5项基本要素，18项高校财务内控关键点，并根据高校财务特点列举了50项内控实施措施，这些可为我国高校建立适应自身发展的财务内控体系提供支持。 二、高校财务信息化对高校财务内部控制的影响
随着信息化技术的高速发展，高校财务数据的处理经历了从传统手工记账到局域网会计电算化并发展到目前网络化高校财务信息系统的过程，技术载体也从传统的账本发展到基于网络的计算机系统，而且随着物联网、云计算等信息化技术的发展，高校财务信息化也必将跨入大数据时代。
目前我国近五分之四的高校已经建成了基于校园局域网下的信息管理系统，把高校内各项业务整合在一个信息平台之上，包括本科生业务、研究生业务、校人事、科研管理、固定资产管理、财务信息系统等各子系统；而财务信息系统主要由校财务管理部门如计财处管理，它包含了账务处理系统、工资系统、学生收费等子系统；目前利用校园网的信息化平台，又发展了一些将管理业务与财务数据通过数据共享整合的业务管理与财务结合的新系统，如财务综合服务系统，该系统包括网上报账系统、薪金发放管理系统、财务查询系统，可实现网上报账信息的填写、收入发放表单的填制及在线提交，科研经费收支，个人收入等信息查询等等。财务信息化使会计业务处理越来越及时、可靠、准确，而且财务信息化也使传统财务管理模式发生了变化，不仅体现在财务实施过程、工作环节、操作方式上的改变，在财务组织结构、运行机制、财务人员管理等方方面面也发生了质的变化。因此，财务信息化对原有的财务内部控制将产生巨大的冲击，给财务内部控制带来了新问题。随着信息化的不断深入和高等教育改革不断推进，高校已逐步建立起与信息化水平相适应的财务内部控制制度，但目前仍处于完善之中，存在着许多亟待解决的问题，例如制度不健全、管理不严密、意识薄弱，执行不规范，监督不力等。下面拟从财务内部控制框架的五要素来分析信息化对高校财务内部控制的影响和存在的主要问题。
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（一）控制环境复杂化，缺乏相应的财务技术人员
控制环境包括治理职能和管理职能。通常指部门高级管理人员和员工對工作环境的控制意识和应对控制环境变化的自觉性。信息化建设已改变了高校财务部门的工作环境。会计核算工作从传统的依靠会计人员完成转化为“人-机”共同完成，它将会计人员从繁琐的会计核算工作中解脱出来，使高校的财务管理从“核算型”向“管理型”转变；另一方面随着我国高校财务、会计制度改革的深入，财政部门对高校财务活动监管力度的加大，对会计信息披露要求提高，都对会计人员的会计核算及管理能力提出了更高的要求。新形势下，会计人员不仅要有财会方面的专业知识，还要有软件应用及计算机方面的知识。目前高校仍有部分会计工作人员存在专业知识老化，管理意识不强，内部控制观点薄弱及计算机及软件应用不熟练的问题。 （二）财务风险难以评估
风险评估是确认和分析部门目标过程中产生的有关风险，它随着外部条件的变化而不断变化，因此需要建立一套风险应对策略来辨认和处理相应风险。建设高校财务信息化管理是一项严肃又艰巨的工作，每个高校应当充分了解自身实际情况，结合自身特点，探索出适合自己的信息化之路，尽可能吸收熟悉各
学院内部情况的相关职能部门和资深从业人员参加，将内部控制手段完善嵌入财务信息软件，以提升内部控制的效率和效果。但由于我国高校财务信息化正趋于逐步完善的建设中，没有成熟的模板可以借鉴，同时财务的内控风险评估指标体系尚在研究和探索之中，且財务人员应对财务风险的实际经验并不多，这些都给高校财务内控的风险评估带来较大挑战。 （三）财务控制活动具有局限性
控制活动是在部门内部各个阶段和职能之间都会存在的，有助于部门负责人的指令成功下达并得到执行的规则制度，能够将潜在的风险控制在可以接受的范围之内。首先，内控信息系统的运作都是通过计算机在线处理完成，需要人为输入数据与启动操作程序，一旦操作失误，轻则造成账务数据错误或丢失，重则造成资料库损坏。其次，所有在线数据都可以通过授权账户获取，操作员的用户名和密码，一旦被动机不纯的人窃取，将会造成信息泄露的巨大隐患；系统管理员的权利过于集中，成为内部控制的一大弊端。 （四）缺乏有效的信息沟通方法
信息与沟通是及时、准确、完整地采集和传递与财务部门内部控制密切相关的各种信息，确保信息能以恰当高效的方式在单位内部有关层级之间、单位与外部之间进行及时传递并有效沟通的过程。一方面，在高等学校的内部，一般都构造了信息化网络，财务部门、行政部门、校医院、教务处和学生工作处等部门大都使用各自的专用软件，各部门之间的信息不能及时传递、实时流通，造成各自的信息封闭。另一方面，在高校外部没有建立财务报告公开制度，高校也未能及时、充分地向社会公众披露相应的信息。