5.5.3 外来文件由相关部门人员审查后，交文控中心登
录于《外来文件一览表》中予以控制。 5.5.4
文控中心按受控文件分发要求，复印所需份数加
盖［文件管制］章后分发给相关部门。 5.5.5
在文件分发过程中，文控中心还须收回原有的旧
版文件，并应在《文件分发/回收记录表》中签收。 5.5.6
对收回的旧版文件或作废文件，须予以销毁或盖
上［作废章］，
对于作废文件正本，保留时应盖上［作废章］。
5.5.7
文控中心应每季度视需要重新发出《文件总览
表》，以供各使用部门核对最新版本。
5.6
文件的保存
受控文件由相关部门负责保存，不得在文件上划
5.6.1
线加注记号或涂改其内容。 5.6.2
体系文件以书面的形式出现，储存于电脑中的文
件不予以执行，仅作备份。
5.7
文件的增补
任何人不得私自复印受控文件，如需更多的副本，应填写《文件/图面/技术资料申请单》，交部门主管/管理者代表批准后，由文控中心予以补发，补发控制按正式发行执行。 5.8
文件的借阅控制
5.8.1文件借阅人对所借文件负有妥善保管的责任，不
得拆卷、涂改或损坏，并做到及时归还。 5.8.2非工作需要借阅质量体系文件与外来文件,保存部门有权拒绝.
5.8.3当工厂外界人士需调阅本厂文件与外来文件时应
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呈管理代表批准同意方可.
5.9 类型 说明 管理方法 按原单的编号或以年月日加顺序号例：2010/05/12/02 沿用原文件名，编号。 复印存档直接分发到相关人员，不加编号和名称 视情况做编号存档 外来文件的管制
客户订单 原件或传真件 标准文件 国家或行业技术标准或政府环保法规 一般传真 一般沟通性文件 其它 非以上类型的外来文件 5.10 记录的控制按《记录控制程序》执行。 6 相关文件
《记录控制程序》 7 使用表单
7.1《受控文件汇总表表》 7.2《记录表格汇总表》 7.3《文件收、发登记表》
7.4《文件/图面/技术资料申请单》 7.5《文件修订记录表》 7.6《外来文件管制一览表》 7.7《文件制订/修订/废止申请单》 7.8《认证资料档案》 8 附件
8.1文件印章：文件管制章、外来文件章、作废章。 8.2文件控制流程图 9 附件
9.1文件印章：文件管制章、外来文件章、作废章。
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9.2文件控制流程图
附件一：受控文件章、仅供参考章、外来文件章、作废章。
附件二：文件控制流程图
外来文件 受控文件 仅供参考
作废 内部文件 外部文件 文件制定/修改/废止 外部获取 文件会审 OK NG 文件审批 OK 更改、取消 NG 新版颁发 部门使用/保存 旧版收回 文件受控 相关部门确认 废版销毁 管理与保存
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QC2-002记录控制程序
1 目的用途
为了加强对质量记录的控制，证明质量管理体系有效运作，方便质量记录的查询，能做到有效的追踪及分析，并作为推行质量改进的参考，制定本程序。 2 适用范围
本程序适用于工厂质量体系运行过程中所产生各类记录（包括外部提供的质量记录）的控制与管理过程。 3 定义注释
记录：为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。 4 职责权限
4.1 各部门主管职责
4.1.1 及时确认记录内容的正确性。 4.1.2 依据表格的相关处理流程签核记录。 4.1.3 按规定储存、维护本部门有关质量记录。 4.2 文控：负责全工厂空白质量记录的管理。
4.3 记录填写人：按相关程序文件和作业指导书要求如实填写
质量记录。
5 作业程序
5.1 记录的填写规定
5.1.1依据表格的格式如实填写，确保记录清晰可辨；
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5.1.2须填写记录日期及签核日期，日期的填写格式为：年-月-日；
5.1.3如遇空白栏时划斜线； 5.1.4依权限签名，审核与批准；
5.1.5不可用红色笔和铅笔填写质量记录；
5.1.6书写错误尽量不用修正液涂改，要求采用划线修正，并签名； 5.2 记录的归档管理
5.2.1 各责任部门应对质量记录进行分类，并按日期或表
格编号的先后进行整理，可行时应装订成册（如按月份或年度）。
5.2.2 若有必要应编制存档目录以便查阅及取放。 5.3 记录的储存与维护
5.3.1 填写完成的质量记录由各有关责任部门保存；要求
储存于档案栏或包装箱内，并予以适当的标识（如注明名称、时间等）。
5.3.2 存放处须保持干净，并应防止其受到损害。 5.3.3 各类质量记录应依据规定保存期限进行保管，参照
《记录表格汇总表》。
5.4 记录的报废管理
各部门须每个月整理一次近期文件，将超过有效期的质量记录向部门负责人申请销毁，若不能销毁，则另行保存。 5.5 表格的修订
5.5.1 各部门使用的质量记录表格同程序文件一起经审批
后，方可作有效文件使用。
5.5.2 在使用过程中若发现表格不适用，按《文件和资料
控制程序》的有关要求修改。
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