新时期秘书工作的创造性空间分析
在社会生活的各行各业中，秘书是一门长青不衰的职业。要成为一名优秀的秘书人才，并不是一件容易的事。尤其是在进入21世纪以来，经济全球化已是一股不可逆转的大潮流。
中国已经成为WTO的成员国，加入该组织为中国融入世界经济，从而使国内经济保持快速发展创造了一个稳定健康的多边环境和法律环境。传统的秘书工作已经不能符合时代的要求，对于新时期的秘书工作，本文主要从以下三方面进行了介绍：即秘书和秘书工作，秘书应具备的“T”型知识结构以及秘书工作的创造性空间。这些研究，对于在新世纪的秘书工作中更好地为领导服务，提高工作效率，并且对坚持科学发展观，促进和谐社会全面实现，具有重大的意义。
一、关于秘书和秘书工作的研究材料
“秘书”的概念，是科学研究中的一个基本问题。古往今来，对“秘书”定义的界定，一直没有达成共识。秘书经历了一个由物及人的演变过程。在最初的时候，曾指宫中的私藏之书，并曾作为一种官职出现。辛亥革命后,孙中山的南京临时政府总统府下设“秘书处”,政府各部门设“承政厅”或称“政务厅”(相当于今天的办公厅),各省府设秘书员，其含义与职责大体同今天的秘书相当。源于拉丁文的“秘书”(Secre-tnrius)意“可靠的职员”。英文是Secretary,有两种含义:一是大臣,二是书记。前者指英国王室参与机要事务、掌管机秘文书的辅臣,后来沿用为英、美国家主管政府机关事务的部长或副部长；后者指从事文字记录的人员,后来泛指文书和事务工作人员。纳勇在《“管理文秘”职能的历史演变》⑴的文中指出：“秘书应是主管人员的特殊助手,他(或她)掌管办公室工作技巧,能在上级没有过问的情况下表现出自己的责任感,以实际行动显示出主动性和正确判断的能力,并且在所给予的权力范围内作出决定”。由此可见，秘书既是一种职务名称，又是一种社会职业。
秘书工作是一项综合性工作，是从属于领导的管理活动，是应领导者管理活动需求而产生的。改革开放以来，我国的秘书工作有了飞速的发展，已经逐步走上了规范化、制度化、科学化的道路。传统的秘书工作必须进行变革，要能够做到求新存异才能跟上时代的步伐。张素珍在《试论秘书人员的人格特征》⑵一文中指出：“秘书工作的服务性、机要性、执行性决定了其从业人员在社会生活中所处的一个特殊“层面”：介于领导者与被领导者之间，其职业既是领导机关的扩展，又是基层部门的延伸,其作用无需赘述”。这就对秘书工作的重要性和范围性做了一个界定。徐瑞新在《秘书学导论》⑶一文中指出：“秘书工作的基本内容包括：接待、沟通与协作、商务谈判的商务沟通工作，会议筹备、会议沟通与协调、会议善后的会务管理工作，商务活动、商务旅行的商务活动管理工作，办公环境管理、办公资源管理、办公效率管理的办公室的管理工作，信息与档案管理的工作，文书处理等日常办公事务处理工作，行政事务文书、公关礼仪文书写作的工作，涉外经济类文书、常用事务类文书写作的工作，个人、日常交际、涉外商务礼仪的商务礼仪工作。”
总结以上观点可以得出：新世纪的秘书，已经完全不同于传统意义上抄抄写写的文书工作者，而应该是高层次的组织管理型人才。随着科技的发展和现代企业制度的建立，秘书工作要充分发挥主动性和创造性。
二、秘书应具备的“T”型知识结构的文献资料
在这个科技发展迅速、知识更新换代快速的新世纪里，秘书工作者要胜任本职工作、适应现代社会发展的要求，就必须具有一个全方位的、多层面的、动态的、既有深度又有广度的完整结构体系。庄文泉在《21世纪企业秘书素质谈》⑷的文中指出：“秘书工作是一项综合性工作，需要掌握丰富的知识，从宏观上讲秘书应具备如下科学合理的能力结构:有较强
的表达能力较强的信息处理能力、较强的交际、组织、协调能力、较强的应用能力、较强的创造能力等。秘书只有具有丰富的知识，而目博中有专，工作起来才能得心应乎，才能在工作中发挥卞动性和创造性”。科学合理的知识结构是人才成功的资本。人才的成长，并不仅仅与掌握知识数量的多少有关，更重要的是要看其所建立的知识结构是否合理。一个既完美又出色的秘书应具备扎实的基础知识，精深的专业知识，实用的相关辅助知识。当这些知识达到优化组合和最佳配置的情况下，并且在实务中转化为能力的时候，一位优秀的秘书就将随之诞生。为此，一个秘书在日常的学习和生活中应该学会自觉地建立一个能够进行创新的知识结构。另外，黄进在《谈现代秘书工作者的知识结构》⑸的文中也指出：“秘书人员要具备基本的公文写作、档案管理、 调研、信访等专业知识，掌握熟练的专业技能，这是适应时代发展的要求。与此同时，秘书在日常工作中所接触的各行各业是五花八门、非常广泛的，需要用到许多相关学科的知识，如公共关系学、管理学，经济学、法律学、心理学、经济学等”。因此秘书一向被人们称为是多种学科的“杂家”。
在秘书工作的能力方面。杨群欢在《对新时期秘书人才素质培养的思考》⑹的文中指出：“新时期社会各行业对“复合型”秘书的需求越来越迫切。一般来说，“复合型”秘书应具备以下几种专业技能：一是办文办事能力及熟练运用现代化办公设备的能力，二是表达能力和较强的社会活动能力，三是综合分析、辅助决策与参与管理的能力，四是预测和应变能力，五是自我控制和协调能力，六是创新和开拓能力”。
新世纪的秘书既要有竖向知识的积累，又要有横向知识的扩展，这是适应经济全球化这一时代浪潮的要求。那么，秘书在掌握了秘书学等系统理论知识后，如何将其转化为技能呢？武智在《找准多重角色定位，培育现代秘书意识》⑺中回答了我们的问题，他指出：“现代秘书应具备公关意识、辅助角色意识、现代管理意识、积极学习意识、保密意识、创新意识、信息意识等几个方面素养，这样才能更好的承担参与政务、处理事务和提供服务方面的职能，真正起到承上启下、沟通协调的纽带作用。” 只有这样，秘书才会自觉运用相关理论指导自己的言行，并努力将秘书学等理论知识转化为技能。
三、秘书工作的创造性空间研究的文献资料
中国在“入世”后，社会生活中各行各业的秘书工作都面临着严峻的挑战，即新的环境、新的工作观念和新的更高的工作要求,这些对秘书素质的要求更高了，焦晓惠在《论加入WTO对秘书综合素质的要求》⑻一文中指出：它要求强化经济理论知识,为管理模式的创新当好参谋;熟悉WTO法律体系及各国法律的差异,增强自我保护能力;充实现代科技知识,提高创新能力;拓宽知识领域增强对外沟通能力掌握电子商务知识及其操作技术提高迅速反应能力。这些研究告诉我们，秘书工作必须要充分发挥、利用自身的创造性空间，以便完美而又出色地完成领导交给我们的任务。韦经麟在《秘书在实践中的自我修养》⑼中指出：我们的秘书工作是创造性劳动,因而必须异想天开。特别是现在处于改革、开放时期,如果不异想天开,只是墨守成规,那么就将一事无成。因此，想象力要非常丰富，要勇于创造，敢于标新立异，才能跟上时代步伐。同时，贾国利在《浅谈企业越书如何应劝新形势下肋职业挑战》⑽中也指出：秘书工作应具有主动性、创新性。主动性是指秘书应主动领会领导者的意图，加强预测性和超前性，主动为领导将要进行的工作事先作好充分准备，主动思考，在日常事务工作中捕捉有价值的信息，并提供给领导者，从而优化企业领导工作。创新性是指秘书在破除旧观念的同时，勇于开创新的工作局面，勇于创新，不空谈、重实干，在思想上是先行者，实践上是实干家，不断地提出新问题，走出新路子。
创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，秘书人员在工作中一定要学会运用创造性思维进行工作。那么究竟什么是创造性思维呢？创造性思维是一种具有开创意义的思维活动，即开拓人类认识新领域，开创人类认识新成果的思维活动，这是狭义上
的理解。从广义上讲，创造性思维不仅表现为作出了完整的新发现和新发明的思维过程，而且还表现为在思考的方法和技巧上，在某些局部的结论和见解上具有新奇独到之处的思维活动。创造性思维广泛存在于政治、军事决策中和生产、教育、艺术及科学研究活动中。如领导工作实践中，具有创造性思维的哈佛经理可以想别人所未想、见别人所未见、做别人所做的事，敢于突破原有的框架，或是从多种原有规范的交叉处着手，或是反向思考问题，从而取得创造性、突破性的成就。徐碧波在《新时代秘书的素质要求及培养》⑾一文中指出：创新素质主要表现在三个方面：第一是工作观念创新，改变以前传声简、保管员的观念，充分发挥桥梁、助手、参谋和后勤部长的作用；第二是工作方法创新，领会文件精神，明确工作规定，严格照章办事，形成组织管理的规范化、制度化，理清头绪，分清层次，集中汇报，重点处理；第三是工作手段创新，从以前的纯手工转变到现在的信息化和网络化作业，实现办公室的自动化。创新是现代社会发展的重要推动力，秘书也不例外应该跳出以往的思维定式，进行观念创新、方法创新和手段创新。
武智在《找准多重角色定位，培育现代秘书意识》中指出：以创新意识做好秘书工作，就是在正确思想的指引下，坚持从实际出发，敢于突破陈规，善于运用马克思主义基本原理，解决秘书工作中出现的各种新情况、旧问题，取得令领导和群众都满意的成绩”。以创新意识做好秘书工作包括两方面:①有主动超前的行为。一名秘书人员有无超前意识、工作是否主动，工作效果将截然不同。各项工作要令领导满意、令群众满意，秘书必须具备良好的超前意识。比如政务工作，为领导提供文稿，要体现领导的意图，并把意图变成令领导满意的文字。领导想到的、说到的我们要认真体会，把握;领导没有想到的我们要积极提出建议。又如行政事务，大量的服务工作需要我们把工作做深做细，需要我们主动、超前。如果事无巨细都要领导操心，领导指示一点办一点，那就证明我们的工作是不合格的。②秘书要有独立的意识和特有的思维方式。秘书应该把全心全意为领导服务和独立的思考问题有机地结合起来，不能什么都按别人的思维去想，要有自己的思路。③有制度创新。创新是事业发展的灵魂，言之无文，行而不远。必须建立健全各项基本制度，并随着形势的变化不断修改和完善，按制度和章程办事，明确每个工作人员的职能职责。不能习惯于老办法，好的传统做法要坚持，但凡事不能只想到老办法。破旧立新，取其精华，秘书工作人员要多以创造性思维去思考问题，只有这样，秘书的工作才能切实有效地开展，秘书的工作才是全面的、合格的。
丁建平在《企业秘书必备的五种能力》⑿中指出：创新是秘书为领导提供最佳作品和最优服务的一种方法。领导的思路和决策从理论上的酝酿构思,逻辑上的推敲完善,到文字上的整理阐述,都需要秘书的智力辅助,因此,秘书必须具备独特的、超前的创新能力。一是要善于联想。经常不断地用发散思维、逆向思维、联想、比较等思维方式,努力培养和创新自己多角度观察思考、分析、感知问题的能力；二是要超前思考。在辅助领导处理问题过程中,要从总体和全局的角度来理性地进行有条理的分析和全面的判断,对于可能出现的利弊,产生的正负效果,要提前想到；三是要注意延伸。领导交办的事宜,有时只是点到为止,未必经过深思熟虑,秘书要在领导想法的基础上进行扩张和拓展,提炼出让领导视之不倦、读之不厌、风味独特、回味深远的作品。如果为领导提供的文稿没有新思路、新招数,尽是一些大话、空话、套话、老话,领导看了很难被触动，因而也就不可能产生好的效果。
创新能力并不是每一个人与生俱来的，而是人们在后天的生活、学习环境中渐渐培养起来的。徐晖在《创新能力在高校教务秘书工作中的重要作用》[13]的文中指出：“ 要加强思考,在实践中不断培育创新能力。具体措施有，一是营造和谐的工作环境。工作氛围轻松和谐,调动人的积极性,能充分发挥人的创造力。创新需要制度支持,支持创新的制度反对不求有功但求无过的工作态度,鼓励探索和尝试；二是加强思考。在工作中勤于,在解决问题中善于思考。只要以一种不断学习的心态从事工作,工作未变、事务未变,但是解决的方法在变,思维在变,感受在变。工作的效率提高,工作的乐趣在增强,除了要有主动学习的意识和要求,